西安市城建檔案數(shù)字化公司：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)開(kāi)始普及，大大提高檔案管理工作效率，同時(shí)推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。在城市建設(shè)檔案管理過(guò)程中，為了使城市建設(shè)管理工作更加規(guī)范和系統(tǒng)化，需要將數(shù)字信息技術(shù)集成到文件管理工作中，將文件管理和數(shù)字建設(shè)有機(jī)地集成在一起，為社會(huì)提供更好的服務(wù)，滿足城市建設(shè)的需要。

　　西安市城建檔案數(shù)字化公司圍繞城市檔案管理中現(xiàn)有的問(wèn)題進(jìn)行分析，并對(duì)如何提高城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議，供大家參考。

　　字化技術(shù)的誕生為城建檔案管理提供了新的發(fā)展機(jī)遇，對(duì)此城建檔案工作者要準(zhǔn)確把握數(shù)字化特征，不斷提升自身專業(yè)水平，從而保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利開(kāi)展，將城建檔案在推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用充分發(fā)揮出來(lái)

　　1、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

　　1.1壓縮了檔案管理體積

　　傳統(tǒng)采用文本記載檔案的形式，需要占據(jù)大量的空間，再加上紙質(zhì)檔案還存在放置、管理等方面的問(wèn)題，從而增加了檔案管理的難度。然而城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)后，通過(guò)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)素質(zhì)信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的匯總，從而壓縮了檔案體積。例如：城建檔案能夠以圖片、音頻、視頻等形式存儲(chǔ)在電子信息中，即便是我們?nèi)粘Ｗ畛Ｓ玫?6GU盤中，依然可以存儲(chǔ)數(shù)以萬(wàn)計(jì)的圖片和海量的檔案信息。

　　1.2.實(shí)現(xiàn)了信息共享

　　在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，需要構(gòu)建一個(gè)完善的管理系統(tǒng)，將城建檔案放入該系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了信息的開(kāi)放和交流，在實(shí)現(xiàn)城建檔案共享的基礎(chǔ)上，保證了資源的流動(dòng)性。并且資源共享是建立在科學(xué)規(guī)范的前提下，從而充分保證了使用者、開(kāi)發(fā)者的信息安全。

　　1.3便于城建檔案分類調(diào)配

　　雖然傳統(tǒng)的城建檔案管理模式的分類非常詳盡，但是鑒于紙質(zhì)檔案的特殊性質(zhì)，采用人工的方式分類耗時(shí)耗力。而城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，只需借助計(jì)算機(jī)技術(shù)在短時(shí)間錄入檔案信息、實(shí)現(xiàn)資源的分類和儲(chǔ)存，省時(shí)省力。并且城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以對(duì)資源進(jìn)行科學(xué)分類，可以根據(jù)不同的方法和類型建立和采集電子數(shù)據(jù)庫(kù)，提升城建檔案管理水平。

　　2、城建檔案管理數(shù)字化工作存在的問(wèn)題

　　2.1對(duì)城建檔案管理信息化的認(rèn)知不足

　　對(duì)于將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，很多人就簡(jiǎn)單的理解為將紙質(zhì)版檔案的資料運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)化為電子版資料，還有城市對(duì)城建檔案的數(shù)字化工作重視程度明顯不足，缺乏頂層的設(shè)計(jì)規(guī)劃。這些認(rèn)識(shí)上的不足問(wèn)題，使得目前的城建檔案數(shù)字化管理工作出現(xiàn)層次深淺不一的局面，仍停留在以往的對(duì)城建檔案管理的模式之下。

　　因而，對(duì)城建檔案管理方法的科學(xué)性有待挖掘。與此同時(shí)，對(duì)于檔案工作中的安全意識(shí)也有待提升，城市建設(shè)的資料信息有些屬于保密范疇，在進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程中，需要防止重要信息泄露的問(wèn)題。

　　2.2數(shù)據(jù)查詢服務(wù)有待進(jìn)一步完善

　　在城建檔案數(shù)字化管理內(nèi)容中，方便對(duì)數(shù)據(jù)的查詢服務(wù)也是一項(xiàng)重要內(nèi)容，科學(xué)完善的數(shù)據(jù)查詢服務(wù)體現(xiàn)著該城市城建檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)水平。目前來(lái)說(shuō)，很多城市的城建檔案數(shù)字化的作用大多停留在部門內(nèi)部，對(duì)更多有需要的部門與個(gè)人的開(kāi)放程度不足，由此對(duì)檔案數(shù)字化的利用程度也有限，這些都限制了檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)的功能和作用。需要在以后的工作中，加強(qiáng)對(duì)城建檔案數(shù)字化平臺(tái)的使用和推廣，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)。

　　2.3檔案管理者的綜合素質(zhì)有待提升

　　目前，城建黨案數(shù)字化管理工作仍處在初級(jí)階段，很多部門的缺少專門對(duì)檔案數(shù)字化管理的負(fù)責(zé)人員。檔案數(shù)字化管理員大多采用將原有從事檔案管理工作的工作人員直接轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)，這種方式則需要政府部門針對(duì)這些人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)。

　　只有這些人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的方式方法有了清晰的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)上，才有可能做好城建檔案的數(shù)字化管理工作。除了培訓(xùn)原有檔案管理工作人員外，建設(shè)一支專業(yè)的、高水平的檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍同樣是十分必要的。

　　3、推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的策略探討

　　3.1構(gòu)建數(shù)字化的城建檔案

　　將紙質(zhì)的城建檔案變成數(shù)字化城建檔案是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化的前提條件，因此必須做好城建檔案的數(shù)字化工作。在把數(shù)量龐大的紙質(zhì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化的工作中，首先必須對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，以城建檔案的類型為依據(jù)進(jìn)行劃分，并根據(jù)實(shí)際情況安排數(shù)字化工作。

　　從而確保在紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)遺漏和歸檔混亂等問(wèn)題，影響城建檔案后期的管理。另外，在城建檔案數(shù)字化的過(guò)程中還必須注意標(biāo)準(zhǔn)化的問(wèn)題，建立統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行統(tǒng)一管理和資源共享的關(guān)鍵步驟，必須參照具體的規(guī)范操作文件來(lái)進(jìn)行數(shù)字化工作，從而確保得到的數(shù)字化城建檔案能夠合乎相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，為后期的管理和利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　3.2構(gòu)建城建檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

　?。?）建立信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。通過(guò)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系將城建檔案的采集、整理、安全保障、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)納入其中，從而構(gòu)建起數(shù)字化城建檔案的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)。（2）建立城建檔案數(shù)字化管理規(guī)范。通過(guò)數(shù)字化管理規(guī)范將數(shù)字化城建檔案的接收、管理細(xì)則進(jìn)行明確的規(guī)定，為城建檔案的管理和共享奠定基礎(chǔ)。將在紙質(zhì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)所采用的格式、大小、命名規(guī)范等進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，從而為后期的匯總和管理提供便利。

　　3.3構(gòu)建城建檔案管理信息系統(tǒng)

　　城建檔案管理信息系統(tǒng)是數(shù)字化城建檔案管理的重要工具和平臺(tái)，離開(kāi)了城建檔案管理信息系統(tǒng)軟件，管理人員的管理工作就無(wú)法有效地進(jìn)行下去，城建檔案的共享和利用渠道就會(huì)被堵塞。因此，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)該選擇專業(yè)的公司開(kāi)發(fā)適合的城建檔案管理信息系統(tǒng)軟件。在信息系統(tǒng)建設(shè)中要特別注重信息安全的問(wèn)題，在眾多的安全問(wèn)題中，數(shù)據(jù)泄露和數(shù)據(jù)損壞是重中之重。通過(guò)信息加密、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制以及數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段來(lái)保障數(shù)字城建檔案的安全，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露和數(shù)據(jù)損壞、丟失等安全問(wèn)題。

　　3.4加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

　　要順利完成任何工作，必須依靠專業(yè)技術(shù)人員作為工程準(zhǔn)備金和基礎(chǔ)。隨著城市建設(shè)的加快，城市建設(shè)記錄管理數(shù)字化建設(shè)的具體標(biāo)準(zhǔn)也在發(fā)生變化。尤其是隨著大量新設(shè)備的不斷引進(jìn)，需要專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)的支持的必要性進(jìn)一步增加。

　　作為專業(yè)存檔管理員，您必須具備全面的業(yè)務(wù)能力，才能全面了解城市建設(shè)文件的數(shù)字化構(gòu)建、了解如何有效地處理信息，以及妥善處理多媒體知識(shí)和其他信息。面對(duì)這種情況，關(guān)系部門必須穩(wěn)步引進(jìn)這方面的年輕人才，培養(yǎng)適合時(shí)代發(fā)展，充分掌握城市建設(shè)記錄管理數(shù)字化建設(shè)的工人，才能改變城市建設(shè)記錄管理專業(yè)技術(shù)人員不足的情況。

　　與此同時(shí)，現(xiàn)有的城市建設(shè)文件管理數(shù)字建設(shè)經(jīng)理也不能放松，要始終保持掌握新技術(shù)的心態(tài)，不斷增強(qiáng)自己的專業(yè)技能和對(duì)文件管理的熱情。要更好地建設(shè)城市建設(shè)檔案管理，不僅要靠幾個(gè)人的努力，還要全體員工具備專業(yè)知識(shí)和全面的專業(yè)技能，組成一個(gè)具備全面素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)的團(tuán)隊(duì)，共同開(kāi)展城市建設(shè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，為城市建設(shè)增添一股力量。

　　城建檔案是對(duì)城市發(fā)展和各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是城市長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、建設(shè)管理、改造以及維護(hù)的重要依據(jù)，在城市建設(shè)方面發(fā)揮著巨大的參考和保存價(jià)值。當(dāng)前電子信息技術(shù)發(fā)展速度飛速，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和智能手機(jī)的普及與應(yīng)用，不僅改變了人們的工作模式，也讓傳統(tǒng)城建檔案管理方式發(fā)生了新變化。實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，是提升城建檔案管理水平的有效路徑。

　　西安市城建檔案數(shù)字化公司檔案管理系統(tǒng)功能概述

　　西安城建檔案管理系統(tǒng)：用于各單位管理本單位相關(guān)檔案而開(kāi)發(fā)，分為檔案整編、庫(kù)存檔案、檔案查詢、檔案利用、統(tǒng)計(jì)分析、系統(tǒng)管理、備份管理等模塊，可實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目、工程、案卷、文件及電子文件的統(tǒng)計(jì)分析管理功能。同時(shí)可實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)常用信息的管理如用戶、角色、分類大綱、移交目錄等。

　　1、登錄

　　用戶根據(jù)用戶名及密碼進(jìn)行系統(tǒng)登錄。

　　2、系統(tǒng)首頁(yè)

　　系統(tǒng)首頁(yè)可顯示出已存在系統(tǒng)中的項(xiàng)目、工程、案卷、文件數(shù)量，使系統(tǒng)使用者可直觀查看到系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。

　　3、檔案整編

　　在輸入框輸入需要查詢的項(xiàng)目名稱，點(diǎn)擊查詢按鈕，可查詢具體需要查看的項(xiàng)目。

　　4、庫(kù)存檔案

　　對(duì)已入庫(kù)檔案進(jìn)行管理，可在庫(kù)存檔案中進(jìn)行項(xiàng)目、工程信息的修改及案卷、文件的添加和修改操作，以方便對(duì)已入庫(kù)檔案的管理。

　　5、檔案查詢

　　項(xiàng)目查詢可實(shí)現(xiàn)在輸入框輸入項(xiàng)目名稱或項(xiàng)目名稱連續(xù)關(guān)鍵字進(jìn)行項(xiàng)目信息查詢。

　　6、檔案利用

　　利用登記中查詢可根據(jù)查檔人、查檔單位、證件編號(hào)進(jìn)行信息查詢。

　　7、檔案統(tǒng)計(jì)

　　館藏統(tǒng)計(jì)可根據(jù)不同條件統(tǒng)計(jì)出館藏案卷、文件、電子文件的數(shù)量及相關(guān)圖標(biāo)，方便客戶統(tǒng)計(jì)利用。統(tǒng)計(jì)方式有年度統(tǒng)計(jì)、季度統(tǒng)計(jì)、月度統(tǒng)計(jì)。時(shí)間類型可選擇立卷時(shí)間、登記時(shí)間、起始時(shí)間等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，同時(shí)可指定具體時(shí)間段。

　　8、系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)管理的功能主要實(shí)現(xiàn)了檔案館工作人員可通過(guò)系統(tǒng)管理對(duì)系統(tǒng)內(nèi)常用資料進(jìn)行配置，如新建用戶、分配權(quán)限、管理移交目錄及分類大綱等操作。

　　9、備份管理

　　系統(tǒng)默認(rèn)會(huì)每天定時(shí)自動(dòng)備份數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)用戶可通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)備份功能進(jìn)行手動(dòng)臨時(shí)備份操作。

　　滿足各行業(yè)用戶對(duì)城建檔案的管理。

　　西安市城建檔案數(shù)字化公司是以智慧檔案系統(tǒng)研發(fā)，智慧檔案館一體化建設(shè)（設(shè)計(jì)、實(shí)施、運(yùn)維）、檔案業(yè)務(wù)咨詢、數(shù)據(jù)挖掘分析服務(wù)、檔案數(shù)據(jù)采集等為一體的專業(yè)服務(wù)商，為用戶提供自動(dòng)化、數(shù)字化、智能化檔案服務(wù)及規(guī)范化體系建設(shè)。