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淄博檔案整理服務公司:2021年以來,淄博市打造標準化、規(guī)范化、數(shù)字化、全員化全流程檔案整理管理新模式,被評為山東省檔案工作業(yè)務建設示范單位。
推進標準化建設,檔案基礎設施提檔升級。成立以檢察長任組長的檔案管理新模式創(chuàng)建領導小組,定期研究解決創(chuàng)建過程中的問題,協(xié)調(diào)各項工作任務落實,為創(chuàng)新提供堅強的組織保障。投資130余萬元,在基礎設施、軟硬件、檔案信息化建設等方面進行全面提升,在達到防火、防腐蝕等“九防”的檔案庫房標準化建設要求基礎上,通過外出學習先進檔案管理理念,提升工作標桿,做到“人無我有、人有我優(yōu)”。
加強規(guī)范化管理,檔案運轉(zhuǎn)實現(xiàn)全過程覆蓋。檔案入庫前,對其完整性、準確性進行檢查,對出現(xiàn)問題的檔案,如整理不規(guī)范、填寫錯誤等,登記后及時退還承辦人進行改正;檔案入庫時,按庫房分類位置進行存放,確保存放規(guī)范,便于后期的清查和使用;檔案入庫后,切實加強對檔案的保管、保密工作,做好庫房清潔,及時檢查信息錄入、保存情況。做好檔案的利用工作,對借閱的檔案按規(guī)定進行登記簽字,并要求借閱人填寫利用效果登記表。
在各部門設1名檔案聯(lián)絡員,聯(lián)絡員針對歸檔案卷及文件進行系統(tǒng)檢查,確保達到數(shù)字化掃描的規(guī)范后方可移交檔案室。將檔案工作納入部門測評和檢察官業(yè)績考評,按照獎優(yōu)罰劣的原則組織實施。
注重數(shù)字化賦能,深度應用檔案管理系統(tǒng)。對庫存訴訟檔案、文書等130萬余頁紙質(zhì)檔案全部實現(xiàn)數(shù)字化,類目完整、索引齊全、專題詳細,同時,定期對新增檔案進行掃描錄入。檔案員做到熟練掌握檔案系統(tǒng)的應用,通過系統(tǒng)進行檔案的查找,減少不必要的檔案翻閱,有利于保護紙質(zhì)檔案。
在制作檢察宣傳片、調(diào)閱相關(guān)歷史資料時方便快捷,提升工作效率。淄博市檔案館專家組在實地考察時認為,該院檔案管理軟硬件設施配備齊全、檔案創(chuàng)新工作推廣價值高,對該院檔案管理工作給予充分肯定。
實施全員化工程,鍛造過硬檔案隊伍。開展常態(tài)化案件清查活動,通過案件歸檔清理活動,進一步規(guī)范檔案的整理工作,確保當年案件應歸盡歸。組織檔案專業(yè)化培訓,對在整理過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題進行講解說明,提升歸檔案卷質(zhì)量;對具體負責案卷整理人員進行培訓,分批次到檔案室進行業(yè)務跟班學習,提升專業(yè)能力、法治意識和保密意識。建章立制確保制度化運行,創(chuàng)新出臺《新進干警檔案輪訓制度》,加深干警對檔案工作的了解、熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定,做到人人懂檔案。
淄博檔案整理服務公司就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務活動?!稒C關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用”。
按照上述原則,淄博檔案整理服務公司檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號與編目等五個步驟。
組件(卷)
檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。
在件的構(gòu)成中,對于照片、錄音、錄像、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。
組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設項目、設備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。
分類
分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機體系。
文書檔案一般采用年度、機構(gòu)(問題)、保管期限分類項進行復式分類,如:年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)(問題)三級分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可采用兩級分類,如:年度—保管期限分類法。
照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。
排列
排列是在分類方案最低一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi),按時間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設項目類檔案可按照課題研究、項目建設工作順序排列,設備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。
編號
檔案編號是對分類排列后的檔案編制檔號。檔號是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合,能夠反映檔案的基本屬性,指示檔案在全宗中的位置。
以件為單位整理檔案,按照年度—機構(gòu)(問題)—保管期限進行分類的,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—檔案門類代碼·年度—機構(gòu)(問題)—保管期限—件號。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號為:Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。
采用“年度—保管期限”進行分類的,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案,去掉機構(gòu)(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。
以卷為單位整理的檔案,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—目錄號(類別號、項目號)—案卷號—件、頁(張)號,比如,Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。
編目
編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號順序,逐卷、逐件開展。
每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計算機檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的,項目內(nèi)容應直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。
雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實現(xiàn)檔案資源的融合管理。