數(shù)字化的時(shí)代已經(jīng)悄然來臨了，許多輕松的工作手段，更多的新型技術(shù)已經(jīng)融入到我們的生活，那作為檔案工作高效的管理方式，“檔案數(shù)字化”你知道多少呢？今天汕尾檔案數(shù)字化公司就給大家介紹一下。

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)相繼的發(fā)展，數(shù)字化的趨勢(shì)已經(jīng)遏制不住了，未來也會(huì)向數(shù)字化發(fā)展，更多的工作方式更多的也會(huì)與數(shù)字化技術(shù)相關(guān)，因?yàn)樵?990年托夫勒出版的《權(quán)利的轉(zhuǎn)移》一書中說到“未來的差距，是體現(xiàn)在對(duì)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用上的”所以數(shù)字化技術(shù)是方向。

　　汕尾檔案數(shù)字化公司進(jìn)行檔案數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件資料和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成的具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料相比，數(shù)字化檔案資料具有節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間、緩解檔案原件頻繁使用磨損、提高信息檢索速度、加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)和利用等方面的優(yōu)勢(shì)。

　　近年來，檔案數(shù)字化工作在黨政機(jī)關(guān)推進(jìn)較快，在發(fā)揮積極作用的同時(shí)，也暴露出管理上的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。保密行政管理部門在案件查處工作中發(fā)現(xiàn)，部分機(jī)關(guān)單位在檔案數(shù)字化工作中違反保密法律法規(guī)規(guī)定操作，導(dǎo)致失泄密案件時(shí)有發(fā)生。

　　檔案數(shù)字化工作中常見的失泄密環(huán)節(jié)

　　檔案數(shù)字化工作按流程可以分為生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用4個(gè)環(huán)節(jié)，其中存在很多共性的失泄密隱患。

　　檔案數(shù)字化泄密案件反映出的問題

　　一是檔案數(shù)字化工作人員缺乏基本的保密意識(shí)和常識(shí)，檔案管理部門認(rèn)為外包公司具備保密資質(zhì)且只是暫時(shí)參與相關(guān)工作，僅對(duì)原始檔案資料進(jìn)行掃描歸檔不會(huì)出保密問題，未按要求對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行保密教育和提醒；外包公司人員則管理松懈，以追求利益最大化為目標(biāo)。

　　甲乙雙方思想上的麻痹大意，直接為最終的泄密埋下隱患。二是認(rèn)知偏差，數(shù)字化檔案資料是以二進(jìn)制代碼的形式存儲(chǔ)在信息載體的，具有形式虛擬的特點(diǎn)，同時(shí)，復(fù)制和傳播數(shù)字化檔案資料簡(jiǎn)單便捷，而且進(jìn)程容易在計(jì)算機(jī)技術(shù)的“掩護(hù)”下清除痕跡，有的檔案部門工作人員錯(cuò)誤地以為電子版的檔案資料可以隨便復(fù)制、共享使用，便“監(jiān)守自盜”，造成國(guó)家秘密知悉范圍擴(kuò)大，最終導(dǎo)致泄密。

　　檔案數(shù)字化工作一般外包給專業(yè)公司進(jìn)行，有的檔案管理部門沒有對(duì)有關(guān)公司資質(zhì)、人員等信息進(jìn)行審查，當(dāng)起了“甩手掌柜”，既不規(guī)定數(shù)字化工作的場(chǎng)所，也不派專人或采取安裝攝像頭等技術(shù)手段對(duì)數(shù)字化過程進(jìn)行全程監(jiān)管，甚至對(duì)相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備也不進(jìn)行安全檢查，使國(guó)家秘密處于危險(xiǎn)境地，隨時(shí)可能失控，自認(rèn)為“高枕無憂”，實(shí)則“危機(jī)四伏”。

　　一是檔案數(shù)字化過程中對(duì)于原始檔案的管理，出庫和入庫、拆封和復(fù)原等環(huán)節(jié)沒有交接手續(xù)，也不逐卷核對(duì)是否一一對(duì)應(yīng)，不僅會(huì)給“有心之人”提供可乘之機(jī)，也不利于數(shù)字化效率的提升。二是完成數(shù)字化的檔案資料在使用過程中，有的人隨意復(fù)制和打印，缺乏完善的后臺(tái)管理機(jī)制，沒有建立相關(guān)臺(tái)賬，出事后做不到對(duì)數(shù)字化檔案的操作“有跡可循”，為違規(guī)和泄密行為留下實(shí)施空間。

　　對(duì)加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密管理的警示

　　檔案數(shù)字化工作中暴露出來的保密問題本質(zhì)上是人的問題，只有使有關(guān)人員主觀上認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化涉及保密工作的重要性、掌握并踐行保密工作的知識(shí)和技能，才能為檔案數(shù)字化工作中扎緊保密的籠子、確保國(guó)家秘密安全奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育和技能培訓(xùn)，重點(diǎn)從檔案數(shù)字化的重要性、常見的失泄密情形、保密管理要求等方面，結(jié)合生動(dòng)的案例開展教育培訓(xùn)，確保相關(guān)工作人員樹立強(qiáng)烈的保密意識(shí)，掌握基本的保密常識(shí)。

　　一是要按照國(guó)家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，慎重選擇外包公司開展數(shù)字化工作，涉及涉密檔案資料的數(shù)字化必須在專門場(chǎng)所進(jìn)行，加工場(chǎng)所要安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專人全程監(jiān)管。

　　對(duì)于掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備也要做好技術(shù)防范工作。二是對(duì)存儲(chǔ)涉密數(shù)字化檔案資料的計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備采取物理隔離措施，并嚴(yán)格看管，禁止接入互聯(lián)網(wǎng)。三是對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，參與涉密檔案數(shù)字化工作的人員還須具備涉密背景。對(duì)相關(guān)人員承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的具體安排要嚴(yán)格記錄在案，確保監(jiān)管的可追蹤性。

　　一是檔案數(shù)字化工作中要做好交接手續(xù)，嚴(yán)格清點(diǎn)相關(guān)文件資料，確保不丟件、不錯(cuò)件。加工完成的數(shù)字化檔案資料要認(rèn)真整理、登記后及時(shí)存入專用存儲(chǔ)設(shè)備中。二是存儲(chǔ)數(shù)字化檔案的信息存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)要建立完善的后臺(tái)管理機(jī)制，相關(guān)數(shù)字化資料的查閱、復(fù)制、打印等操作要有記錄，做到“有據(jù)可查”。

　　尤其是對(duì)于存儲(chǔ)涉密數(shù)字化檔案資料的存儲(chǔ)設(shè)備要專機(jī)專用，禁止移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)隨意插入，定期檢查，數(shù)據(jù)的調(diào)取使用要嚴(yán)格履行審批流程，確保數(shù)據(jù)安全。三是要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格區(qū)分?jǐn)?shù)字檔案涉密與非密，并定期進(jìn)行檢查。同時(shí)，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)制度，做好相關(guān)數(shù)字檔案的備份工作。