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學校檔案數(shù)字化公司

時間:2022-08-23 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  學校檔案數(shù)字化公司:在社會進步與發(fā)展過程中,學校教學管理體制也加快了改革步伐,且學校規(guī)模的擴大、招生數(shù)量的增加,極大增加了各項工作量,每天都會形成大量的檔案資料,為檔案收集、整理、分類和管理等工作帶來了巨大的難度。

  在信息化時代,我們應該對傳統(tǒng)檔案管理模式進行創(chuàng)新,將數(shù)字化技術引入檔案管理中,這樣才能讓檔案管理人員工作負擔得到減輕,也讓各環(huán)節(jié)檔案管理工作更加高效進行。因此學校要創(chuàng)造條件促進檔案的數(shù)字化建設,提升檔案管理的規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化要求,確保發(fā)揮出檔案的作用,為學校的進一步發(fā)展打牢基礎。

學校檔案數(shù)字化公司

  學校檔案數(shù)字化公司

  一、學校檔案數(shù)字化建設的意義

  以往學校檔案管理工作主要以人工方式進行,不僅檔案查詢與利用不便,也會浪費大量的人力、物力和財力,容易引起檔案資料的損壞與丟失。而通過檔案數(shù)字化建設,在計算機上存儲檔案,在利用時只需要簡單掃描即可,能快速獲得所需檔案信息。

  同時學校建立檔案數(shù)據(jù)以后,也能夠節(jié)省檔案存儲空間,有利于進行維護,確保檔案資料的完整性與可靠性,并有效共享檔案信息。因此,學校加強檔案數(shù)字化建設具有重要的意義,這樣可以有效減輕檔案管理人員壓力,利用計算機等先進設備管理檔案,可以提升檔案管理的效率,促使學校檔案利用效率得到提升。

  二、學校檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

  第一,學校檔案數(shù)字化建設投入較少,基礎設施設備也不完善。以密集柜為例,仍然為傳統(tǒng)組合鐵皮柜,缺少智能系統(tǒng),不能發(fā)揮出自動定位與監(jiān)控檔案等作用,需要作出更換,學校要提高重視程度,逐步加大投入。

  有的學校運用了檔案管理系統(tǒng),不過僅僅實現(xiàn)了檔案目錄管理電子化,歸檔文件主要是傳統(tǒng)紙質文件,未能真正實現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉換。第二,在檔案數(shù)字化建設過程中,需要將現(xiàn)代信息技術應用到檔案管理中,確保檔案管理工作效率獲得提升。

  現(xiàn)階段學校檔案數(shù)字化建設中缺乏相應的規(guī)章制度,操作標準不夠統(tǒng)一,要想加快檔案數(shù)字化建設步伐,應該結合具體狀況完善制度,讓檔案收集、整理、歸檔及利用等工作有章可循。第三,學校檔案數(shù)字化建設中,對檔案管理人員也有較高要求,需要他們掌握計算機技術、網(wǎng)絡技術和圖片處理技術等,但是現(xiàn)在很少有人能達到這個要求。學校也不注重開展對檔案管理人員的培訓工作,導致他們的專業(yè)素養(yǎng)長時間得不到提升,為學校檔案數(shù)字化建設帶來了阻礙。

  三、學校檔案數(shù)字化建設的策略

 ?。ㄒ唬┰黾淤Y金投入,完善基礎設施。在學校檔案數(shù)字化建設過程中,需要在設備、技術和人才上加大投入力度。學校要結合實際情況,為檔案數(shù)字化建設提供專項經費,這樣有利于完善基礎設施,將先進技術引進來。

  學校檔案管理部門應該用好專項經費,選擇購置性價比最高的數(shù)字化設備,讓現(xiàn)有資金得到充分利用。在學校檔案數(shù)字化建設中,應該配置數(shù)字化辦公設備,結合已有的設備與規(guī)模,購進數(shù)字化智能檔案柜,并考慮到檔案電子系統(tǒng)的需求,升級或配置計算機、掃描儀等基礎設備,同時及時對系統(tǒng)進行優(yōu)化與升級。要考慮到學校檔案高效管理與利用的要求,逐步增加所投入的資金,充分運用各種先進技術,如網(wǎng)絡電子技術與數(shù)據(jù)庫等,讓學校檔案在收集、整理、儲存和利用等各環(huán)節(jié)都實現(xiàn)數(shù)字化。

 ?。ǘ┩晟茩n案數(shù)字化建設制度。建立健全的檔案管理制度,有利于學校檔案數(shù)字化建設高效進行。學校要從實際發(fā)展狀況出發(fā),結合《檔案法》中相關規(guī)定,不斷完善各項規(guī)章制度,明確檔案數(shù)字化操作標準。

  在建立各項規(guī)章制度的時候,應該以實際調查分析為前提,建立起檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度、數(shù)字化查閱利用制度、檔案鑒定及銷毀制度和網(wǎng)絡安全管理制度,且力求各項制度有較強的操作性、規(guī)范性和科學性,能夠讓檔案管理人員得到有效約束。

  檔案管理人員要充分考慮到各項規(guī)章制度的要求,將自身職責履行到位,做好本職工作,且根據(jù)學校檔案數(shù)字化建設的新要求,不斷對規(guī)章制度作出調整,跟上時代發(fā)展腳步,提升各項規(guī)章制度的可操作性與權威性,確保學校檔案管理效率與質量都得到提升。

 ?。ㄈ┙⒔y(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫。為了加快學校檔案數(shù)字化建設步伐,應該盡快打造完善、統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫,這樣才能夠提升學校檔案數(shù)字化管理水平,保證檔案資料價值真正得到體現(xiàn)。從學校檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀來看,很多學校在很大程度上忽視了數(shù)據(jù)管理工作,在檢索查詢、整理編目、系統(tǒng)維護和實體管理等方面,還未能將管理標準統(tǒng)一下來,且學校檔案應用軟件也未能自成一體。

  一些應用程序和學校檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)了脫節(jié)的現(xiàn)象,在文件歸檔上還不夠及時,在面臨檢索需要時,檢索功能不能充分發(fā)揮出來,難以滿足實際要求,這樣學校檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化水平難以得到提升。

  針對這種情況,學校要盡快建立起完整、統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫,積極引進先進的設備與技術,保證數(shù)據(jù)平臺的可靠性與安全性。在選擇應用系統(tǒng)的時候,要采用可以讀取標準的數(shù)據(jù)庫與可以發(fā)揮出多媒體功能的語言平臺,讓學校檔案數(shù)據(jù)庫建設能夠和常規(guī)檔案管理工作有效保障。

  所以,管理人員應當在檔案資料的整合與歸納環(huán)節(jié),有效利用計算機技術,完成檔案資料的存儲與加工任務,確保檔案資料存儲的安全性與可靠性,轉變以往單一化紙質材料的存儲模式,使得檔案服務形式更加豐富,滿足不同應用者的資料利用需求,不僅可以發(fā)揮檔案資料的運用價值,還能大大提高服務水平。

 ?。ǘ﹦?chuàng)新服務理念,逐步向主動型服務理念轉型。

  第一,高校檔案管理人員應當主動參與到高校編史修志工作中,體現(xiàn)檔案資源的作用,也可發(fā)揮自身的價值,可結合檔案中的內容,編輯專題性畫冊抑或是綜合性文本,而后提供給學校其他教研人員,作為學校簡介及招生簡章,展現(xiàn)學校的獨特風采。

  第二,提高檔案管理人員的參與積極性,主動提供檔案利用服務,同時保證服務質量。高校檔案管理人員必須具有正確的發(fā)展理念,并培養(yǎng)全局性意識,在檔案管理過程中不僅要確保信息存儲的安全性,同時還要主動參與到與檔案利用有關的各項活動中,利用信息技術手段,在校園信息網(wǎng)絡平臺上獲取有價值的信息,日常工作中也要捕捉學校近期所發(fā)生的活動,整合為完整的檔案資料,以供日后校內人員進一步利用,從而發(fā)揮其價值,也可為學校領導的決策提供方向上的指引。

  第三,主動為活動組織人員提供原始資料。學校在開展重大活動的過程中,通常都會加強宣傳,宣傳環(huán)節(jié)必然會應用各類檔案資料,所以,檔案管理人員應當主動發(fā)揮自身的作用,履行自身職責,加強與宣傳人員的溝通,及時提供相關的檔案資料,作為有效的參考資料,最終可將其編撰為專題畫冊,展現(xiàn)校園文化。

 ?。ㄈ┓諆热莸膭?chuàng)新,使得內容更具應用價值。檔案管理人員應當發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢,為校內教研人員提供管理、教學以及科研等各方面的檔案利用服務,保證服務質量,在資料編研以及整合的過程中應當確保文字的高度概括性、內容的準確性以及問題的集中性,這樣才能最大程度滿足校內教研人員對于檔案資料的應用需求。

  除此之外,也需對檔案利用服務內容進行創(chuàng)新,特別是在信息技術不斷推行的背景下,有必要將大內容分為電子文件、檔案材料、復印件、圖片視頻、實物檔案以及掃描打印等等,使得內容更加豐富,同時也會加快檔案利用服務內容轉型與創(chuàng)新的步伐。

  四、結束語

  綜上所述,本文主要針對性分析了基于電子政務視角下的高校檔案利用服務創(chuàng)新,主要提出創(chuàng)新服務方式、創(chuàng)新服務理念與創(chuàng)新服務內容,希望筆者的分析可為高校相關檔案管理人員提供借鑒與參考,從而提高檔案服務質量。

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