歸檔文件整理的根本目的是，檔案的整理與歸檔是完整反映一個(gè)機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)收入，支出與預(yù)算的全部情況，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案真實(shí)的記錄和反映了一個(gè)機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔，不僅可以完整的反映一個(gè)單位的全部財(cái)務(wù)狀況，還可以作為重要的憑證對(duì)今后工作的查閱利用提供方便。

　　歸檔文件整理的根本目的是

　　《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施的意義

　　一、對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的意義

　　歸檔文件整理是機(jī)關(guān)檔案工作的重要組成部分。建國(guó)后，通過(guò)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律、法規(guī)的頒布實(shí)施，使這項(xiàng)工作在我國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)逐步建立起來(lái)并制度化。

　　國(guó)家檔案行政管理部門在研究、總結(jié)國(guó)內(nèi)外經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，曾出臺(tái)過(guò)《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《文書檔案案卷格式標(biāo)準(zhǔn)》等一系列歸檔文件整理工作的配套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)規(guī)范歸檔文件整理工作起到了重要作用。

　　但隨著檔案工作實(shí)踐和其他社會(huì)實(shí)踐的不斷發(fā)展和變化，機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化進(jìn)程大大加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用于檔案管理，一些手工管理?xiàng)l件下比較成熟的標(biāo)準(zhǔn)、做法已經(jīng)逐漸落后于時(shí)代的要求，甚至成為制約機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的因素。制定為《規(guī)則》的目的正是適應(yīng)這種變化的需要，調(diào)整和簡(jiǎn)化歸檔文件整理方法，為機(jī)關(guān)檔案工作的持續(xù)發(fā)展提供保障。

　　1．緩解機(jī)關(guān)文書檔案工作壓力

　　從手工管理模式下實(shí)現(xiàn)檔案管理和檢索的目的來(lái)看，立卷不失為一種可行的整理形式。但立卷自身也存在一些不足，如立卷過(guò)程過(guò)于繁瑣和復(fù)雜，工作量大，效率低等。這與近年來(lái)我國(guó)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革所倡導(dǎo)的精簡(jiǎn)、高效目標(biāo)相違背，必將導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案工作受到影響。因此，必須改革歸檔文件整理方法，以理順歸檔文件整理工作質(zhì)量與效率之間的關(guān)系，保證機(jī)關(guān)檔案工作的正常發(fā)展，為機(jī)關(guān)工作提供更好的服務(wù)。

　　《規(guī)則》的頒布實(shí)施，滿足了機(jī)關(guān)簡(jiǎn)化手工勞動(dòng)的要求，在保證歸檔文件整理工作質(zhì)量的同時(shí)，減少了人力占用，縮短了工作時(shí)間，提高了工作效率。同時(shí)由于其方法，也更容易被機(jī)關(guān)文檔人員理解和掌握。這就為機(jī)關(guān)文書檔案工作以自身改革來(lái)適應(yīng)新的形勢(shì)打下了良好的基礎(chǔ)。

　　2．理順機(jī)關(guān)檔案工作職能

　　歸檔文件整理的目的是便于提供利用。改革歸檔文件整理方法，從人力、物力等方面為歸檔文件整理工作減負(fù)，最終目的還是為了理順機(jī)關(guān)檔案工作的職能，更好地提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　與利用工作的要求相比較，立卷制度存在許多固有的不足之處。例如，案卷的存在增強(qiáng)了檢索層次，影響檢索效率；案卷題名的擬寫隨意性強(qiáng)，建立其上的檢索途徑可靠性差；以案卷為單位提供利用，不同密級(jí)和不同事由的文件組合在一起，利用與保密要求存在矛盾；文件裝訂成卷，不利于復(fù)印、縮微、掃描等。更重要的是，由于繁瑣的立卷占用了各單位文書人員和檔案工作人員絕大部分的工作時(shí)間，使其只能將剩余的精力投入到開發(fā)利用上，開發(fā)利用工作受到影響。

　　《規(guī)則》推行以“件”為保管單位，從根本上克服了上述弊端，同時(shí)通過(guò)簡(jiǎn)化歸檔文件整理工作，對(duì)整理和利用之間的矛盾進(jìn)行了調(diào)整，引導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案人員將注意力更多地投向深化檢索體系、豐富檢索途徑、完善利用服務(wù)等。

　　3．節(jié)約機(jī)關(guān)的財(cái)力、物力

　　機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)條件性很強(qiáng)的工作，所需財(cái)力、物力等資源不可能依靠自身經(jīng)濟(jì)效益來(lái)解決，而須依賴于所在機(jī)關(guān)提供。由于機(jī)關(guān)各方面條件的限制，這種資源往往是有限的，因此更需要合理分配。

　　機(jī)關(guān)檔案工作包括許多方面，歸檔文件整理只是其中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。在原有的工作模式下，由于立卷的需要，有限的資金往往用于大量購(gòu)置卷皮，以及文件修整所用的各種用具等，而這些本身又會(huì)帶來(lái)不同程度的負(fù)面影響。

　　例如，在“立小卷”情況下，常?！耙还褡訖n案半柜子皮”，增加了室藏壓力。裁邊、打孔等操作，直接破壞了檔案原貌?！兑?guī)則》推行文件級(jí)管理，取消了案卷，不再對(duì)檔案原件進(jìn)行形式上的加工，也就避免了上述不利因素，在完整地保持檔案原貌的同時(shí)，減少了歸檔文件整理工作所占用的財(cái)力、物力，有效地節(jié)省了資金，有利于檔案管理現(xiàn)代化及機(jī)關(guān)檔案工作其他方面的建設(shè)。

　　二、對(duì)檔案館工作的意義

　　文件整理歸檔后，經(jīng)過(guò)檔案室保存階段后，其中具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，最終要移交檔案館繼續(xù)保管和提供利用。機(jī)關(guān)歸檔文件整理工作的質(zhì)量，決定了檔案在檔案館保存的狀態(tài)，必然也會(huì)對(duì)檔案館各項(xiàng)管理工作產(chǎn)生影響。采用適宜的歸檔文件整理方法，從檔案室工作階段就為移交進(jìn)館打下良好的基礎(chǔ)，因此具有重要意義。

　　1．便于檔案館控制檔案進(jìn)館質(zhì)量

　　檔案由機(jī)關(guān)檔案室向檔案館移交時(shí)，常常需要按照進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行局部的調(diào)整。例如，由于檔案室和檔案館利用需要不同，衡量檔案保存價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)發(fā)生變化，需要剔除那些不具備進(jìn)館價(jià)值的檔案；由于機(jī)關(guān)檔案室整理工作不合規(guī)范或鑒定工作中保管期限劃分不準(zhǔn)確，移交進(jìn)館前就須返工重整。立卷?xiàng)l件下，往往一卷中只有一份或幾份文件存在上述情況；就不得不拆卷重整，再重新裝訂。

　　這樣不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還會(huì)給檔案本身帶來(lái)不必要的磨損。以“件”為保管單位，即使需要再加工，也不存在拆卷問(wèn)題，直接按件剔除或補(bǔ)充即可。這對(duì)檔案館接收檔案，以及進(jìn)館檔案重新進(jìn)行專題整理等工作都是十分有利的。

　　2．有利于檔案向社會(huì)開放

　　《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開放?！蹦壳?，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館除開放檔案外，對(duì)建國(guó)以來(lái)到年限可以開放和將要開放的檔案也進(jìn)行了區(qū)分的工作。

　　但這項(xiàng)工作卻遇到了許多困難，案卷這種整理形式就是其中之一。提供利用館藏檔案，必須嚴(yán)格區(qū)分開放和控制使用的，往往需要具體到每一份文件，而同一案卷內(nèi)的文件，內(nèi)容往往并不單一。即使在立小卷的情況下，卷內(nèi)不同文件在密級(jí)、價(jià)值等方面也并不一定相同。

　　館藏檔案提供利用時(shí)以卷為單位進(jìn)行，利用者就可能接觸到不在其利用范圍內(nèi)的其他檔案內(nèi)容。這既不利于進(jìn)行保密和控制使用，還會(huì)影響其他檔案的使用壽命。此外，由于強(qiáng)調(diào)案卷的整齊美觀，檔案人員往往組成15mm-20mm厚的案卷。

　　這些案卷內(nèi)容復(fù)雜，頁(yè)數(shù)甚至多達(dá)200頁(yè)左右，不易復(fù)印或縮微，限制了利用方式的多樣化，給利用者和檔案館的利用服務(wù)人員帶來(lái)不便。這些問(wèn)題充分說(shuō)明了傳統(tǒng)的立卷方法與檔案館擴(kuò)大利用之間的矛盾。制定《規(guī)則》，推行文件級(jí)整理則可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題，為館藏檔案向社會(huì)開放利用鋪平了道路。

　　此外，在緩解檔案館庫(kù)房壓力、提高檢索的效率以及查全率、查準(zhǔn)率等方面，《規(guī)則》也可以起到顯著的作用，為各級(jí)檔案館強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，更好地完成收集、保管和利用等職能服務(wù)。

　　三、對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的意義

　　1．為以計(jì)算機(jī)技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用鋪平道路

　　先進(jìn)技術(shù)手段的引人給檔案工作提供了許多新的發(fā)展契機(jī)，對(duì)促進(jìn)檔案工作發(fā)展有著顯著作用。諸如計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出，隨機(jī)生成各類目錄，強(qiáng)大的文件級(jí)檢索功能，全文掃描、網(wǎng)絡(luò)檢索、復(fù)印、縮微等提供利用的技術(shù)手段帶來(lái)了種種便利，襯托出一些傳統(tǒng)檔案管理手段的落后，也使得原有的部分規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)（包括立卷）變得不再必要。

　　整理的目的是便于查詢、利用。在傳統(tǒng)的立卷模式下，其實(shí)現(xiàn)方式是按照某種事先假定的檢索目的，將歸檔文件組織成不同的保管單位（案卷），從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的相對(duì)集中和系統(tǒng)化，增加檢索層次。為查詢利用檢索途徑。檔案案卷繁瑣、復(fù)雜的組織形式，在某些程度上影響了計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用。另外，案卷的集合裝訂方式，也給通過(guò)掃描、縮微等方式實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，以及更好地開發(fā)檔案信息資源設(shè)置了障礙。

　　《規(guī)則》奉行與立卷截然不同的文件級(jí)整理思路，就從根本上避免了這些弊端，特別是文檔一體化相互配合，能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使整理工作得到極大的簡(jiǎn)化。

　　2．促進(jìn)機(jī)關(guān)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)

　　文書辦理和檔案管理是相互銜接的機(jī)關(guān)工作的兩個(gè)流程，具有許多共同之處。文檔一體化的目的，是充分利用文書辦理取得的成果，簡(jiǎn)化文件整理歸檔工作，提高工作效率。這一設(shè)想在實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理的條件下可以輕松地實(shí)現(xiàn)。其實(shí)現(xiàn)方式是：調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變?cè)械拿磕昙姓須w檔的習(xí)慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成一項(xiàng)日常工作。

　　同時(shí)，盡量以文書辦理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際，免除檔案管理環(huán)節(jié)中再做大量的重復(fù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作?！兑?guī)則》向這個(gè)方向邁進(jìn)了一大步。

　　事情辦理完畢后，對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行價(jià)值判定和簡(jiǎn)單的排列、編號(hào)即可歸檔，不必再等到年終集中立卷時(shí)確定每份歸擋文件的位置。同時(shí)，由于檢索基本依靠文書辦理環(huán)節(jié)生成的數(shù)據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行，按立卷要求重新組織條目，錄入案卷標(biāo)題、卷號(hào)等數(shù)據(jù)項(xiàng)目的工作就可以省略了。這樣能將文書辦理和檔案管工作更好地結(jié)合在一起，有利于調(diào)動(dòng)文書、業(yè)務(wù)人員歸檔工作的積極性，推動(dòng)文檔一體化的最終實(shí)現(xiàn)。

　　3．為設(shè)計(jì)合理的電子文件整理方法打下基礎(chǔ)

　　電子文件與紙質(zhì)文件在存在形態(tài)和利用方式等許多方面不同。電子文件占用載體空間小，因此整理電子文件時(shí)不可能依照傳統(tǒng)做法，從物理上按不同檢索單位（卷）將文件分隔開。同時(shí)，由于電子文件利用必須依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行，因而自然地具有了檢索方式高效、靈活的特點(diǎn)，與紙質(zhì)文件相比較，不必再人為地進(jìn)行過(guò)多復(fù)雜的組織就能滿足利用需求。這些特點(diǎn)使電子文件整理方法可以大大簡(jiǎn)化。

　　《規(guī)則》從簡(jiǎn)化、高效出發(fā)提出的文件級(jí)整理，既滿足了現(xiàn)階段歸檔文件整理工作的需要，也具有一定的引導(dǎo)性，與電子文件整理在目的、原則等方面具有許多共同之處，因而為制訂、規(guī)范電子文件整理方法，協(xié)調(diào)紙質(zhì)文件和電子文件在整理方法使用上的關(guān)系奠定了良好的基礎(chǔ)。