工程檔案整理順序，監(jiān)理文件，施工文件、工程洽商變更、工程簽證、竣工圖和竣工驗收文件，統(tǒng)稱為建設(shè)工程資料。資料由每分部又有若干分項，再根據(jù)工程部位劃分若干檢驗批，資料從檢驗批開始做。同時要同步進行進場材料報驗，及進場材料取樣復(fù)試。分部、分項、檢驗批。

　　工程檔案整理順序

　　一、工程檔案的組成

　　包括建設(shè)單位工程準(zhǔn)備階段招投標(biāo)文件，監(jiān)理文件，施工文件、工程洽商變更、工程簽證、竣工圖和竣工驗收文件，統(tǒng)稱為建設(shè)工程檔案。檔案由每分部又有若干分項，再根據(jù)工程部位劃分若干檢驗批，檔案從檢驗批開始做。同時要同步進行進場材料報驗，及進場材料取樣復(fù)試。分部、分項、檢驗批。

　　二、施工檔案的重要性

　?。?）施工檔案管理是工程項目實施過程的真實記錄和具體反映，對工程質(zhì)量、施工管理、施工工藝和工程進度控制等均是具體全面的反映。

　?。?）施工檔案是竣工文件的主要組成部分。

　?。?）施工檔案是否準(zhǔn)確、完善，很大程度上反映工程管理的水平。

　　三、施工檔案中存在的普遍問題

　　1.施工檔案管理要求不統(tǒng)一

　　主要體現(xiàn)在檔案表格形式的不統(tǒng)一及表格內(nèi)容填寫的不統(tǒng)一。

　?。?）不同的項目(工程)，所用的檔案表格形式不完全相同。

　　（2）在同一個工程中，不同的施工階段所用的檔案表格也存在差異，且有的表格本身設(shè)計得不合理，對其中的填寫要求沒有進行說明，導(dǎo)致不同的人填寫表格內(nèi)容五花八門。

　　2.檔案內(nèi)容填寫不全

　?。?）表格中標(biāo)題欄未填寫或填寫不齊全。

　?。?）填寫的內(nèi)容有明顯錯誤，填寫時未看清表格要求就直接填寫內(nèi)容。

　　（3）檔案中內(nèi)容填寫錯誤的，用涂改液進行修改，且修改后未經(jīng)確認(rèn)。

　　3.檔案未及時形成

　?。?）檔案未及時形成，之后弄虛作假，內(nèi)容失真。

　?。?）現(xiàn)場施工記錄、有關(guān)人員簽證等需及時填寫，原材料試驗記錄、檢測試驗需及時送檢，且相關(guān)檔案要真實、數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確。但大多數(shù)檔案員沒有養(yǎng)成良好的習(xí)慣，未做好現(xiàn)場填報檔案及檔案確認(rèn)的工作，而是事后補做，造成施工檔案不全。

　?。?）由于施工單位、監(jiān)理單位等對施工檔案不重視，相關(guān)人員不填寫有關(guān)檔案，而是由檔案員全權(quán)代勞，有的施工人員簽名、監(jiān)理驗收記錄、結(jié)論，甚至是監(jiān)理的簽名也由檔案員或別人代簽。

　　（4）沒有對檔案進行嚴(yán)格的把關(guān)，造成檔案內(nèi)容失真，不能很好的反映施工現(xiàn)場的實際情況。

　　4.照搬照抄

　　（1）為圖省事，做檔案時并未按照工程實際情況，而是照搬其他工程的檔案，將內(nèi)容直接套用，只改一下工程名稱或表頭的內(nèi)容，或是同一個項目中不同的單位工程的檔案一模一樣。

　?。?）同一個單位工程中不同的施工部位數(shù)據(jù)一樣。

　　5.隱蔽/檢驗批工程驗收記錄填寫不規(guī)范

　　（1）不少檔案員為了做檔案方便，隱蔽/檢驗批工程驗收合格后，不能及時填寫記錄相關(guān)數(shù)據(jù)。

　?。?）將不同分項或不同時間驗收的隱蔽/檢驗批工程內(nèi)容填寫在一張表格內(nèi)。

　　（3）也不及時請有關(guān)單位人員簽字蓋章，影響下道工序。

　　6.檔案內(nèi)容不全

　?。?）原材料合格證不齊全對原材料合格證把關(guān)不嚴(yán)，內(nèi)容填寫不全、份數(shù)不夠，大多數(shù)為抄件或復(fù)印件，未注明所用在工地名稱、部位和數(shù)量的等。

　　（2）未注明原件存放處，沒有抄件人簽名、抄件日期和原件存放單位公章，使其成為適用于任何工地的通用證。實際上，這種合格證根本起不到材料證明的作用。

　?。?）對材料送檢不重視由于送檢人員疏忽或其他原因，存在對鋼筋連接接頭、混凝土、砂漿試塊等材料的送檢數(shù)量不足或未按規(guī)范要求送檢的問題。

　　四、改進方法

　　1.提高思想覺悟

　?。?）提高有關(guān)單位的重視程度及人員素質(zhì)，要從根本上解決檔案存在的問題，提高對檔案的重視程度，就應(yīng)派專人負(fù)責(zé)檔案的管理和跟蹤。

　?。?）提高專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平，采取“持證上崗”的制度，定期派人參加培訓(xùn)及學(xué)習(xí)規(guī)范。

　?。?）經(jīng)過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案員明確表格的填寫要求及方法，從而有效地減少工作中的失誤，提高工作效率。

　　2.格式統(tǒng)一

　　統(tǒng)一要求按要求使用《建筑工程竣工驗收技術(shù)檔案統(tǒng)一用表》，熟練掌握工程項目檔案表格內(nèi)容的填寫、編制等。

　　3.及時有效

　?。?）檔案應(yīng)及時形成，反映施工現(xiàn)場真實情況對于現(xiàn)場檔案、檢查記錄，要在施工前就準(zhǔn)備好,現(xiàn)場填寫施工日期、實測數(shù)據(jù)等并在現(xiàn)場簽認(rèn)，及時提交，避免拖延時間過長造成忘記等問題。

　?。?）養(yǎng)成檔案復(fù)核的習(xí)慣，及時查漏補缺，消除錯漏，對施工檔案進行完善，使其能反映施工現(xiàn)場真實情況。

　　4.加強原材控制

　?。?）加強過程控制原材料進場時，就要要求供貨單位提供相應(yīng)的產(chǎn)品合格證，且內(nèi)容必須齊全、不得漏寫或隨意修改，盡量使用原件，若為復(fù)印件還應(yīng)注明原件存放處，加蓋原件存放處公章及經(jīng)辦人簽名，并注明日期(注意合格證填寫內(nèi)容應(yīng)與檢測報告的內(nèi)容相符)。

　?。?）應(yīng)及時向廠家索取有28ｄ齡期檢測數(shù)據(jù)的水泥出廠合格證。

　　5.認(rèn)真填寫驗收記錄

　?。?）檢驗批由施工單位項目專業(yè)質(zhì)量檢查員組織專業(yè)工長、班組長等有關(guān)人員，按施工規(guī)程進行檢查、評定并簽字，交監(jiān)理單位或建設(shè)單位驗收，監(jiān)理單位的專業(yè)監(jiān)理工程師或建設(shè)單位的專業(yè)負(fù)責(zé)人審查后，同意項在驗收結(jié)論填寫“同意驗收”，并簽字。

　?。?）監(jiān)理單位監(jiān)理人員逐項驗收，同意項在驗收記錄欄填寫“合格或符合要求”;分項工程質(zhì)量驗收記錄是在檢驗批驗收合格的基礎(chǔ)上進行是歸納整理的作用，是一個統(tǒng)計表。

　　（3）分項工程質(zhì)量驗收記錄填寫時，可檢查檢驗批是否齊全;分部(子分部)工程質(zhì)量驗收記錄是對分項驗收記錄的統(tǒng)計，要經(jīng)過各責(zé)任主體簽章確認(rèn)。

　?。?）隱蔽工程驗收記錄填寫要及時，不得后補，并能反映工程實際情況，它是作為日后合理使用、維護、改造、擴建的重要技術(shù)檔案。有關(guān)單位應(yīng)給予重視。

　　6.對材料加強控制

　?。?）按要求進行材料送檢送檢，人員要對規(guī)范進行學(xué)習(xí)，并嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范要求。

　?。?）對送檢數(shù)量不足或未按規(guī)范要求送檢等問題采取補救措施。

　?。?）混凝土試塊送檢不足，可用回彈法檢測混凝土的強度，從其檢測的結(jié)果作為評定的依據(jù)；砂漿試件缺乏代表性或試件數(shù)量不足，可用貫入法檢測砂漿抗壓強度。