為加快檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化，進(jìn)一步提高審判工作效率。日前，南寧市興寧區(qū)人民法院訴訟檔案數(shù)字化二期工作已全面啟動(dòng)。近幾年，興寧法院高度重視檔案管理信息化工作，該院黨組書記、多次召開專題會(huì)議對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行研究部署，制定詳細(xì)的《檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施方案》。

　　通過政府采購程序確定興寧檔案數(shù)字化公司，并簽訂保密協(xié)議。為更好地保證檔案數(shù)據(jù)采集的精準(zhǔn)度及有序性，該院派專人監(jiān)督并專門調(diào)配了訴訟檔案數(shù)字化工作辦公室及辦公設(shè)施，并派專人協(xié)助配合，完善工作交接審核流程。

　　現(xiàn)庫存從年建院至今審判訴訟檔案及文書檔案約十萬余卷，庫存檔案為紙質(zhì)檔案，庫存壓力大，管理查閱困難，已不能適應(yīng)目前法院工作及社會(huì)服務(wù)對(duì)檔案管理及應(yīng)用的要求。數(shù)字化的檔案管理模式將給法院的檔案管理工作帶來了巨大的便利性，通過數(shù)字化的檔案管理，可以讓法院工作人員便于查閱各類時(shí)期的檔案內(nèi)容進(jìn)行檢索，給法院審判中的檔案管理賦予新時(shí)代的現(xiàn)代化的管理模式。

　　同時(shí)，數(shù)字化檔案管理將進(jìn)一步充分開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在同一時(shí)間多人共享，助推法院信息化建設(shè)與運(yùn)用躍上新臺(tái)階，為法院審判工作提供更便捷、高效的服務(wù)。據(jù)悉，該院擬投入經(jīng)費(fèi)萬元并采取多項(xiàng)措施，力促檔案數(shù)字化工作全面開展，爭取成為率先完成檔案數(shù)字信息化的單位之一。

　　興寧檔案數(shù)字化公司

　　一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工前整理過程的管理

　　數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)圖像的轉(zhuǎn)換，而這個(gè)轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)是在完整、準(zhǔn)確、清晰的檔案前處理、整理后進(jìn)行的。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的流程：調(diào)卷——整理（編頁、核對(duì)目錄）——分解——掃描——還原裝訂——圖像處理——索引著錄——質(zhì)量檢驗(yàn)——數(shù)字化掛接——電子版刻錄。

　　在工作中，往往會(huì)忽略數(shù)字化加工的前處理過程，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定在掃描之前，根據(jù)檔案的管理情況，按目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、區(qū)分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　由于現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的時(shí)代不同，檔案的紙張、筆跡各不相同，特別是傳統(tǒng)方法歸檔的檔案，分為案卷級(jí)和卷內(nèi)級(jí)，各個(gè)時(shí)期形成的案卷和卷內(nèi)條目的著錄和格式五花八門，行文不統(tǒng)一，有些用語不規(guī)范，頁碼編錯(cuò)等問題很多。所以，數(shù)字化的前準(zhǔn)備就是尤為重要的一項(xiàng)環(huán)節(jié)。

　　因此，首先必須搞清紙質(zhì)檔案現(xiàn)狀，并進(jìn)行整理。筆者認(rèn)為紙質(zhì)檔案的現(xiàn)狀主要包括以下幾個(gè)方面：檔案的產(chǎn)生年代、檔案使用的紙張環(huán)境（包括紙張的厚度和損壞等情況）、檔案使用的筆類（含內(nèi)文書寫的顏色）、檔案的裝訂情況（線、孔、膠水、螺絲及硬、軟封面、內(nèi)文狀況）、檔案的目錄狀況（含目錄與內(nèi)文是否吻合、目錄內(nèi)容是否完整性）、檔案編頁準(zhǔn)確的數(shù)量等方面：因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前，必須分清輕重緩急，在開展鑒定工作以后，根據(jù)館藏檔案重要程度、破損情況、利用需求等，詳實(shí)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施數(shù)字化。以館藏重點(diǎn)檔案、重要全宗的檔案和涉及民生等檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工操作過程管理

　　加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程管理，是確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全的重要保障.檔案數(shù)字化的加工重點(diǎn)在于過程管理，建立一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、保證質(zhì)量、快捷利用的健康數(shù)據(jù)庫，并按照工作崗位的不同給相關(guān)工作人員分配使用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制。

　　筆者以為，紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的管理，首先要從數(shù)字化項(xiàng)目的全程管理人手，主要是對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的準(zhǔn)備、前處理、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、后處理、驗(yàn)收移交等程序階段實(shí)施全過程管理，對(duì)項(xiàng)目的安全、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、進(jìn)度等進(jìn)行有效控制；其次，是數(shù)字化工作中的文檔管理，主要明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中形成文檔的整理、歸檔、移交等管理要求統(tǒng)一進(jìn)庫保管。

　　為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化每個(gè)工作環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行和各個(gè)工作環(huán)節(jié)的順利銜接，我館在紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)管理中按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，制定了一系列紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表，如《檔案數(shù)字化掃描批次表》《檔案數(shù)字化領(lǐng)卷、還卷登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字加工交接登記表》《檔案電子目錄質(zhì)檢登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描驗(yàn)收表》等，這些登記表在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程和數(shù)字化加工管理過程中起了重要的保障作用。

　　數(shù)字化加工完成后，我們應(yīng)及時(shí)將這些登記表整理、匯總、裝訂成冊(cè)，并在此基礎(chǔ)上詳細(xì)編寫檔案或全宗檔案的數(shù)字化加工說明，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、年代、案卷總數(shù)、件數(shù)、總頁數(shù)、存儲(chǔ)方式以及加工中存在的問題及解決方案等，形成一套完整、規(guī)范的資料，保存起來，以備后查。

　　首先紙質(zhì)檔案數(shù)字化若數(shù)字化后的數(shù)據(jù)在驗(yàn)收時(shí)或使用時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，它們也是回查問題、解決問題的最重要的依據(jù)。其次這也是留給后人的文字記錄，是保證檔案數(shù)字化工作前后一致和銜接不同時(shí)期、不同全宗檔案數(shù)字化工作的有效手段。

　　在做好上述環(huán)節(jié)工作的同時(shí)，著重要重視數(shù)字化掃描等環(huán)節(jié)的質(zhì)量問題。

　　嚴(yán)把掃描圖像質(zhì)量關(guān)。在檔案掃描的實(shí)際操作中會(huì)碰到各種問題：

　?。?）漏掃與多掃問題。一是漏掃描檔案文件資料、大圖紙的信息。有的檔案頁面折皺遮字，信息沒有全部掃描出來；二是對(duì)列為不進(jìn)行數(shù)字化處理的對(duì)象進(jìn)行了掃描。

　?。?）大幅面圖像的拼接處理問題。由于機(jī)器的限制，很多大幅面檔案、資料、圖紙無法整頁掃描，只能進(jìn)行分區(qū)掃描，形成的多幅圖像按要求進(jìn)行拼接處理，使之合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的完整性。在掃描過程中，從技術(shù)上完成多幅圖像的拼接處理是完全沒有問題的，但是在掃描加工的實(shí)踐中卻很容易忽視這種情況，影響全文檔案數(shù)據(jù)的未來利用。

　?。?）在選擇掃描分辨率方面，相關(guān)工作人員沒有根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同、采用不同的分辨率，沒有嚴(yán)格按照?qǐng)D像清晰、完整、不影響圖像利用效果的要求進(jìn)行掃描。對(duì)同一卷檔案采用同一種分辨率、同一種模式進(jìn)行掃描，完全不考慮在同一卷檔案中也會(huì)有不同紙質(zhì)質(zhì)量。其產(chǎn)生的后果是，有的幅面比較清晰，有的幅面則清晰度較差。

　　（4）在掃描過程中也會(huì)出現(xiàn)檔案原件頁面上會(huì)有多頁粘貼的情況，遇到這樣的情況時(shí)需要工作人員分次有序掃描，形成完整檔案文件。

　　（5）檔案全文掃描后的劃分關(guān)系到條目與掃描圖像的掛接，工作人員要根據(jù)所輸入的條目，認(rèn)真仔細(xì)的劃分，確保掛接后數(shù)據(jù)與圖像的一致性。

　　嚴(yán)把檔案資料原件還原關(guān)。在數(shù)字化掃描進(jìn)行前我們都要拆卷（件），拆除裝訂物，完成掃描后再重新裝訂起來，按技術(shù)要求，案卷裝訂要保持檔案的原貌。由于檔案案卷的歷史原因和實(shí)際操作的疏忽，致使出現(xiàn)兩種不應(yīng)該出現(xiàn)的狀況：

　　一是發(fā)生漏裝訂部分檔案頁面；二是把屬于本案卷的文件，錯(cuò)裝進(jìn)另一案卷。這些問題的出現(xiàn)勢(shì)必會(huì)使與檔案案卷原貌不相符，以致影響到檔案復(fù)原后的質(zhì)量，因此一定要按照檔案整理的技術(shù)要求，認(rèn)真細(xì)致的做好數(shù)據(jù)檔案的還原裝訂，確保檔案的前后一致性。

　　三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)驗(yàn)收過程管理

　　根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定數(shù)據(jù)驗(yàn)收主要包括：數(shù)據(jù)抽檢、驗(yàn)收指標(biāo)、驗(yàn)收審核、驗(yàn)收登記四個(gè)方面的內(nèi)容。

　　組織嚴(yán)格規(guī)范的數(shù)據(jù)驗(yàn)收，是保證數(shù)字化加工質(zhì)量的重要手段，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會(huì)給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患，要賦予數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)工作人員質(zhì)量檢查任務(wù)，每個(gè)工作人員操作前，要先對(duì)上一環(huán)節(jié)提供的檔案或數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查；檔案掃描員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理質(zhì)量，圖像處理員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理和檔案掃描質(zhì)量，數(shù)據(jù)掛接員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質(zhì)量，質(zhì)檢員負(fù)責(zé)檢查所有環(huán)節(jié)工作質(zhì)量，各班組長負(fù)責(zé)檢查本班組人員工作質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)驗(yàn)收包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量，抽檢的比率是一個(gè)全宗不得低于5%，如出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”；一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上時(shí)，給予驗(yàn)收“通過”，驗(yàn)收結(jié)論必須經(jīng)處室相關(guān)人員、局館領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可有效，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單，數(shù)據(jù)驗(yàn)收過程結(jié)束。

　　四、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果安全管理

　　為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字副本是檔案原件真實(shí)、完整、可靠與可用的復(fù)制件，必須在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中實(shí)施全程安全管理。應(yīng)建立安全管理措施，對(duì)數(shù)字化對(duì)象實(shí)行審批制，采用適合的數(shù)字化技術(shù)，執(zhí)行規(guī)定的質(zhì)量控制程序，準(zhǔn)確制作各個(gè)環(huán)節(jié)并由當(dāng)事責(zé)任人的簽字，數(shù)字化成果按規(guī)范要求移交，確保檔案原件與檔案信息安全。

　　對(duì)進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件，在拆裝、整理、修復(fù)等過程中，應(yīng)遵循最小干預(yù)、保持原貌以及適宜性、相似性與可逆性原則，最大限度減少數(shù)字化轉(zhuǎn)換對(duì)檔案原件可能造成的損傷或形制變化。

　　數(shù)字化檔案離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，就無法生成、傳遞、識(shí)別，為保證數(shù)據(jù)安全，完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

　　備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)，備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)，在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工實(shí)踐過程中會(huì)不斷地涌現(xiàn)新的情況、新的問題、新的技術(shù)，這就要求我們必須不斷加強(qiáng)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的過程管理，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作的順利開展。