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第一條為加強城建檔案整理規(guī)范,保護和利用城市建設檔案,發(fā)揮城市建設檔案在城市規(guī)劃、建設和管理中的作用,為現(xiàn)代化建設服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國務院《建設工程質量管理條例》和有關法律、法規(guī),結合本市實際,制定本條例。
城建檔案整理規(guī)范
一、城建檔案整理的內(nèi)容和意義
城建檔案整理應遵循城建文件材料的自然形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,充分尊重和利用原有的整理基礎,便于保管和提供利用。城建檔案的整理就是對文件材料進行組卷、排列、編目、裝訂,使之有序化和系統(tǒng)化的過程。城建檔案整理工作是城建檔案歸檔工作的前提和基礎,是城建檔案館(室)的一項基礎業(yè)務工作之一,也是城建檔案人員的基本專業(yè)技能。
?。ㄒ唬┏墙n案整理的工作內(nèi)容
從城建檔案整理工作的步驟來看,它主要包括兩個方面的內(nèi)容:城建檔案的系統(tǒng)整理和科學編目。
系統(tǒng)整理,是對城建檔案進行合理分類、有序排列,使之條理化和系統(tǒng)化,從而反映城建檔案的自然形成規(guī)律,保持城建檔案內(nèi)在的有機聯(lián)系。其具體工作內(nèi)容有:分類、組卷和排列。
科學編目,就是通過一定的形式,按照一定的要求,正確地固定系統(tǒng)整理的成果,準確地提示城建檔案的內(nèi)容和成分。其具體工作內(nèi)容有:卷內(nèi)文件編目、案卷編目和編制案卷目錄。
整理和編目是城建檔案整個整理工作相互聯(lián)系、不可缺少的兩個方面。
?。ǘ┏墙n案整理工作的意義
城建檔案整理工作是城建檔案業(yè)務工作的中心環(huán)節(jié),在城建檔案整個管理工作中具有十分重要的意義。
數(shù)量龐大的城建檔案材料,如不進行科學規(guī)范的整理,查找一份文件便如同“大海撈針”一樣困難。而且不把文件材料聯(lián)系組合起來,就不能充分體現(xiàn)城建檔案的特點,就會影響以至失去城建檔案的利用價值。只有把城建檔案組成合理化的體系,才能客觀地反映各種城建活動的本來面貌,便于系統(tǒng)地查考研究。
所以,做好整理工作是城建檔案利用、開放,發(fā)揮城建檔案作用的一項重要而必須的前提條件。同時,優(yōu)化城建檔案整理工作,可以促進城建檔案工作各個環(huán)節(jié)的良性運行和協(xié)調發(fā)展。通過檔案的整理可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質量,促進其改善和提高。城建檔案經(jīng)過整理,為全面鑒定檔案的價值和建立計算機檢索系統(tǒng)奠定科學基礎,還能為檔案的保護、統(tǒng)計、檢查工作提供基本的單位和完整的體系,便于維護城建檔案的完整和安全。所以,城建檔案整理工作是開發(fā)城建檔案信息資源的重要基礎,整理工作科學化、標準化水平的提高,對于城建檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。
二、城建檔案整理工作的原則
整理工作的原則,就是應當遵循城建檔案的自然形成規(guī)律,充分尊重和利用原有的整理結果,最大限度地保持城建檔案文件之間的有機聯(lián)系,便于城建檔案保管和利用。
(一)城建檔案整理工作應當遵循城建檔案的自然形成規(guī)律
城建檔案是城市規(guī)劃、建設和管理活動的伴生物,產(chǎn)生于城市規(guī)劃、建設和管理活動的全過程,它伴隨著城市規(guī)劃、建設和管理活動的各個階段、各個程序的運行而自然地、逐步地形成的。這就是城建檔案的自然形成規(guī)律,這種規(guī)律表現(xiàn)為城建檔案形成的過程性、階段性、程序性的特點。城建檔案的整理,必須遵循這個規(guī)律,這樣才能保持城建檔案內(nèi)部固有的“過程性、階段性、程序性”,才能真實反映城市建設的原貌,才是科學的整理。
?。ǘ┏墙n案整理工作應當充分尊重和利用原有的整理基礎
城建檔案整理工作要充分尊重歷史和繼承前人的勞動,充分地利用原有的整理基礎,這樣有利于提高整理工作的質量和效率,以適應提供利用的需要。
所謂“利用原基礎”整理檔案的含義和要求包括兩個方面:
?。?)充分地重視和利用先前的整理基礎,以確定檔案整理的任務和要求,不要輕易打亂重整,應力求保持其原有的整理體系。
?。?)在檔案整理過程中,應該充分研究和利用原來整理的成果,不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
?。ㄈ┏墙n案整理工作應當最大限度地保持城建文件之間的有機聯(lián)系
所謂城建文件之間的有機聯(lián)系,就是城建文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關系。這種關系主要表現(xiàn)在城建文件的來源、時間、內(nèi)容和形式幾個方面。
城建文件的來源關系,是指城建文件的產(chǎn)生和形成單位的關系。如建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、管理審批部門等。形成城建文件的這些單位,使城建文件構成了來源方面不可分割的內(nèi)在聯(lián)系,整理時必須保持這種來源方面的固有聯(lián)系。
城建文件的時間關系,是指城建文件產(chǎn)生的一個階段或一個年度的關系。整理這種文件時,應該在保持來源聯(lián)系的同時,注意保持城建文件之間的這種時間聯(lián)系。
城建文件的內(nèi)容關系,是指城建文件形成單位的同一活動或同一個項目的文件之間在內(nèi)容上具有密切的聯(lián)系。這種聯(lián)系,是城建檔案整理工作中要考慮的最重要的一個方面。
城建文件的形式關系,是指城建文件的載體和記錄方式方面的聯(lián)系。由于城建文件載體、記錄方式不同,整理工作的要求也有所不同,因此在整理工作中也要充分考慮城建文件的形式關系。
對于保持城建文件之間的聯(lián)系,我們應該辯證地看待和處理。不能只要一看到城建文件之間的某種聯(lián)系,即隨意整理,應該從整理工作的全過程看,從檔案的來源、內(nèi)容、時間和形式等各方面,全面地保持聯(lián)系。同時,城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系是相對的,應該根據(jù)不同檔案的特點及其不同的形成情況,而采取保持城建文件聯(lián)系的不同方法。
總之,就是既要把握保持城建文件聯(lián)系的客觀限度,又要發(fā)揮主觀能動性,從特定的整理對象出發(fā),對整理方法進行優(yōu)選,使城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系保持最合理的狀態(tài)。
?。ㄋ模┏墙n案整理工作應當便于城建檔案保管和利用
保持城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系,不是整理城建檔案的主要目的,所以不能“為聯(lián)系而聯(lián)系”。便于城建檔案保管和利用,才是城建檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求。
總的來說,整理檔案時,恰當?shù)乇3殖墙ㄎ募g的有機聯(lián)系,應當是便于保管和利用的,所以它們基本上是一致的。但是,保持城建文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時也不盡一致。如同一項目的會議記錄、照片和錄音磁帶,就其內(nèi)容而言,無疑是有相互重要的內(nèi)在聯(lián)系。但是把這些形式不同的材料全部混同進來進行整理,則顯然不便于保管和利用。在整理檔案時,特別是在保持城建文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候,不能機械地運用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。因此,對于不同種類的城建檔案,或記錄方式、載體材料、機密程度、保管價值等顯然不同的文件,應當根據(jù)情況分別整理,恰當?shù)亟M合,而在相應的范圍內(nèi)要求保持文件最優(yōu)化的聯(lián)系。
三、城建檔案的分類
城建檔案的分類,就是把一個單位或一個項目的全部檔案,按其來源、時間、內(nèi)容和形式的不同,分成若干層次和類別,使之構成一套有機的體系。
(一)城建檔案分類的意義
檔案的分類,對于整個檔案整理工作的組織和質量以及日常的檔案管理,都有重要意義。
首先,檔案不進行分類,顯然仍是一堆雜亂無章的材料。只有對檔案進行科學合理的分類,才能揭示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系,才能使這些檔案材料成為一個有機整體,便于系統(tǒng)地提供利用。其次,檔案不分類,立卷、排列、編目等工作就難以進行。只有經(jīng)過一定的分類,其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手進行和逐步深入。
?。ǘ┏墙n案分類的原則
?。?)符合城建檔案形成單位及其專業(yè)活動的性質和特點。
?。?)根據(jù)文件材料的內(nèi)容,選擇和運用適當?shù)姆诸惙椒ā?/p>
?。?)遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料的有機聯(lián)系。
?。ㄈ┏墙n案分類的要求
1.檔案類目和檔案材料的劃分應該具有客觀性
城建檔案是城市建設各類活動的產(chǎn)物,有其自身的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系,我們應該按照不同項目、不同專業(yè)檔案的情況,科學地選擇分類方法,合理地設置類目,準確地劃分歸類,客觀地反映檔案形成單位活動的面貌。
2.檔案分類體系應該具有邏輯性
檔案分類體系的構成應該力求嚴密,必須遵循每次分類按照同一標準進行、子類外延之和等于母類外延、子類相互排斥等邏輯規(guī)則,尤其需要注意分類標準的一致性和類別體系中縱橫關系的明確性。
3.檔案的分類應該注重實用性
在選擇分類方法時,必須注重實用,尤其要考慮,檔案的分類必須便于保管,便于檢索和利用。
?。ㄋ模┏墙n案分類大綱和分類方案的編制
城建檔案分類大綱是依據(jù)城建檔案分類原則編制的對城建檔案進行科學分類的依據(jù)性文件。1984年城鄉(xiāng)建設環(huán)境保護部辦公廳首次制定印發(fā)《城市建設檔案分類大綱》(以下簡稱《分類大綱》),用于指導各地城建檔案分類方案的編制。1993年國家建設部辦公廳對原《分類大綱》進行修訂,并印發(fā)了《城市建設檔案分類大綱(修訂稿)》(以下簡稱《分類大綱(修訂稿)》),于1994年開始實行。城建檔案館(室)應根據(jù)全國統(tǒng)一的《分類大綱(修訂稿)》,結合本館(室)的具體情況,編制科學的、切實可行的城建檔案分類方案。
城建檔案分類方案不僅對指導城建檔案分類工作具有實質性幫助,還可以借助它了解館藏檔案的內(nèi)部結構和組織體系,便于對館藏檔案的利用和管理。因此,編制城建檔案分類方案是城建檔案分類工作的一項重要內(nèi)容,也是城建檔案業(yè)務建設的必要措施。
根據(jù)城建檔案的特點、范圍和形成過程等情況,《分類大綱(修訂稿)》的編制可分兩步進行。第一步可以根據(jù)城建檔案的內(nèi)容、形式特點等,將其劃分為若干大類;第二步將每個大類的城建檔案分成若干屬類,在每個屬類下再分成若干小類。根據(jù)目前城建檔案與城建檔案工作的實際情況,我們可以編制如下分類方案。以××市城建檔案分類方案為例:
以上分類方案以國家建設部《分類大綱(修訂稿)》設定的18個大類和102個屬類為基礎。小類應根據(jù)本城市的實際情況設置。在分類方案中,大類用英文字母表示,屬類、小類、案卷號用阿拉伯數(shù)字表示。屬類超過10個同位類目時,采用八分制,即同一級類目的號碼由1用到8,以后用“91”、“92”、“93”直到“98”。
?。ㄎ澹n案編號舉例
檔案編號(圖1)。
?。┏墙n案分類的一般方法
在實際的分類過程中,可以根據(jù)檔案的屬性和特點、檔案的社會利用需要等方面的因素,確定所采用的分類標準及其運用的先后次序。分類方法一般有以下幾種。
圖1
1.年度分類法
年度分類法是檔案分類時經(jīng)常采用的分類方法。按照文件的形成年度進行分類。主要是業(yè)務管理類檔案,如建設工程規(guī)劃許可證、建設工程施工許可證、竣工備案等項目審批檔案。
2.來源分類法
來源分類法是按照文件的產(chǎn)生形成單位來分類。如按建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、管理部門等分類。
3.專業(yè)分類法
專業(yè)分類法是根據(jù)城建檔案內(nèi)容所反映的不同專業(yè)性質來分類。如按非工程檔案分為城市勘測、城市規(guī)劃、城市建設管理、環(huán)境保護等大類,在屬類和小類的劃分中也可以根據(jù)檔案的實際情況按專業(yè)設類。如建筑檔案按工業(yè)建筑、民用建筑分類。按專業(yè)分類,能將同一專業(yè)性質的檔案集中在一起,便于查找利用。
4.載體分類法
載體分類法是按照文件的載體介質形式、記錄方式來分類。如按照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等非一般傳統(tǒng)載體,這種分類有利于按載體的不同性質,便于科學保管。
5.工程(項目)分類法
工程(項目)分類法是按建設工程項目的每個單項工程來進行分類。如一個學校的教學樓、實驗樓、辦公樓、體育館、圖書館等。
6.程序分類法
程序分類法是按工程準備(又分立項、用地拆遷、勘察設計、招投標、開工審批)、施工建設、竣工驗收等工程建設程序分類。
7.問題分類法
問題分類法是按文件的主題內(nèi)容進行分類,如建設用地審批、拆遷許可、工程竣工備案、房屋權屬登記等。
8.權屬分類法
權屬分類法就是按照檔案所闡述對象的權屬進行分類。這種分類法一般適用于產(chǎn)權產(chǎn)籍管理、土地管理等檔案的分類。
上述分類方法在實際應用時,應根據(jù)具體情況并結合其他特征綜合運用。當文件材料較多時,應將年度、來源、專業(yè)、工程(項目)、程序等分類方法結合運用??蓪⒛甓?、專業(yè)、工程相結合,形成“年度—專業(yè)—工程(項目)”分類法,也可將工程(項目)、程序、專業(yè)相結合,形成“工程(項目)—程序—專業(yè)”分類法。
業(yè)務管理檔案宜采用“年度—專業(yè)—工程(項目)”分類法,或“年度—工程(項目)”、“年度—問題”分類法。建設工程檔案宜采用“工程(項目)—程序—專業(yè)”分類法。
四、城建文件的立卷
立卷,就是按照整理工作的原則和方法,將文件材料分門別類、排列有序、編制卷內(nèi)文件目錄,整理成案卷,也稱組卷。
?。ㄒ唬┝⒕響裱铝性瓌t
?。?)遵循城建文件材料的形成規(guī)律,最大限度地保持卷內(nèi)文件材料的完整、準確和系統(tǒng)。
?。?)遵循案卷內(nèi)文件材料保存價值及密級大體相同的原則。
?。?)案卷不宜過厚,文字材料卷厚度不宜超過20mm,圖紙卷厚度不宜超過50mm。
?。?)案卷內(nèi)不應有重份文件,不同載體的文件應分別組卷。
?。ǘ┝⒕響聪铝谐绦蜻M行
(1)根據(jù)立卷原則,確定歸入案卷的文件材料。
?。?)排列卷內(nèi)文件材料。
?。?)卷內(nèi)文件編目。
?。?)案卷編目。
?。ㄈ┚韮?nèi)文件材料的排列可采用下列方法
?。?)按重要程度排列。
(2)按時間先后順序排列。
?。?)按文件材料之間的邏輯關系排列。
?。?)按文件材料的客觀形成過程排列。
?。?)按文件材料所反映的對象在工程程序上的銜接關系排列。
?。ㄋ模┚韮?nèi)圖紙的排列可采用下列方法
?。?)按專業(yè)排列,同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。
?。?)按總體和局部的關系排列,反映總體、全局、系統(tǒng)的圖紙在前,反映局部、單項的在后。
?。?)按比例尺排列。
?。ㄎ澹┚韮?nèi)材料排列順序
一個保管單位內(nèi),文字圖紙混合組成的,文字材料應排列在前,圖紙應排列在后。
?。┌妇砭幠?/p>
案卷的編目包括卷內(nèi)文件頁號、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面的編制等內(nèi)容。具體編目方法應按現(xiàn)行國家標準《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)的要求進行。