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會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔負(fù)責(zé)檔案管理的人員按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔由財(cái)務(wù)部臨時(shí)保管兩年,再移交檔案管理部保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部同意。
會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔
一、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容
會(huì)計(jì)檔案,是指會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
具體包括:
?。ㄒ唬?huì)計(jì)憑證類:原始憑證,記賬憑證、匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。
?。ǘ?huì)計(jì)賬簿類:總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會(huì)計(jì)賬薄。
?。ㄈ┴?cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
各公司應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
二、會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)
1.綜合檔案室
綜合檔案室,是國(guó)家機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負(fù)責(zé)收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機(jī)構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團(tuán)、科技、會(huì)計(jì)、經(jīng)營(yíng)等方面的全部檔案。
2.會(huì)計(jì)檔案室
會(huì)計(jì)檔案室,是形成會(huì)計(jì)檔案較多的單位建立在財(cái)會(huì)部門的專門性會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè),為加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理,將所屬機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案有效集中起來保管,以保證會(huì)計(jì)檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當(dāng),需要建立專門的會(huì)計(jì)檔案室。
三、會(huì)計(jì)檔案的整理
1.會(huì)計(jì)憑證
?。?)去掉憑證中的金屬物
?。?)憑證以左上對(duì)齊為準(zhǔn)
?。?)填寫會(huì)計(jì)憑證封面
會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)寫明單位名稱,年度、月份,本月共幾冊(cè)、本冊(cè)是第幾冊(cè),記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù),并由會(huì)計(jì)主管、裝訂人分別簽名或蓋章。
對(duì)于數(shù)量過多的原始憑證,如收、發(fā)料單等,可以按上述要求單獨(dú)裝訂成冊(cè),加上封面封底,并在封面注明記賬憑證日期、編號(hào),存放在其他類會(huì)計(jì)檔案中,同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。
?。?)裝訂
?。?)填寫會(huì)計(jì)憑證盒正面及側(cè)面
正面應(yīng)寫明單位名稱,起止時(shí)間,本月共幾冊(cè)、本盒是第幾冊(cè),記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù)、保管期限,由會(huì)計(jì)主管、立卷人分別簽名或蓋章,嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)。
側(cè)面應(yīng)寫明哪年,幾月共幾冊(cè),本盒是第幾冊(cè),記賬憑證從第幾號(hào)到第幾號(hào),保管期限,嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)。
2.會(huì)計(jì)賬簿
整理歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn):
?。?)跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿,應(yīng)在使用完的那一個(gè)年度歸檔。
?。?)訂本賬中的空白頁不能拆去,應(yīng)保持賬簿本身的完整性;
?。?)活頁賬中的空白頁要拆去,然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼,撤賬夾,加上賬簿封面封底,用脫脂線繩裝訂成冊(cè);并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。
?。?)會(huì)計(jì)賬簿案卷封面應(yīng)寫明單位名稱,賬簿名稱,所屬年度,卷內(nèi)張數(shù),保管期限,并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告
會(huì)計(jì)報(bào)表是按年度立卷。立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限,年度報(bào)表要與季度、月份報(bào)表分開,編寫頁號(hào),分別組卷。按照歸檔的要求,裝訂時(shí),加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。
4.其他類會(huì)計(jì)檔案的整理立卷。
會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè),每一個(gè)清冊(cè)就是一個(gè)保管單位,編一個(gè)卷號(hào),不需整理。
采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,整理方法不變。
四、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
1.整理、保管部門及人員
各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
2.保管期限
會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
?。?)永久:會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告;
?。?)25年的:現(xiàn)金和銀行存款日記賬;
(3)5年的:固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單;
(4)3年的:月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;
(5)l5年的:其他。含所有會(huì)計(jì)憑證,總賬,明細(xì)賬,日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬),會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。
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