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檔案外包管理公司

時(shí)間:2022-06-15 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  近年來(lái),各企業(yè)檔案數(shù)量呈爆發(fā)性增長(zhǎng),越來(lái)越多的檔案量導(dǎo)致企業(yè)不得不花更多的時(shí)間整理,花費(fèi)較高的費(fèi)用租賃檔案室和聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員管理,相比之下,檔案外包管理公司可以有效解決傳統(tǒng)的檔案管理人力需求大、投資成本高、儲(chǔ)存空間不足等多方面問(wèn)題,促進(jìn)檔案管理工作更加簡(jiǎn)單、便利、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)。

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  但是我國(guó)檔案外包行業(yè)剛興起不久,檔案外包公司發(fā)展情況良莠不齊,所以為了達(dá)到較好的檔案外包管理效果,企業(yè)在選擇檔案外包管理公司也應(yīng)考慮以下幾個(gè)問(wèn)題:

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  一、檔案管理者(委托人)政治可靠,熟悉并掌握檔案整理加工業(yè)務(wù),嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,具有一定檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷。

  二、存放、整理、查閱檔案的庫(kù)房、工作場(chǎng)地、查檔室,應(yīng)安裝全方位攝像監(jiān)控設(shè)施。

  三、涉及檔案管理使用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、平板掃描儀等均屬涉密設(shè)備,不允許按非涉密設(shè)備管理、使用或處理。

  四、非涉密的U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁在涉密電腦等設(shè)備上使用。

  五、檔案整理數(shù)字化外包公司必須擁有企業(yè)保密乙級(jí)以上資質(zhì),方有權(quán)利參與檔案整理數(shù)字化加工競(jìng)標(biāo)活動(dòng)。

  六、檔案整理工作(含檔案數(shù)字化)的從業(yè)人員,進(jìn)場(chǎng)前需要進(jìn)行政審,無(wú)犯罪記錄,并簽訂《保密協(xié)議》后方可進(jìn)入委托方檔案工作場(chǎng)地。

  七、外包公司檔案從業(yè)人員按接觸文件范圍、涉密程度分核心涉密人員、重要涉密人員和一般涉密人員。核心涉密人員及重要涉密人員需在省市保密局備案。外包公司有責(zé)任對(duì)員工定期進(jìn)行保密培訓(xùn)及考試,每次培訓(xùn)及考試結(jié)果應(yīng)有據(jù)可查。

  八、外包公司檔案加工從業(yè)人員不得將手機(jī)等有攝錄像功能的設(shè)備帶入工作場(chǎng)地。

  九、檔案整理工作中產(chǎn)生的廢紙,待整體工作結(jié)束后,應(yīng)由專(zhuān)人統(tǒng)一用碎紙機(jī)進(jìn)行碎紙?zhí)幚怼?/p>

  十、人事檔案整理數(shù)字化加工涉及個(gè)人信息和隱私。檔案整理工作人員嚴(yán)格要求遵守保密制度,不得私自涂改、泄露、損毀檔案中任何材料。

  十一、檔案數(shù)字化加工過(guò)程中規(guī)定遇委托方帶密級(jí)的文件可不掃描,委托方有特殊要求者除外。

  十二、數(shù)字化外包公司帶入工作場(chǎng)地的所有計(jì)算機(jī)硬盤(pán)均由委托方提供。工作結(jié)束后,所有計(jì)算機(jī)硬盤(pán)拆下來(lái)交委托方保管、使用,所有數(shù)據(jù)導(dǎo)入單位(委托方)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器后,還應(yīng)有備份。

  十三、如外包公司的從業(yè)人員發(fā)生檔案泄密等事故,按情節(jié)輕重,給予當(dāng)事人行政處罰或追究其法律責(zé)任。

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