鐘祥市檔案整理服務(wù)公司：社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過(guò)程中，從而推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。鐘祥市檔案整理服務(wù)公司檔案整理步驟包括收集、組件、分類(lèi)、排列、編件號(hào)、編頁(yè)碼、填寫(xiě)歸檔章、填寫(xiě)備考表并裝盒、編目、裝訂、入庫(kù)排架等幾個(gè)步驟。檔案整理就是對(duì)零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列和編目,以達(dá)到系統(tǒng)化、有序化的過(guò)程。

　　檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與科室利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專(zhuān)指、廣泛之間的矛盾。維護(hù)完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。

　　維護(hù)安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；二是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。

　　鐘祥市檔案整理服務(wù)公司

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和編目，使之有序化的過(guò)程。

　?。ㄒ唬n案整理的類(lèi)型檔案整理可以分為三種類(lèi)型：系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整和全過(guò)程整理。

　　（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟

　　檔案整理的內(nèi)容，包括系統(tǒng)化和編目?jī)刹糠?。檔案整理工作的主要步驟有：區(qū)分全宗-全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)--立卷（組件）--案卷（件）的排列--檔號(hào)的編制--案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。

　?。ㄈn案整理的原則

　　按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用。所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。

　　二、全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。全宗的基本含義有三方面：全宗是一個(gè)有機(jī)整體；全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的；全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。

　　（二）立檔單位及其構(gòu)成條件

　　立檔單位，又稱(chēng)全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個(gè)人。立檔單位的構(gòu)成條件：可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。

　?。ㄈ┝n單位變化對(duì)全宗劃分的影響

　　１、政權(quán)更迭的全宗處理；

　?。病⒘n單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理；

　　３、立檔單位其他變化情況的全宗處理。

　?。ㄋ模┤诘难a(bǔ)充形式

　　全宗的補(bǔ)充形式。主要有：聯(lián)合全宗；匯集全宗；檔案匯集。

　?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。

　　三、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)

　?。ㄒ唬┓诸?lèi)的基本要求客觀性；邏輯性；可操作性。

　?。ǘ┓诸?lèi)方法

　　檔案分類(lèi)法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，歸納起來(lái)有按來(lái)源分類(lèi)、按時(shí)間分類(lèi)、按內(nèi)容分類(lèi)和按形式分類(lèi)等類(lèi)型。

　　（三）分類(lèi)方案的編制

　?。薄C(jī)關(guān)全宗分類(lèi)方案的編制機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案中，第一層次的分類(lèi)一般采用門(mén)類(lèi)分類(lèi)法，將全部檔案分為文書(shū)類(lèi)、業(yè)務(wù)（專(zhuān)門(mén)）類(lèi)、科技類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)、特殊載體類(lèi)等類(lèi)目，每個(gè)一級(jí)類(lèi)目再根據(jù)其檔案的特點(diǎn)，劃分二、三級(jí)類(lèi)目。

　?。?、企業(yè)全宗分類(lèi)方案的編制

　　工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)一般設(shè)置十個(gè)一級(jí)類(lèi)目，即黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、干部職工檔案類(lèi)。

　　四、檔號(hào)和目錄的編制

　　（一）檔號(hào)編制原則

　　檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則：唯一性原則；合理性原則；穩(wěn)定性原則；擴(kuò)充性原則；簡(jiǎn)單性原則。

　?。ǘn號(hào)的結(jié)構(gòu)

　　分為三種：第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-類(lèi)別號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。第三種結(jié)構(gòu)為：類(lèi)別號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)。

　　（三）檔號(hào)的編制方法

　　全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類(lèi)別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、件號(hào)、頁(yè)（張）號(hào)的編制方法。

　　（四）目錄的編制編制目錄是整理工作的最后一步。立卷整理應(yīng)編制案卷目錄，組件整理應(yīng)編制歸檔文件目錄。