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專業(yè)檔案歸檔整理辦法以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等),使之有序化的過(guò)程。
專業(yè)檔案歸檔整理辦法
一、收集文件
收集文件,就是根據(jù)黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定,通過(guò)一定的方式和手續(xù),把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件材料,加以清交、聚集的工作,是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。收集齊全完整為其基本原則。
二、區(qū)分歸檔和不歸檔材料的范圍
?。ㄒ唬w檔文件材料的范圍
凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。
2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。
3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。
4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。
?。ǘ┎粴w檔文件材料的范圍
1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料,任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等。
2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件,無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿,無(wú)特殊保存價(jià)值的信封,不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄,機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料,有關(guān)工作參考的文件材料。
3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。
4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映,抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。
?。ㄈC(jī)關(guān)之間分工歸檔的范圍
為避免各機(jī)關(guān)檔案移交檔案館后文件材料的重復(fù)或遺漏,各單位之間必須明確的歸檔范圍。
1、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)(部、廳、局)發(fā)來(lái)的文件,由隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔,黨委、政府辦公室和非隸屬機(jī)關(guān)一般不歸檔。但對(duì)一些需要執(zhí)行的政策性、法規(guī)性文件應(yīng)歸檔。如干部管理?xiàng)l例、勞動(dòng)工資規(guī)定、生活待遇標(biāo)準(zhǔn)等文件。
2、上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的專業(yè)會(huì)議文件,由各隸屬下級(jí)機(jī)關(guān)歸檔,黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領(lǐng)導(dǎo)參加了這類會(huì)議,并有重要發(fā)言,其印件和定稿(指領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿)由黨委或政府辦公室歸檔。
3、機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔,其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。
4、本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)而形成的文件材料,由兼職單位負(fù)責(zé)歸檔。
5、臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件,由臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔,工作結(jié)束后,將檔案移交主管部門(mén)或同級(jí)檔案館。
三、分年度
分年度,就是區(qū)分文件材料的所屬年度,把屬于同一年度的文件集中,把不同年度的文件分開(kāi)?,F(xiàn)行機(jī)關(guān)的歸檔文件整理工作,是按年度分開(kāi)進(jìn)行的,不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。
?。ㄒ唬┮话阄募瑲w入文件制發(fā)年度(指文件最后的落款日期)
?。ǘ┛缒甓鹊奈募瑲w入文件內(nèi)容所針對(duì)的年度
四、分類別
分類別,就是根據(jù)本機(jī)關(guān)文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同,按照一定的方法,分成若干類別的過(guò)程??煞譃榻M織機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法。
組織機(jī)構(gòu)分類法,就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門(mén)進(jìn)行分類。也就是按照立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),將整個(gè)全宗內(nèi)的文件材料分成若干類別的方法。機(jī)關(guān)內(nèi)有幾個(gè)機(jī)構(gòu),就設(shè)幾個(gè)類,機(jī)構(gòu)名稱,就是類名。
問(wèn)題分類法,就是按照全宗內(nèi)文件材料所記述和反映的問(wèn)題分類的方法,即將記述和反映同一問(wèn)題的文件集中,記述和反映不同問(wèn)題的文件分開(kāi)。
五、分級(jí)別
分級(jí)別,就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上,將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開(kāi)整理。但對(duì)聯(lián)系密切的文件,如請(qǐng)示與批復(fù)等,不能為了分級(jí)別而將其分割開(kāi)。
六、劃分保管期限
機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
永久保管的文書(shū)檔案主要包括:(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料;(二)本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。
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