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整理檔案外包

時(shí)間:2022-06-15 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  自從國家開始大力推行檔案數(shù)字化項(xiàng)目后,社會(huì)中許多企事業(yè)單位都在前前后后地進(jìn)行檔案數(shù)字化,屆時(shí)也有許多的檔案數(shù)字化外包公司出現(xiàn)了,他們擁有專業(yè)的人員與設(shè)備,效率極高,那么當(dāng)我們整理檔案外包出后,會(huì)遇到什么問題呢?

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  一、結(jié)項(xiàng)延時(shí)及超預(yù)算等問題

  實(shí)踐中衡量檔案數(shù)字化項(xiàng)目績效主要通過過程績效和業(yè)務(wù)成果兩個(gè)維度。其中過程績效評價(jià)主要依據(jù)項(xiàng)目能否基于項(xiàng)目預(yù)算及項(xiàng)目工期是否按時(shí)完成。

  經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn),項(xiàng)目保質(zhì)按時(shí)結(jié)項(xiàng)的難點(diǎn)在于項(xiàng)目開展較難兼顧項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度與預(yù)算,重視成果質(zhì)量的項(xiàng)目常存在超時(shí)、超預(yù)算等問題。

  二、組長開展模式有損項(xiàng)目質(zhì)量

  檔案數(shù)字化加工是一項(xiàng)多業(yè)務(wù)、學(xué)科知識的系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。參照調(diào)研訪談結(jié)果可知,由于委托加工檔案類型多樣、需求復(fù)雜、項(xiàng)目組員業(yè)務(wù)能力有限。

  業(yè)務(wù)組員遇到問題常采取咨詢或請組長協(xié)調(diào)的工作模式,逐漸形成了項(xiàng)目組長為項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)的項(xiàng)目開展模式。

  該模式下,項(xiàng)目組長承擔(dān)了項(xiàng)目組內(nèi)、組間及組外的業(yè)務(wù)推進(jìn)及協(xié)調(diào)角色。弊端也是很明顯的,就是在以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)決定項(xiàng)目質(zhì)量,并不是長久科學(xué)的辦法。

  三、項(xiàng)目人員溝通不佳,返工率高

  數(shù)字化成果返工率是衡量檔案數(shù)字化項(xiàng)目績效的重要指標(biāo)。調(diào)研發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目返工率與技能、組織、流程等因素有關(guān)。

  其中流程因素中檔案數(shù)字化加工中項(xiàng)目組、委托方和監(jiān)理方(下稱三方)溝通尤為關(guān)鍵,三方溝通通暢、高效是減少或避免數(shù)字化成果返工的有效保障。

  這些問題也是我們在實(shí)際工作中檢驗(yàn)到的,目前均得到合理的解決,那么在數(shù)字化后需要什么工具輔助管理呢?

  那就是“檔案管理系統(tǒng)”,這是一款可以將檔案管理進(jìn)行數(shù)字化的軟件,提高檔案管理的效率以及質(zhì)量,是檔案館與企事業(yè)單位都在使用的軟件。

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