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西安市檔案整理服務(wù)公司

時(shí)間:2022-08-31 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  西安市檔案整理服務(wù)公司:近日,根據(jù)《機(jī)關(guān)實(shí)物檔案歸檔管理辦法》、《實(shí)物檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際,積極制定了本單位的實(shí)物檔案管理制度。實(shí)物檔案是指該院在各個(gè)歷史時(shí)期及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成、獲得或者收集的,具有保存利用價(jià)值的各種實(shí)物,是機(jī)關(guān)檔案的重要組成部分。通過規(guī)范制定實(shí)物檔案的歸檔范圍、歸檔要求、實(shí)物檔案的整理及利用制度,進(jìn)一步細(xì)化了檔案分類,加強(qiáng)了該院實(shí)物檔案的歸檔管理工作。

西安市檔案整理服務(wù)公司

  下一步,辦公室將會把實(shí)物檔案管理制度發(fā)送給各科室,組織大家傳閱學(xué)習(xí),提高實(shí)物檔案管理認(rèn)識,嚴(yán)格按照實(shí)物檔案的有關(guān)規(guī)定,確保實(shí)物檔案的安全。

  西安市檔案整理服務(wù)公司實(shí)物(榮譽(yù))檔案管理辦法

  為加強(qiáng)實(shí)物檔案的管理工作,使實(shí)物檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī),結(jié)合XX公司(以下簡稱公司)實(shí)際,制定本辦法。

  第一條本辦法所稱實(shí)物檔案,是指公司以及員工個(gè)人在其工作活動中形成的有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案,其中包含公司以及員工個(gè)人職務(wù)活動而獲得各級機(jī)關(guān)、組織、社會團(tuán)體頒發(fā)的有保存和利用價(jià)值的榮譽(yù)檔案。

  第二條實(shí)物檔案的歸檔范圍

 ?。ㄒ唬┕精@得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等。

 ?。ǘ┥霞夘I(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給公司的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

 ?。ㄈ┕緦ν饨煌蝎@贈的重要紀(jì)念品。

 ?。ㄋ模┕窘M織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品。

 ?。ㄎ澹┕境闪⒁詠硎褂眠^的牌、匾。

 ?。﹩T工職務(wù)活動中獲得的獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等,歸檔員工個(gè)人所有;公司檔案室留存復(fù)印件和照片。

 ?。ㄆ撸┢渌斜4鎯r(jià)值的實(shí)物。

  第三條實(shí)物檔案的歸檔要求

 ?。ㄒ唬儆跉w檔范圍的實(shí)物,各部門應(yīng)及時(shí)向檔案室歸檔,集中管理。任何部門或個(gè)人不得據(jù)為已有。移交接收的辦理參見公司《檔案管理實(shí)施細(xì)則》

 ?。ǘ?yīng)歸檔的實(shí)物形成后及時(shí)歸檔,隨辦隨歸;由建檔人向公司檔案室移交;由于特殊原因,應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門暫時(shí)保留的,應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案室拍照登記,再辦理借用手續(xù)。

  (三)歸檔的實(shí)物要保持完整、清潔,不得有缺損、污染。任何部門和個(gè)人不得擅自將實(shí)物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。

 ?。ㄋ模w檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔并建立目錄。

 ?。ㄎ澹┍締挝粚ν饨煌匈浰徒o對方的重要實(shí)物,也應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。

  第四條實(shí)物檔案的保管期限

  實(shí)物檔案的保管期限定為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。

  第五條實(shí)物檔案的整理

 ?。ㄒ唬w檔實(shí)物的分類

  歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理(成套實(shí)物為一件)。歸檔實(shí)物分為榮譽(yù)檔案類和其他紀(jì)念類兩大類,榮譽(yù)檔案再分為證書、獎(jiǎng)狀類,獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗類,其他類型獎(jiǎng)品類。

 ?。ǘw檔實(shí)物的排列

  歸檔實(shí)物按種類結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列。

 ?。ㄈw檔實(shí)物的編號

  歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號。由全宗號、類別號、年度和保管期限、件號組成。其格式如下:

  1、全宗:公司漢語拼音首字母。

  2、類別:(1)證書、獎(jiǎng)狀類,表示為SW1;(2)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗類,表示為SW2;(3)其他類型獎(jiǎng)品類,表示為SW3;(4)其他紀(jì)念品類,表示為SW4。其中SW是“實(shí)物”的漢語拼音首字母。

  3、年度:為實(shí)物檔案產(chǎn)生或獲得的所屬年度,用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;例如2016年,即表示為2016。

  4、保管期限:用Y、D30、D10分別代表實(shí)物檔案的保管期限永久、定期30年、定期10年,其中Y是漢語拼音“永久”的首字母,D是漢語拼音“定期”的首字母。

  5、件號:按年度內(nèi)各類實(shí)物檔案所產(chǎn)生或獲得的時(shí)間順序1—N編制件號,即第一件為1,第二件為2,第三件為3,以此類推,直至N件。

 ?。ㄋ模?biāo)識

  為滿足實(shí)物檔案保管、檢索利用和移出后便于歸檔的需要,每件實(shí)物檔案都應(yīng)標(biāo)注檔號。檔號的位置一般標(biāo)識在實(shí)物檔案的背面、底座、下方或其它適當(dāng)位置。

  (五)實(shí)物檔案目錄的編制:歸檔實(shí)物應(yīng)按分類方案和檔號順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔號、題名、實(shí)物來源、形成日期、實(shí)物類別、實(shí)物數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)、互見號、備注等項(xiàng)目(附件1《實(shí)物檔案目錄》)。

  實(shí)物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

  第六條保管

  (一)實(shí)物檔案存放于公司檔案室專柜。

  (二)實(shí)物檔案原則上應(yīng)在可視性強(qiáng)的柜、架上上擺放保存。重要的榮譽(yù)應(yīng)放在明顯位置,并應(yīng)保持整體的外觀優(yōu)美、整齊。

 ?。ㄈ[放位置不足的,獎(jiǎng)旗可疊放于盒中,也可卷放于圓紙筒中,但都應(yīng)標(biāo)識其檔號;重要的證書應(yīng)擺放,不太重要的,可摞放在架上或柜內(nèi)。

  (四)存貯用柜、架,宜采用不可燃、耐腐蝕材料。確保對榮譽(yù)檔案無有害影響。

  (五)溫濕度要求存貯的適宜溫度和濕度,參照紙質(zhì)檔案的保管要求,即:溫度控制在14℃-24℃;相對濕度控制在45-60%。對特殊材料制成的榮譽(yù)檔案,應(yīng)據(jù)情特殊保管。

 ?。κ也貙?shí)物檔案,應(yīng)定期進(jìn)行檢查,并及時(shí)做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)查明原因,及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

 ?。ㄆ撸σ堰M(jìn)檔案室的實(shí)物檔案,應(yīng)逐件拍成數(shù)碼照片,連同其文字說明一同編制目錄。

  第七條利用

 ?。ㄒ唬?shí)物檔案是宣傳公司企業(yè)形象的重要載體和資源。為擴(kuò)大實(shí)物檔案的利用,公司檔案室應(yīng)建立展示機(jī)制,將重大榮譽(yù)檔案展示利用。

 ?。ǘ?shí)物檔案一般不得外借。特殊情況下,需移出檔案庫房時(shí),應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借出手續(xù),按時(shí)歸還。

 ?。ㄈ┮蛱厥庑枰?,需要將部分實(shí)物檔案長期異地陳列、掛放時(shí),應(yīng)辦理審批手續(xù),并應(yīng)單獨(dú)建立移出清冊,附加說明。

  第八條附則

 ?。ㄒ唬┍緦?shí)施細(xì)則由XX部檔案室負(fù)責(zé)解釋。

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