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咸陽(yáng)檔案數(shù)字化公司

時(shí)間:2022-08-24 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  咸陽(yáng)檔案數(shù)字化公司:訴訟檔案是國(guó)家重要的專(zhuān)業(yè)檔案,是國(guó)家檔案的重要組成部分,它是法院審判工作的真實(shí)記錄。陜西省三原縣人民法院現(xiàn)有庫(kù)存歷史訴訟檔案7萬(wàn)余卷,約260萬(wàn)頁(yè),數(shù)量巨大,利用率高,社會(huì)需求量大。為了進(jìn)一步提高庫(kù)存訴訟檔案的查詢(xún)利用效率,聯(lián)合咸陽(yáng)檔案數(shù)字化公司開(kāi)始積極開(kāi)展了庫(kù)存歷史檔案數(shù)字化工作。

咸陽(yáng)檔案數(shù)字化公司

  經(jīng)過(guò)9個(gè)多月的掃描、錄入、上傳工作,目前此項(xiàng)工作已全面完成,共數(shù)字化處理歷史訴訟檔案260萬(wàn)頁(yè),實(shí)現(xiàn)了全國(guó)法院內(nèi)部專(zhuān)網(wǎng)調(diào)閱電子卷宗的目標(biāo),落實(shí)了司法便民為民要求,促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化。

  咸陽(yáng)檔案數(shù)字化公司工作開(kāi)展過(guò)程中,該院嚴(yán)格按照最高人民法院辦公廳《關(guān)于推進(jìn)人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》要求,一是委托有保密資質(zhì)的第三方公司對(duì)建院以來(lái)的所有訴訟類(lèi)檔案進(jìn)行規(guī)范整理掃描錄入上網(wǎng)。

  二是嚴(yán)格做好檔案出入庫(kù)交接登記手續(xù),確保掃描前后檔案的完整性、一致性。

  三是對(duì)掃描過(guò)程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督,確保掃描圖像的質(zhì)量和上傳案卷的完整性。

  四是采取技術(shù)手段對(duì)加工設(shè)備與其他網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離,嚴(yán)防泄密事件發(fā)生。五是定期檢查掃描成果及進(jìn)度,對(duì)掃描加工檔案進(jìn)行隨機(jī)抽查,督促工作人員對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改,確保掃描加工檔案的質(zhì)量。

  咸陽(yáng)檔案數(shù)字化公司

  一、術(shù)語(yǔ)和定義

  1、數(shù)字化:用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。

  2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化:采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。

  3、數(shù)字圖像:表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù),由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù),并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。

  4、黑白二值圖像:只有黑白兩級(jí)灰度的數(shù)字圖像。它對(duì)應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

  5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像:以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中,通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

  6、分辨率:?jiǎn)挝婚L(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù),一般用每英時(shí)點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。

  7、失真度:對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后,數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

  8、可懂度:數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

  9、圖像壓縮:清除圖像冗余或圖像近似的任一種過(guò)程,其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。

  二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

  1、基本原則:紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用,使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享,以滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

  2、數(shù)字化對(duì)像的確定原則:應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

  1)符合國(guó)家法律法規(guī)的原則:紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

  2)價(jià)值性原則:屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

  3、基本環(huán)節(jié):紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

  4、過(guò)程管理

  1)應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制,確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全.

  2)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記,并及時(shí)整理、匯總,裝訂成冊(cè),在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

  三、檔案整理

  在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識(shí),確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

  1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

  2拆除裝訂

  3區(qū)分掃描件和非掃描件

  4頁(yè)面修整

  5檔案整理登記

  6裝訂

  四、檔案掃描

  1、掃描方式

  1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái),或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

  2)紙張狀況較差,以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

  2、掃描色彩模式

  1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

  2)頁(yè)面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

  3)頁(yè)面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁(yè)面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。

  4)頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

  3、掃描分辨率

  1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

  2)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí),其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。

  3)需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案,掃描分辨率建議選擇≥200dpi。

  4、掃描登登記

  認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單,登記掃描的頁(yè)數(shù),核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理量填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

  五、圖像處理

  1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

  1)對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí),應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

  2)由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí),應(yīng)重新掃描。

  3)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

  4)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

  5)認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。

  2、糾偏

  對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。

  3、去污

  對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

  4、圖像拼接

  對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個(gè)完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

  5、裁邊處理

  采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲(chǔ)空間。

  六、圖像存儲(chǔ)

  1、存儲(chǔ)格式

  1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇,應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。

  2)提供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)的掃描圖像,也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。

  2、圖像文件的命名

  1)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件,都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào),以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。

  2)多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾,按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。

  七、目錄建庫(kù)

  1、數(shù)據(jù)格式選擇

  目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

  2、檔案著錄

  按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進(jìn)行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

  3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

  采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式,對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

  八、數(shù)據(jù)掛接

  1、匯總掛接

  檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件,可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖象的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等,實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

  2、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

  以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù),將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí),要認(rèn)真核查每一份圖象文件的名稱(chēng)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同,圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致,圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性,建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

  3、認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單,記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù),核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫(xiě)的頁(yè)數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

  九、數(shù)據(jù)驗(yàn)收

  1、數(shù)據(jù)抽檢

  1)以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù),包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

  2)一個(gè)全宗的檔案,數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5%。

  2、驗(yàn)收指標(biāo)

  1)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤碼,或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí),抽檢標(biāo)記為“不合格”。

  2)一個(gè)全宗的檔案,數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上(含95%)時(shí),給予以驗(yàn)收“通過(guò)”。

  合格率:抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%

  3、驗(yàn)收審核

  驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

  4、驗(yàn)收登記

  認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。

  十、數(shù)據(jù)備份

  1、備份范圍

  經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。

  2、備份方式

  為保證數(shù)據(jù)安全,備份載體的選擇應(yīng)多樣化,可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份,并注意異地保存。

  3、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

  備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

  4、備份標(biāo)簽

  數(shù)據(jù)備份后應(yīng)相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽,以便查找和管理。

  5、備份登記

  填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

  十一、數(shù)字化成果管理

  1、應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理,確保其安全、完整和長(zhǎng)期可用。

  2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí),應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí),并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

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