數(shù)字化，是將許多復雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M制代碼，引入計算機內(nèi)部，進行統(tǒng)一處理，這就是什么叫檔案數(shù)字化加工的基本過程。

　　什么叫檔案數(shù)字化加工？

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化的政策背景

　　根據(jù)檔案檔案法的要求，紙質(zhì)檔案存儲年限為10年、30年、永久；紙質(zhì)檔案的存儲、應(yīng)用、保護越來越困難；10年前政府提出了無紙化辦公及大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的要求；國務(wù)院總理李克強主持召開國務(wù)院常務(wù)會議，通過《關(guān)于促進大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動綱要》，正式將檔案數(shù)字化作為政府各機關(guān)單位檔案保管應(yīng)用必須實行的工作。

　　檔案管理數(shù)字化的法規(guī)標準

　　項目技術(shù)標準及技術(shù)規(guī)范等完全符合國家和檔案行業(yè)的規(guī)定標準規(guī)范要求。實施的數(shù)據(jù)整理和檔案掃描工作要求依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）、《檔案分類標引規(guī)則》（GB/T 15418-2009）、《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T 25-2000）和《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）等。

　　檔案數(shù)字化的市場狀況

　　2016年，公、檢、法系統(tǒng)，要求省、市、縣各級部門進行案卷檔案數(shù)字化；2017年開始進行檔案室4-6A升級；

　　2017年，國土局成系統(tǒng)開始進行不動產(chǎn)檔案數(shù)字化；

　　2018年，農(nóng)牧局成系統(tǒng)開始農(nóng)村土地確權(quán)檔案數(shù)字化；

　　2018年，人社局成系統(tǒng)開始進行人事檔案數(shù)字化。

　　檔案數(shù)字化的基本流程

　　流程圖

　　1、提卷

　　核對后雙方在檔案交接登記簿上登記簽字（檔案交接登記簿一式兩份）

　　2、預整理核卷

　　核對每卷是否存在缺頁、多頁、重號、破損現(xiàn)象，如有問題如實填寫核卷單并交與甲方指定項目負責人核對簽字確定處理辦法后方可進行拆卷加工

　　3、雙機同錄

　　兩名人員同時錄入同一案卷，通過雙機同錄大大提高著錄準確率

　　4、出目錄

　　打印目錄：卷內(nèi)目錄、案卷目錄

　　5、出卷皮

　　打印卷皮：用專用卷皮打印機打印案卷封皮

　　6、掃描

　　文件掃成300dpiTIFF文件，每份文件按001、002….順序命名，圖像清晰，無黑邊、白邊、歪斜

　　7、消藍處理

　　對掃描的圖像進行處理：進行消藍處理

　　8、圖像處理

　　對掃描的圖像進行處理：去污、裁邊進行亮度對比度的調(diào)整

　　9、掛接

　　將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目

　　10、質(zhì)檢

　　質(zhì)檢人員先填寫內(nèi)部質(zhì)檢交接單，把領(lǐng)取到的掛接完成的模塊進行圖片和條目的雙重質(zhì)檢

　　11、數(shù)據(jù)入庫

　　由該項目的技術(shù)人員將加工完并審核無誤的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)倒入相應(yīng)的庫中

　　12、訂卷

　　將加工完成的案卷按國家整理檔案管理規(guī)定的標準進行裝訂

　　13、還卷

　　加工完成的案卷由該項目客戶方清點無誤后交還于客戶，并由客戶方在檔案交接登記簿上登記簽字

　　7檔案數(shù)字化的優(yōu)勢、作用

　　1、確保傳統(tǒng)載體檔案安全的保障，減少檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數(shù)；

　　2、實現(xiàn)檔案精細化、自動化管理的基礎(chǔ)；

　　3、可以通過網(wǎng)絡(luò)傳送，實現(xiàn)檔案信息的遠程利用、便捷利用、多人異地同時利用；同時還可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案信息進行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏單位的整合，并進行自動檢索；

　　4、節(jié)省檔案館（室）的日常工作，把工作人員從繁重、復雜的勞動中解放出來；

　　5、是檔案館（室）同社會上其他部門實現(xiàn)對接的需要。在辦公自動化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化日益普及的情況下，社會上很多部門已經(jīng)實行了無紙辦公和信息的網(wǎng)絡(luò)傳送。傳統(tǒng)載體檔案不數(shù)字化，根本無法與其他單位對接，無法融入社會。