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長沙檔案數(shù)字化加工建成和使用后,后續(xù)如何有效加強數(shù)字化檔案管理也是一個不容忽視的問題。在實施檔案數(shù)字化管理過程中,必須注意把握好以下幾個環(huán)節(jié):
長沙檔案數(shù)字化加工
?。ㄒ唬┮?guī)范檔案數(shù)字化成果管理。
一是檔案數(shù)字化工作中要做好交接手續(xù),嚴(yán)格清點相關(guān)文件資料,確保不丟件、不錯件。對加工完成的數(shù)字化檔案資料要認(rèn)真整理,登記后及時存入專用存儲設(shè)備中。
二是存儲數(shù)字化檔案的信息存儲設(shè)備、系統(tǒng)要建立完善的后臺管理機制,相關(guān)數(shù)字化資料的查閱、復(fù)制、打印等操作要有記錄,做到“有據(jù)可查”。尤其是對于存儲涉密數(shù)字化檔案資料的存儲設(shè)備要專機專用,定期檢查,調(diào)取使用數(shù)據(jù),要嚴(yán)格履行審批流程,確保數(shù)據(jù)安全。
三是要加強對數(shù)字檔案的安全防護,嚴(yán)格區(qū)分?jǐn)?shù)字檔案涉密與非密,并定期進(jìn)行檢查。同時,按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等有關(guān)制度,做好相關(guān)數(shù)字檔案的備份工作。
?。ǘ┘訌姍z察檔案文化建設(shè)和隊伍建設(shè)。依托檔案數(shù)字化建設(shè)這個“硬實力”,提升檔案文化“軟實力”。檢察文化建設(shè)過程中很大程度上借力于檢察檔案資料。要整合檔案資源建設(shè),拓展檔案室的文化功能,讓其不僅僅是儲藏室,而要成為傳播地方檢察文化、弘揚新時代特色檢察文化的主陣地。同時,也要加強檢察檔案隊伍建設(shè),除配備專職檔案員外,各業(yè)務(wù)科室設(shè)置兼職檔案員,凝聚合力,增加檢察檔案工作的參與率和貢獻(xiàn)度。
加大對檔案人員的培訓(xùn)力度,對外積極選送檔案人員參加上級檢察機關(guān)和本地組織的檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn),學(xué)習(xí)電子文件管理知識,提高電子文件管理意識,盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作,努力提高電子文件管理水平,不斷增強檔案員的檔案意識和操作技能,確保各項工作任務(wù)有效落實。對內(nèi)積極開展本院檔案知識培訓(xùn),重點學(xué)習(xí)檔案法、保密法、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等,力求提升檔案管理軟實力。
?。ㄈ┘堎|(zhì)與電子互補,增強檔案原件保護。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全,尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護,然而,紙質(zhì)檔案在數(shù)字化時代下仍具有它獨特的作用和意義。
首先,紙質(zhì)實體檔案具有更高的真實性和更強的生命力。檔案的生命力體現(xiàn)在兩個方面,一是法律憑證,二是原始證據(jù)。較電子檔案相比,紙質(zhì)檔案具有更高的真實性和法律效力。電子檔案存儲、傳輸和利用的安全性受制于計算機軟硬件系統(tǒng),容易受到病毒和黑客的襲擊,而紙質(zhì)檔案本身具有很好的穩(wěn)定性,且具有良好的安全管理模式和經(jīng)驗。此外,如果電子檔案的安全性受到侵害,紙質(zhì)檔案則可以提供穩(wěn)定的安全保障。
其次,紙質(zhì)實體檔案的信息保存和利用具有長久性。在檔案數(shù)字化管理的過程中,要認(rèn)識到紙質(zhì)檔案管理的重要性,明白其真實可靠性以及穩(wěn)定性是電子檔案所不能替代的。雖然檔案的數(shù)字化管理提高了電子檔案的利用率,但是在信息化轉(zhuǎn)變的過程中,要充分發(fā)揮電子檔案以及紙質(zhì)檔案各自優(yōu)勢,實現(xiàn)二者互補,確保檔案利用得到最佳效果。
面對檢察工作的新形勢、新任務(wù)、新要求,檔案數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)信息化時代趨勢、滿足人民群眾新期待的重要舉措,檢察機關(guān)應(yīng)不斷完善和規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作,真正實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化存儲和智能化管理,助力數(shù)字化時代檢務(wù)管理更上層樓,為更好服務(wù)檢察工作順利開展提供強有力支撐。