電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.tpiin.com
郵 箱:zboao@qq.com
紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,遼寧紙制檔案數(shù)字化公司將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量管理研究
隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,大數(shù)據(jù)時(shí)代悄然而至,很多行業(yè)已經(jīng)使用信息化的技術(shù)和設(shè)備,人們的生活、工作和學(xué)習(xí)也受到了數(shù)字化變革帶來的影響,一部分紙質(zhì)版的資料和檔案也逐漸由電子版替代。
二十一世紀(jì),市場的變化給傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理工作造成了一定的沖擊,傳統(tǒng)的管理流程已經(jīng)無法滿足需要。因此,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取合理的方式將紙質(zhì)版數(shù)據(jù)逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料進(jìn)行保存和應(yīng)用。文章對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義、體系和管理等進(jìn)行多方面分析,為我國檔案部門的數(shù)字化發(fā)展提供可行性意見。
目前,數(shù)字化是對社會和經(jīng)濟(jì)都有著積極推動(dòng)力的技術(shù)手段,同時(shí)也是各國積極創(chuàng)新和發(fā)展的方向。1988年9月5日,鄧小平提出“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的重要論斷,對社會發(fā)展起到很重要的影響。
檔案作為信息的一種存在和表現(xiàn)形式,需要在新時(shí)代的發(fā)展下找到自身的定位和價(jià)值,才能更好地為社會服務(wù),擔(dān)負(fù)起社會重任。國家對檔案管理高度關(guān)注和重視,因此,推行檔案數(shù)字化管理有其重要性和必要性。
紙質(zhì)檔案的數(shù)字化既是我國順應(yīng)時(shí)代潮流開展的一項(xiàng)具體工作,也是檔案事業(yè)在未來發(fā)展過程中的必經(jīng)之路,同時(shí)也是提高我國檔案質(zhì)量管理水平的有效策略。對于大部分的紙質(zhì)版檔案管理工作來說,數(shù)字化可以為其今后的服務(wù)工作提供更便捷、更加有效的幫助。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量管理研究的概況
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的概念
數(shù)據(jù)大爆炸的時(shí)代,各個(gè)行業(yè)都創(chuàng)新了相關(guān)資料數(shù)字化的管理手段,紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)發(fā)展也不能落后。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的概念是使用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將加工后的電子內(nèi)容存儲于硬盤、磁盤及光盤等載體上,同時(shí)可以使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行識別和處理。
目前我國檔案部門在進(jìn)行數(shù)字化工作的時(shí)候通常采取兩種方式:首先是用掃描儀掃描,該設(shè)備可以將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描,內(nèi)容依照圖片的格式進(jìn)行儲存;其次是用高拍儀或者相機(jī)拍攝,該類設(shè)備是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行拍攝,使其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式。由于使用掃描儀,得到的數(shù)字化紙質(zhì)檔案文件較為清晰,操作較為簡單,因此大部分館藏都會使用掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化處理。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義
在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中,大部分都是利用紙張記錄內(nèi)容,質(zhì)量較好的紙張可以使檔案內(nèi)容保存得久一點(diǎn),但是上面的字跡也可能會隨著時(shí)間的流轉(zhuǎn)逐漸模糊不清,紙張會因?yàn)榄h(huán)境、時(shí)間等因素受到嚴(yán)重影響,過于潮濕和干燥的地方都會讓紙變得脆弱易碎,難以長久保存。
雖然可以采取一定的物理方式對紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行維護(hù)和修復(fù),但是相比較而言,數(shù)字化技術(shù)效果更好、使用起來更加便捷。越早將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,對于保存檔案的內(nèi)容越有裨益。同時(shí),數(shù)字化的技術(shù)還可以復(fù)原老化的紙質(zhì)檔案,檔案部門發(fā)展數(shù)字化技術(shù)可謂是一舉多得。
檔案數(shù)字化下的管理變革
在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后,首先會對檔案部門的管理模式做出一定的改變。在檔案部門工作人員固定的情況下,使用數(shù)字化技術(shù)可以讓檔案部門的主要工作由原本的收集和整理,轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂屑夹g(shù)含量的管理模式,可以將原本需要大量時(shí)間整理紙質(zhì)版文件的工作,轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化操作,這大大節(jié)約了時(shí)間和成本,縮短了檔案管理和查詢的過程,破除了原本各個(gè)科室之間的壁壘,全面提高了檔案質(zhì)量管理的效率。
紙質(zhì)檔案的數(shù)字化除了改變管理模式之外,還能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)容管理模式的升級,原本人們面對大量資料的時(shí)候,只能大量翻閱才能找到最終的答案,而如今數(shù)字化的圖像和資料都可以通過檢索的方式獲取,在占據(jù)空間上也有很大的優(yōu)化,傳統(tǒng)的圖書館和檔案館都需要大量的空間來放置館藏資料,現(xiàn)代化的數(shù)字圖書館僅僅需要一個(gè)電腦就可以完成原本所需的工作,甚至人們不需要到檔案部門來,就可以在移動(dòng)終端查找到需要的內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳播渠道的延伸和優(yōu)化。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量管理研究的案例
文章將會以某城市建設(shè)工程檔案數(shù)字化的項(xiàng)目為研究案例,通過聯(lián)系案例的實(shí)際情況梳理紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量管理的流程,查找其重點(diǎn),為我國檔案部門未來工作的發(fā)展方向提供可行性意見。
文字?jǐn)?shù)字化
在文字檔案數(shù)字化的過程中,檔案部門的管理人員需要以項(xiàng)目為單位建立多個(gè)文件夾用來保存掃描下來的文字圖片,并且需要按照卷宗的流水號建立該項(xiàng)目下的子文件夾用來放置后續(xù)掃描的內(nèi)容。
在使用掃描儀保存文件的時(shí)候,技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)將圖片的格式進(jìn)行統(tǒng)一處理,例如使用清晰度較高的JPEG或者是BMP格式,然后做統(tǒng)一規(guī)范圖像的像素,同時(shí)做好文件的編碼命名工作,按照頁碼的順序以此標(biāo)記序號。
由于掃描出來的圖片一般都是彩色的,所以相關(guān)人員還需要對文件的色彩位數(shù)進(jìn)行設(shè)定,若是出現(xiàn)沒有插圖、印章或者是底紋的黑白紙質(zhì)檔案,也可以采取黑白二值的模式進(jìn)行掃描。在掃描文件的時(shí)候,如果紙張保存的狀態(tài)較為良好,可以使用自動(dòng)進(jìn)紙的儀器,若是效果不好,可以采取放置類的平板掃描儀,以免破壞紙質(zhì)檔案資料。
圖像數(shù)字化
在進(jìn)行圖像檔案數(shù)字化的過程中,前面大部分流程和文字檔案是幾乎相同的,但是在后續(xù)處理工作上有所差別。文字檔案數(shù)字化一般不會對文字本身產(chǎn)生影響,但是圖像檔案的質(zhì)量會隨著紙張本身和掃描質(zhì)量發(fā)生變化。
在處理圖像數(shù)字化的時(shí)候,盡可能保留圖像檔案原本的樣貌,但是遇到污漬、邊框或墨點(diǎn)等問題的時(shí)候,需要采取一定的技術(shù)手段對圖像進(jìn)行還原。如果是掃描儀器本身的問題,可以通過調(diào)整掃描儀改變圖像,如果是紙質(zhì)檔案上的偏差,那么就需要調(diào)整圖像。一般使用的軟件為PS,其他的修圖軟件也可以,只要能夠達(dá)到復(fù)原原本紙質(zhì)檔案圖像的效果即可。
檔案管理人員可以請專人對掃描的文字和圖像進(jìn)行檢查,達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)之后再移交技術(shù)人員,與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的項(xiàng)目案卷總登記號一一對應(yīng),并與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行掛接,便于人們的查閱和應(yīng)用。
上文對于紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作已經(jīng)有了一些介紹,在其流程方面,現(xiàn)代化的檔案管理工作和傳統(tǒng)的檔案管理工作之間存在一定的聯(lián)系,但是同樣也存在著明顯的差異。檔案管理的流程一般都是檔案整理、信息錄入、圖像處理、圖像掛接等,數(shù)字化之后的檔案管理工作會將原本紙質(zhì)的管理對象替換為電子資料,不必考慮傳統(tǒng)檔案管理中資料的尺寸、大小及資料有效性等問題,使原本紙質(zhì)檔案的管理工作更加和諧、順暢。
現(xiàn)階段我國的紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量管理工作的重點(diǎn)還在增量檔案上,與庫存檔案數(shù)字化的工作有所不同,增量檔案需要與原本的檔案內(nèi)容相互聯(lián)系和配合,才能達(dá)到檔案質(zhì)量管理工作的一致性,在縮小歸檔周期的情況下,達(dá)到更好的檔案應(yīng)用和服務(wù)效果。
綜上所述,從檔案質(zhì)量管理的角度來說,紙質(zhì)檔案數(shù)字化可以為資料的儲存、管理和運(yùn)用等方面提高一定效率,同時(shí)對檔案的內(nèi)容也賦予了全新的時(shí)代意義。紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化處理之后,實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的復(fù)刻,在應(yīng)用角度上,實(shí)現(xiàn)了更加便捷和廣泛的功效和作用。
人們可以通過計(jì)算機(jī)、手機(jī)等支持使用網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備,對檔案數(shù)字化的內(nèi)容進(jìn)行查閱和下載,使原本必須要在檔案部門才能獲取的信息不再受到時(shí)間和空間的限制。檔案部門可以通過制定相關(guān)的制度和規(guī)范,將可以展現(xiàn)給公眾的內(nèi)容,上傳到官網(wǎng)或者是平臺的公眾號上,讓檔案呈現(xiàn)在人們的面前,豐富人們記憶的同時(shí)提高了檔案的存在價(jià)值。
(全國總部)河南省鄭州市金水區(qū)博雅廣場4號樓1104
+18937133779
zboao@qq.com
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有
工信部備案號:豫ICP備11015869號-8