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完善檔案管理

時間:2022-05-27 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  為完善檔案管理工作,惠州公司始終以“內(nèi)容完備、材料精煉、規(guī)格統(tǒng)一、使用方便”為工作目標(biāo),不斷推進規(guī)范化、精細化檔案管理。

完善檔案管理

  公司現(xiàn)有檔案庫房面積162.5平方米,目前能滿足檔案存放的需要。2019年公司本部辦公室改造,為進一步提升工作效率,成立專門檔案室,將公司各部門、各項目資料統(tǒng)一管理。同時設(shè)立財務(wù)專用檔案室,用于存放財務(wù)憑證等。各項目設(shè)立檔案室,主要用于存放業(yè)主信息等資料。隨著項目入伙戶數(shù)不斷增加,計劃另行新增檔案庫房。

  檔案室?guī)齑鏅n案均按照項目、業(yè)務(wù)條線保管存放,并且各項目配有兼職檔案管理員負(fù)責(zé)引導(dǎo)、借閱、查找等具體檔案管理工作。

  完善檔案管理建章立制,多措并舉

  為統(tǒng)一規(guī)范檔案管理工作,惠州制定發(fā)布了《檔案管理辦法》、《檔案實體庫房突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案》,明確應(yīng)急預(yù)案處置程序,職責(zé)落實到位。并建立《檔案室溫濕度記錄表》、《檔案室巡查表》,每天監(jiān)測檔案室溫濕度變化,加強汛期檔案庫房巡邏檢查工作,建立巡邏檢查臺賬,發(fā)現(xiàn)問題及時匯報、解決,確保檔案資料的安全。合同類、制度類、公文類等相關(guān)資料臺賬,做好資料借閱登記、簽收或移交登記。

  登記臺賬

  應(yīng)急處置預(yù)案

  檔案室、庫房和閱覽室實行“三分開“,配備空調(diào)機、除濕機、滅火器、溫濕度計等,便于檔案的安全和保管。檔案數(shù)據(jù)異地或異質(zhì)存檔,實行安全備份機制。如合同、人事檔案、勞動合同、考勤資料、員工關(guān)懷相關(guān)電子等資料,實現(xiàn)異地或異質(zhì)存檔。檔案異地備份、檔案數(shù)據(jù)安全備份機制。

  根據(jù)《中海物業(yè)集團有限公司檔案分類管理辦法》、《中海物業(yè)集團有限公司總部檔案管理辦法》,設(shè)計文件盒標(biāo)簽?zāi)0?,編制各項目檔案編號模板,要求各項目歸檔檔案按制度要求分類、編號與貼標(biāo)簽。

  強化監(jiān)督,防患未然

  不斷加強檔案安全管理機制建設(shè),檔案安全日常管理、檔案庫房管理、檔案“八防”措施、檔案數(shù)據(jù)安全管理、檔案消防安全等情況自查。定期巡查檔案庫房、設(shè)備機房、周邊環(huán)境等。

  檔案安全管理實施工作,包括檔案安全管理機制建立及執(zhí)行情況、檔案庫房設(shè)施配置及實施情況、電子檔案及檔案信息管理系統(tǒng)安全管理機制建立及執(zhí)行情況。

  節(jié)假日前檔案安全檢查,包括檢查消防設(shè)備安全情況、監(jiān)控報警設(shè)備安全情況、電氣設(shè)備安全情況、設(shè)施安全情況、溫濕度情況等。

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