大家好，今天又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內(nèi)容為檔案掃描成電子版流程。

　　檔案掃描成電子版總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。

　　先后順序?yàn)椋赫{(diào)卷--著錄--掃描--處理--質(zhì)檢--歸還--備份--掛接。

　　在之前的檔案管理數(shù)字化是需要拆卷的，但是現(xiàn)在有專業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備可以免拆卷，這就省去了很多的人力物力。

　　下面介紹詳細(xì)的步驟：

　　01、檔案調(diào)卷

　　檔案調(diào)卷這個(gè)過程是指定一個(gè)專門的負(fù)責(zé)人與檔案庫(kù)房管理員共同完成。首先將待加工的檔案從庫(kù)房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理檔案交接登記，確定無(wú)誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。

　　02、整理及著錄

　　檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會(huì)給后序工作帶來(lái)很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對(duì)于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

　　（一）使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。

　?。ǘ┦褂肊xcel表格方式制作。

　　如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，要認(rèn)真核對(duì)有無(wú)錯(cuò)漏現(xiàn)象，找出錯(cuò)誤并修正。對(duì)于錯(cuò)誤或疏漏的修正，具體操作細(xì)則如下：

　　1、如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對(duì)照的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯(cuò)誤信息。

　　2、著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整。在實(shí)際著錄中以下著錄項(xiàng)必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對(duì)照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件序號(hào)、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、題名等。

　　3、如果目錄內(nèi)容有錯(cuò)（如主題內(nèi)容，文號(hào)等），以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)。

　　4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時(shí)應(yīng)錄入為簡(jiǎn)體字。

　　5、如遇到無(wú)題名的檔案，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準(zhǔn)確的題名錄入。

　　6、頁(yè)碼標(biāo)注。整理著錄的同時(shí)，檢查案卷的完整性，是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯(cuò)編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問題及時(shí)反饋。沒有問題時(shí)，用2B鉛筆對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁(yè)碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁(yè)碼字體工整、大小適中。

　　7、分卷事項(xiàng)。檔號(hào)保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷，需核對(duì)卷內(nèi)順序號(hào)，增加一條案卷目錄，每個(gè)分卷都要對(duì)應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個(gè)分卷對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄）。

　　8、檔號(hào)、卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時(shí)，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時(shí)補(bǔ)0。

　　03、檔案掃描

　　檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序：

　　1、導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；

　　2、通過生成計(jì)算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)；

　　3、開始掃描檔案；

　　掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：

　　1、掃描后的文件存儲(chǔ)格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300dpi，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時(shí)，設(shè)置顏色為“灰度”。

　　2、檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　3、掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺(tái)掃描儀進(jìn)行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。）

　　04、影像處理

　　影像處理要以視覺清晰、頁(yè)面完整為準(zhǔn)，對(duì)圖像頁(yè)面出現(xiàn)偏斜及圖像頁(yè)面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。

　　影像處理時(shí)，要保留文件編號(hào)與文件頁(yè)碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。

　　影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實(shí)處理成功了，要?jiǎng)?wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對(duì)圖像進(jìn)行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可視度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。

　　具體操作細(xì)節(jié)如下：

　　1、對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點(diǎn)、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理，初掃要保留。

　　2、發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，處理時(shí)要保留文件編號(hào)與文件頁(yè)碼。

　　3、大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。

　　4、處理過程中遇到問題時(shí)，要查閱原文及時(shí)做出更改，并進(jìn)行登記。

　　05、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

　　1、逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁(yè)數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。

　　2、逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。

　　3、逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件是否重頁(yè)、缺頁(yè)、漏頁(yè)、頁(yè)面信息不完整等。

　　06、數(shù)據(jù)掛接

　　1、將掃描數(shù)據(jù)通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)。

　　2、將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運(yùn)行服務(wù)器上的掛接軟件進(jìn)行操作。

　　3、打開檔案信息化管理系統(tǒng)，檢查掛接的文檔。

　　07、數(shù)據(jù)備份

　　1、將全部數(shù)據(jù)刻錄成檔案級(jí)藍(lán)光光盤備份或移動(dòng)硬盤。

　　2、將全部數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)硬盤上備份。

　　3、將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。直至全部合格完成整體檔案數(shù)字化流程。