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檔案室檔案整理方案

時間:2022-05-30 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  為提高檔案管理水平,促進本單位檔案管理規(guī)范化、科學化、標準化,更好地為本單位各項工作服務,根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》,《科學技術檔案案卷構成的一般要求》,《會計檔案管理辦法》,《照片檔案管理規(guī)范》結合工作實際,對本單位形成的各種門類文件和載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理,并按照其內容和載體的不同,檔案室檔案整理方案如下:

檔案室檔案整理方案

  檔案室檔案整理方案

  一、分類原則

  以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象,依據(jù)工作職能、結合檔案內容和載體形式特點,進行科學分類,保持文件之間的有機聯(lián)系,便于檔案的科學管理和利用。

  二、全宗內檔案門類

  本單位所有門類、載體檔案,共有文書檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案、光盤檔案、專門(業(yè)務)檔案、設備檔案、基建檔案共8大類。

  三、全宗內各門類檔案的分類、編號

 ?。ㄒ唬┪臅鴻n案

  1.1949~2001年,按保管期限—年度—機構(問題)分類組卷,每個保管期限內案卷號混年度編寫大流水號。

  保管期限為:永久(目錄號1)、長期(目錄號2)、短期(目錄號3)。

  機構分類類目為:辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會、團委七個。注:機構分類或問題分類選其一,不同時存在。

  文書檔案檔號編制方法:全宗號—目錄號—案卷號。

  例:

  案卷標簽采用以下式樣:

  ——紅色為永久保管期限、綠色為長期保管期限、藍色為短期保管期,字體是仿宋4號。

  背脊標簽粘貼方法:離底邊3公分處粘貼。

  2.2002-2006年,采用保管期限—年度—機構(問題)分類法,按歸檔文件整理規(guī)則,以件為單位整理。保管期限為:永久、長期、短期。2007年開始,保管期限為:永久、30年、10年。

  機構分類類目為:辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會、團委七個。

  文件件號編制為:按照保管期限—年度—機構(問題)分別編制流水號。

  3.歸檔章的使用:

  在每件文件首頁的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章,文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處理單上。填寫編號項目的字跡材料應耐久。

  歸檔章的項目為:全宗號、年度、室編件號、機構或問題、保管期限、館編件號、總頁數(shù)(見圖)。

  ①全宗號:C80是由檔案館給各立檔單位編制的代號,沒有代號的暫時不填。檔案管理軟件中可用單位名稱的拼音字母代替。(以下各門類的全宗號填寫都按此規(guī)定)

 ?、谀甓龋阂裕次话⒗當?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。如二○○二年表示為"2002",不能簡化為"02"。

 ?、凼揖幖枺簷n案室在分類方案的最低一級類目(即機構或問題)內,按文件的排列順序從"1"開始逐件編號,不同類目不能混合編號。

  ④保管期限:歸檔文件保管期限統(tǒng)一為"永久"、"長期(30年)"、"短期(10年)"標識。在2006年前的檔案保管期限是永久、長期、短期;2007年開始根據(jù)國家檔案局8號令保管期限是永久、30年、10年。

 ?、輽C構或問題:按機構分類的,用中文填寫分類方案類目的機構名稱或規(guī)范化簡稱;例:辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會、團委。按問題分類的,用中文填寫類目名稱,例:黨群類、行政類。企業(yè)在歸章中的“問題”可以填寫原大類代號。

 ?、摒^編件號:到進館時按進館要求填寫。

 ?、呖傢摂?shù):每件歸檔文件的總頁數(shù)。計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面統(tǒng)計,批文單與文件一同歸檔的,應加上批文單的頁數(shù)。總頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字填寫。

  4.檔案盒盒脊:

  在盒脊設置的項目有:全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號。

  全宗號用紅色耐久材料蓋章,其余用黑色耐久材料蓋章,其中起止件號僅填寫室編件號,即盒內第一件文件和最后一件文件的件號。

  盒號,即檔案盒的排列順序號。館編起止件號、盒號在進館時再按要求填寫,平時用鉛筆填寫,脊背上的字體是仿宋4號

  例:(下圖)

  6.卷盒排列方法:

  以件為單位整理的檔案按保管期限—年度—機構(問題)順序排列。

 ?。ǘ嫏n案

  按會計檔案管理辦法規(guī)定,以卷為保管單位。

  采用核算單位——年度——形式(名稱)分類。核算單位按順序從1開始編制流水號,每個核算單位對應一個目錄號。

  如:核算單位有3個,核算單位代號1為行政會計(目錄號4),核算單位代號2為黨委會計(目錄號5),核算單位代號3為工會會計(目錄號6)。(注:這里的樣本目錄號是臨時的,各單位要根據(jù)你前面的文書檔案的目錄號確定目錄號,核算單位有幾個要給幾個目錄號)

  案卷號編制方法:

  同一核算單位下按照憑證、帳簿、財務報表、其他順序排列編年度小流水號。

  會計憑證裝盒,財務報告和其他類用硬卷皮裝訂,會計賬薄不另加裝具,加貼規(guī)定的封面。

  會計檔案檔號編制方法:

  全宗號—目錄號—年度—案卷號。

  例:

  標簽式樣如下:

  藍色標簽代表定期保管期限,紅色標簽代表永久保管期限,全宗號、目錄號用紅色耐久字跡,其余用黑色耐久字跡。

  背脊標簽粘貼方法:離底邊2公分處粘貼。

 ?。ㄈ┱掌瑱n案(目錄號7)

  按年度(內容)分類并組成案卷,以張為單位,按拍攝時間先后順序排列,編寫卷內照片小流水號。每一本照片冊為一個案卷號,混年度編寫案卷大流水號,并編制案卷目錄。案卷封面不填寫內容,背脊采用標簽。四線格標簽(或者用文書檔案標簽)。

  保管期限:永久。

  照片檔案檔號編制方法:全宗號—目錄號—案卷號。

  例:

  標簽:式樣如下

  ——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號。

  背脊標簽粘貼方法:離底邊3公分處粘貼。

  照片的整理:

  題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容,人物、時間、地點、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全。

 ?。ㄋ模┕獗P檔案(目錄號8)

  光盤類檔案以張為保管單位,每一張為一卷,按形成時間的先后順序排列。案卷號的編制按照混年編大流水號。

  保管期限:永久。

  檔號編制方法:全宗號—目錄號—案卷號。

  例:

  標簽:有二種式樣如下。多可以用。

  背脊標簽粘貼方法:離底邊3公分處粘貼。

  ——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號。

  背脊標簽粘貼方法:離底邊3公分處粘貼。

 ?。ㄎ澹嵨餀n案(目錄號9)

  實物類檔案以件為保管單位,每一件為一卷,按形成時間的先后順序排列。案卷號的編制按混年編大流水號。

  保管期限:永久

  檔號編制方法:全宗號—目錄號—案卷號。

  例:

  標簽:式樣如下。標簽在實物背面離底邊左邊(或者右邊)3公分處粘貼。(上下左右各單位自已統(tǒng)一)

  (六)專門(業(yè)務)檔案

  業(yè)務檔案分為公交行政許可檔案、出租車行政許可檔案、出租車行政處罰檔案、三輪車從業(yè)人員管理檔案四種。

  專門(業(yè)務)檔案的檔號編制方法:全宗號—分類號—年度—案卷號。

  分類號一級類目采用代號KG表示,二級類目采用阿拉伯數(shù)字代表,類目之間用間隔符號“.”分開,分類號與案卷號之間用“—”表示。

  案卷號在最低一級編年度小流水號。

  例:

  標簽:式樣如下。標簽的位子離底邊3公分處粘貼。

  專門(業(yè)務)檔案分類號附注表

  分類號

  檔案內容

  KG·1

  公交行政許可檔案

  KG·2

  出租車行政許可檔案

  KG·3

  出租車行政處罰檔案

  KG·4

  三輪車從業(yè)人員管理檔案

 ?。ㄆ撸┰O備檔案

  設備檔案按各種設備型號分類組卷。

  檔號編制方法:全宗號—分類號(設備代號民)—案卷號。

  分類號一級類目采用代號S(設備)表示,二級類目為設備代號,采用阿拉伯數(shù)字代表,類目之間用間隔符號“?”分開,分類號與案卷號之間用“—”表示。

  案卷號在最低一級類目下編流水號。

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