岳陽(yáng)檔案整理服務(wù)公司：為進(jìn)一步提高檔案管理水平，確保檔案資料得到安全保管、合理保存和有效利用，更好地為檔案管理工作提供便利。近日，民樂縣六壩林場(chǎng)積極開展檔案整理工作，場(chǎng)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案整理工作，并將歸檔文件材料整理工作列入近期工作重點(diǎn)，明確具體負(fù)責(zé)人，并配專人配合檔案室工作，做到專人負(fù)責(zé)、組織到位，確保檔案整理工作按時(shí)按質(zhì)按量高效完成。

　　整理工作嚴(yán)格按照檔案分類相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)展開，對(duì)每一份材料進(jìn)行認(rèn)真分析，根據(jù)歸檔文件材料的保存價(jià)值，分別確定保管期限，逐一進(jìn)行分類整理、裝訂成冊(cè)、編號(hào)歸檔，做到陳列規(guī)范，方便查找。

　　目前，民樂縣六壩林場(chǎng)已階段性完成檔案整理工作，將進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，探索推進(jìn)檔案信息化管理，逐步建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式，促進(jìn)場(chǎng)部檔案管理現(xiàn)代化。

　　岳陽(yáng)檔案整理服務(wù)公司以“件”為單位進(jìn)行文書檔案整理，是對(duì)以“卷”為單位整理檔案工作的延續(xù)，以“件”為單位整理的前提是適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要。

　　件，是指因某一事由而直接形成的單份文件的計(jì)量單位，它有以下特點(diǎn)：

　　形成是自然的；

　　形式是單個(gè)獨(dú)立成冊(cè)的（實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)體現(xiàn)為一條目錄）；

　　效用是獨(dú)立可用的；

　　是文件歸檔時(shí)的基本保管單位；

　　01、按“件”裝訂

　　一般情況以自然形成的每份文件，為一件。

　　特殊情況

　　正文與定稿，為一件；原件與復(fù)制件，為一件

　　正文與附件，為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，為一件

　　式樣相同、內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的未裝訂成冊(cè)的各種表、單（如每周安排、統(tǒng)計(jì)表、介紹信等），可以裝訂在一起作為一件

　　正文與文件處理單，為一件

　　正文與發(fā)文稿紙，為一件

　　來文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函），原則上各為一件，也可合為一件；

　　會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要，原則上各為一件；

　　一次會(huì)議形成的會(huì)議通知、與會(huì)名單、會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話新聞報(bào)道稿等文件各為一件；

　　歸檔前已自然成本（冊(cè)）的會(huì)議記錄本、各種簿冊(cè)（名冊(cè)、圖冊(cè)等），按其固有的裝訂方式，每本（冊(cè)）各為一件；

　　重要文件須保留歷次修改稿的，正文與歷次修改稿各為一件

　　裝訂前調(diào)整

　　整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫字跡等。

　　裝訂前的整修內(nèi)容主要有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物、大紙張折疊。

　　裝訂順序

　　正本在前，定稿在后；

　　正文在前，附件在后；

　　原件在前，復(fù)制件在后；

　　轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

　　復(fù)文在前，來文在后；

　　中文版本在前，其它文種版本在后；

　　發(fā)文稿紙?jiān)谇?，正文在后?/p>

　　文件處理單在前，正文在后；

　　02、分類

　　按年度分類：

　?。?）以每年1月1日至12月31日為一個(gè)自然年度

　?。?）跨年度形成文件的處理；

　　請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年；

　　規(guī)劃放在針對(duì)的第一年；

　　總結(jié)、決算、報(bào)表，放在針對(duì)的最后一年；

　　會(huì)議文件，放在開幕年；

　　一兩個(gè)內(nèi)容文件，歸入主要內(nèi)容針對(duì)的年度；

　　按組織機(jī)構(gòu)分類：

　　（1）按單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將歸檔文件分類，組織機(jī)構(gòu)按黨、政、工、團(tuán)順序排列，綜合性機(jī)構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后。

　?。?）跨部門形成文件的處理

　　業(yè)務(wù)部門起草單位名義發(fā)文，歸綜合部門一聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門；

　　單位名義召開綜合性會(huì)議文件，歸綜合部門；

　　參加上級(jí)會(huì)議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門；

　　領(lǐng)導(dǎo)人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門或企業(yè)；

　　03、排列

　　歸檔文件分類后，遵循“事由原則”為主，參考時(shí)間和重要程度等因素進(jìn)行排列。

　?、俨煌９芷谙薜奈募璺謩e排列。

　　②不同機(jī)構(gòu)（問題）的文件，按分類方案設(shè)置的機(jī)構(gòu)（問題）序列排列。

　　同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　事由之間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。

　　會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。

　　④因故未及時(shí)歸檔的零散文件，在整理時(shí)可以排在文件形成年度的相應(yīng)保管期限最后，并在備考表中說明。

　　04、編號(hào)

　　05、編目（歸檔文件目錄）

　　依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

　　它是檔案保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的基本條件。

　　06、裝盒

　　將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，數(shù)量適度并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。

　　注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi)；同一年度、同一保管期限但不同機(jī)構(gòu)（問題）的歸檔文件可放入同一盒中；

　　07、排架

　　歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實(shí)體管理。

　　一般先按保管期限、再按年度、機(jī)構(gòu)或問題排列，具體排列順序根據(jù)分類方案。