揚州檔案整理服務(wù)公司：為確保行政許可檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，做到許可信息查詢便捷高效，近期，揚州行政審批服務(wù)局利用工作業(yè)余時間開展了社會事務(wù)方面的行政許可檔案整理清零工作，以檔案整理為契機倒逼社會事務(wù)等方面的業(yè)務(wù)流程再優(yōu)化、服務(wù)質(zhì)量再提高、工作落實再細致，同時為行政許可檔案的“即批即整”奠定了堅實基礎(chǔ)。

　　樹立一盤棋思想團結(jié)合作齊動員

　　揚州行政審批服務(wù)局認(rèn)真貫徹落實對檔案整理工作的部署和要求，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的把檔案整理工作做實做細做好。先由經(jīng)辦人自查自糾，再由股室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)兩道關(guān)口，充分發(fā)揮團隊力量，分工協(xié)作；對不完整不規(guī)范的材料責(zé)令重新整改補充，確保審批材料健全完善、收集齊全、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　依法依規(guī)科學(xué)立卷編目準(zhǔn)確便捷規(guī)范

　　縣行政審批服務(wù)局嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國行政許可法》、《山東省行政許可檔案管理辦法》等法律法規(guī)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)整理歸類。認(rèn)真填寫卷宗封面、編寫案卷號，按目錄順序整理成冊，每一個環(huán)節(jié)細致嚴(yán)謹(jǐn)，確保檔案整理收集全面、分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范、編目科學(xué)、裝訂美觀；按照事項許可時間，采用“一事一表”的方式，對每項業(yè)務(wù)進行分類統(tǒng)計，詳細記錄許可信息（單位名稱、法定代表人、統(tǒng)一信用代碼、聯(lián)系方式等），做到一案一卷，一卷一號，做到審批信息可追溯，查詢更便捷、更高效。

　　揚州檔案整理服務(wù)公司制度及流程

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

　　四、職責(zé)

　　1、行政人事部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門的相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

　　4、各部門負(fù)責(zé)人

　　1）負(fù)責(zé)對部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制本部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標(biāo)識

　　各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。

　　c)檔案資料的日常管理：

　　⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

　?、莆募?、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便

　　檢索利用。

　?、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排列

　　放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，

　　不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

　?、茩n案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；

　?、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

　?、冉铏n人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

　　e)檔案銷毀

　?、艑σ咽ダ脙r值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　?、殴緦ν獍l(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　?、乒臼盏降墓模缯毮懿块T發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

　?、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

　?、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　?、芍匾臅h材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

　?、史从彻局饕毮芑顒拥膱蟾?、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

　?、瘫竟九c有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　?、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧?、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　?、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　?、型獬龉珓?wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　?、沿攧?wù)檔案資料；

　?、腋鞣N實物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　?、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　?、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存

　　檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息。