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檔案整理掃描錄入的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作,基本要求熟悉電腦,鍵盤(pán)、鼠標(biāo)能夠熟練使用,一般都有專門(mén)的掃描加工系統(tǒng),在系統(tǒng)上操作就可以了。
檔案整理掃描錄入
01、掃描方式
掃描方式要根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀和專業(yè)掃描儀(如工程掃描可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可以采用大幅面數(shù)碼平臺(tái),或者用縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。如果紙張較長(zhǎng)但幅面不超過(guò)A3,可采用掃描儀長(zhǎng)紙掃描功能,根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適的掃描幅長(zhǎng)即可。
紙張較差的情況,或者過(guò)于薄、過(guò)軟、超厚的檔案,可采用平板掃描方式。紙張狀況較好的檔案可采用高速掃描的方式進(jìn)行掃描,以提高工作效率。
紙張比較薄的檔案(如信紙、便箋紙)容易破損且透光,應(yīng)采用中、低檔進(jìn)行掃描。
紙張如有破損,可將破損紙張夾人透明塑料薄膜內(nèi),調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低檔進(jìn)行掃描,如破損嚴(yán)重且不平整,采用平板掃描儀來(lái)完成。下面以圖檔易掃通掃描軟件為例,作以詳細(xì)介紹。見(jiàn)圖1掃描作業(yè)平臺(tái)。
(1)掃描色彩模式
掃描色彩模式一般分為黑白二值、灰度、彩色等,通常采用黑白二值。頁(yè)面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
頁(yè)面為黑白兩色,但字跡清晰度差或者帶有插圖的檔案,以及頁(yè)面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
頁(yè)面中帶有紅頭、印章或者插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。
底灰較深的紙張(如草漿紙、油印紙),如采用黑白二值應(yīng)將掃描對(duì)比度及亮度適當(dāng)調(diào)低,調(diào)節(jié)效果不理想則采用灰度掃描。
字跡較淺(如鉛筆字)的紙張:如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)臨界值,拉大字跡與原稿的反差,效果不理想則采用灰度掃描。見(jiàn)圖2掃描色彩模式。
(2)掃描分辨率
掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上是以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。為了方便以后OCR識(shí)別,掃描分辨率建議選擇大于等于300dpi。一般情況下,分辨率越高識(shí)別率也就會(huì)越高。但這也不是絕對(duì)的,對(duì)于一些過(guò)大過(guò)粗的字體,設(shè)置過(guò)高的分辨率,識(shí)別率可能會(huì)降低,而且設(shè)置高分辨率后,掃描速度會(huì)大大降低。見(jiàn)圖3掃描分辨率選擇。
(3)亮度和對(duì)比度
在掃描過(guò)程中,適當(dāng)?shù)卣{(diào)整好掃描儀的亮度和對(duì)比度值,對(duì)識(shí)別率的高低影響比較大,在進(jìn)行掃描亮度和對(duì)比度的設(shè)定時(shí),以掃描后的圖像中文字的筆畫(huà)較細(xì)、均勻,且沒(méi)有明顯斷點(diǎn)為準(zhǔn)。如果掃描后的文字圖像存在有黑點(diǎn)、黑斑或者文字線條很粗很黑,分不清楚筆畫(huà)的情況下,說(shuō)明亮度值太小,應(yīng)該增加亮度值再重新掃描。如果文字線條凹凸不平,有斷線甚至圖像中漢字輪廓?dú)埲睍r(shí),說(shuō)明亮度太大,應(yīng)減小亮度后再重新掃描。
(4)掃描登記
認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描過(guò)程中交接登記表單,登記掃描的頁(yè)數(shù),核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)和檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。
2、檔案數(shù)字化掃描工序
掃描工序是整理工序之后的第二道工序,主要功能就是將整理和分檢好的紙質(zhì)檔案通過(guò)專用掃描儀生成高質(zhì)量的圖像文件,并進(jìn)行圖像壓縮存儲(chǔ)處理,為下一道工序提供基礎(chǔ)的圖像數(shù)據(jù)。
掃描工序的功能職責(zé)主要包括資料掃描、特殊資料重復(fù)掃描、頁(yè)數(shù)核對(duì)等。下面將逐一進(jìn)行介紹。
(1)紙質(zhì)檔案順序掃描
工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按順序放入掃描儀的入口,進(jìn)行掃描處理,生成連續(xù)的圖像文件。程序?qū)呙枭傻膱D像數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行壓縮存儲(chǔ)。
(2)在掃描過(guò)程中工作人員應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
?、賿呙桧樞?/p>
掃描時(shí),工作人員必須按照整理好的順序進(jìn)行掃描,不能顛倒檔案的掃描順序。
?、诳刂祈樞驋呙璧募垙垟?shù)量
在掃描時(shí),一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜大多,最好不要超過(guò)10張,以避免由于在掃描過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤后,而導(dǎo)致大量文件重新描的現(xiàn)象發(fā)生,并且可以避免由于掃描儀一次進(jìn)多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。
③保證掃描圖像質(zhì)量
掃描工序必須嚴(yán)格把好圖像質(zhì)量的第一關(guān)。要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無(wú)傾斜,特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴(yán)重模糊不清等嚴(yán)重錯(cuò)誤。
?、芎藢?duì)掃描頁(yè)數(shù)
一卷檔案掃描完成后,必須對(duì)紙張檔案頁(yè)數(shù)和掃描生成的圖像頁(yè)數(shù)進(jìn)行核對(duì),如系統(tǒng)掃描后計(jì)算的頁(yè)數(shù)與人工計(jì)算的頁(yè)數(shù)不一致,則需視情況予以補(bǔ)掃描或重新掃描處理。
?、輽n案排序
排序工序位于掃描之后,是掃描加工流程中四級(jí)質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序,主要功能是對(duì)掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查、核對(duì)紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項(xiàng)。
在排序工序中,掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項(xiàng),即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責(zé)主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。
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