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會(huì)計(jì)檔案怎么整理

時(shí)間:2022-09-02 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  會(huì)計(jì)檔案怎么整理?會(huì)計(jì)檔案的整理裝訂,是指會(huì)計(jì)年度終了后對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理,立卷的一項(xiàng)工作。會(huì)計(jì)檔案的整理裝訂有一定的要求和方法,首先要進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的整理,會(huì)計(jì)憑證的歸檔,會(huì)計(jì)賬本的整理,會(huì)計(jì)報(bào)表的整理,其他會(huì)計(jì)資料的整理,按規(guī)范整理好后,按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊。

會(huì)計(jì)檔案怎么整理

  對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容,是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提,會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員必須認(rèn)真對(duì)待,努力做好。

 ?。?)會(huì)計(jì)憑證的整理。

  會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分。

  《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對(duì)會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。

  會(huì)計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固,妥善保管,便于查閱。

  ?整理會(huì)計(jì)憑證,首先,要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集齊全,并根據(jù)記賬憑證分類。

  記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證,銀行收、付款憑證,轉(zhuǎn)賬憑證,共三類五種。

  根據(jù)不同的種類,按時(shí)間或按順序號(hào)逐張排放好。

  其次,整理記賬憑證的附件,剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和沒有必要?dú)w檔的一些資料,補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。

  再次,清除訂書針、曲別針等金屬物。

  最后,將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。

  將會(huì)計(jì)憑證整理好后,應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求,認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作。

 ?。?)會(huì)計(jì)憑證的歸檔。

  首先,要認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證的封面。

  封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。

  其次,填好卷脊上的項(xiàng)目。

  卷脊上一般應(yīng)寫上×年×月憑證和案卷號(hào)。

  再次,將裝訂好的憑證入盒,由專人負(fù)責(zé)保管。

 ?。?)會(huì)計(jì)賬簿的整理。

  年度終了,各種賬簿(包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類賬)在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后,一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。

  首先,將活頁賬按頁碼順序排好,加封面后裝訂成本。

  然后,將各種賬簿按照會(huì)計(jì)科目順序排列,據(jù)以逐本登記會(huì)計(jì)檔案(會(huì)計(jì)賬簿)封面。

  會(huì)計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。

 ?。?)會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。

  會(huì)計(jì)報(bào)表一般在年度終了后,由專人(一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)統(tǒng)一收集、整理、裝訂,并立卷歸檔。

  平時(shí),月(季)度報(bào)表,由主管人員負(fù)責(zé)保存。

  年終,將全年會(huì)計(jì)報(bào)表,按時(shí)間順序整理裝訂成冊,登記會(huì)計(jì)檔案(會(huì)計(jì)報(bào)表)目錄,逐項(xiàng)寫明報(bào)表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。

  經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后,由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。

 ?。?)其他會(huì)計(jì)資料的整理。

  其他財(cái)會(huì)資料,包括年(季)度成本、利潤計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同,也應(yīng)隨同正式會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。

  但是,這部分資料不全部移交檔案部門,有的在一個(gè)相當(dāng)長時(shí)間內(nèi),由財(cái)會(huì)部門保存。

  這就需要認(rèn)真篩選,把收集起來的這些資料,逐件進(jìn)行鑒別,將需移交檔案部門保管存放的,按要求另行組卷裝訂,而后移交檔案部門。

  會(huì)計(jì)檔案的整理要規(guī)范化。

  封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作,卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫。

  要做到收集按范圍,整理按規(guī)范,裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。

會(huì)計(jì)檔案怎么整理

  會(huì)計(jì)檔案整理的內(nèi)容及步驟

  第一是定規(guī)則,第二是分類,第三是編號(hào)。當(dāng)然也要考慮單位規(guī)模、檔案多少等因素,確定會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)則。綜合會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)屬性和管理實(shí)踐,8步既可規(guī)范管理好會(huì)計(jì)檔案。

  給會(huì)計(jì)檔案分類及編碼。

  (1)會(huì)計(jì)檔案一般分為:會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其它。(2)會(huì)計(jì)檔案編碼示例:①會(huì)計(jì)憑證J1

 ?、跁?huì)計(jì)帳簿J2③財(cái)務(wù)報(bào)告J3④其它J4

  給會(huì)計(jì)檔案分年度。分類后按年度分檔案。

  確定會(huì)計(jì)檔案保管期限。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)要求,確定會(huì)計(jì)檔案的保管期限。如附圖。①會(huì)計(jì)憑證J1②會(huì)計(jì)帳簿J2③財(cái)務(wù)報(bào)告J3④其它J4

  排列會(huì)計(jì)檔案案卷。在一個(gè)類別的會(huì)計(jì)檔案內(nèi),按年度、保管期限將檔案順序排列。

  填寫會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。(1)全宗號(hào):檔案館指定的歸檔單位編號(hào)。這個(gè)看情況,許多單位不需要這個(gè)。(2)目錄號(hào):目錄的編號(hào)。(3)案卷號(hào):案卷的順序號(hào),案卷內(nèi),不能重復(fù)。

  制作會(huì)計(jì)檔案目錄。

  目錄應(yīng)包含:序號(hào)、類別、檔案標(biāo)題、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)頁數(shù)、備注。

  打印會(huì)計(jì)檔案目錄。

  將目錄打印出來,一式三份。

  會(huì)計(jì)檔案歸檔。

  檔案整理完畢,裝入檔案盒,填寫檔案盒封面和背脊。填寫《會(huì)計(jì)檔案移交清冊》,移交單位檔案管理部門管理。

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  會(huì)計(jì)檔案怎么整理資料

  (一)會(huì)計(jì)檔案的分類

  會(huì)計(jì)檔案常用的分類方法主要有如下幾種:

  1.年度—類別—保管期限分類法

  首先將不同年度的會(huì)計(jì)檔案區(qū)分開,然后把同一年度的會(huì)計(jì)檔案分為財(cái)務(wù)報(bào)告(報(bào)表)、賬簿、憑證三大類,最后按不同的保管期限分別組成保管單位進(jìn)行排列,一年編一個(gè)流水號(hào)。這種分類方法適用于只有一種會(huì)計(jì)類型的單位采用,如單位預(yù)算會(huì)計(jì)。其優(yōu)點(diǎn)是簡便易行,便于查找利用。

  2.年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)—類別分類法

  首先把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案按保管期限初步分類,相同保管期限的會(huì)計(jì)檔案再按組織機(jī)構(gòu)分類。然后在每個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)按報(bào)表、賬簿、憑證分別組成保管單位。這種分類方法適用于財(cái)政部門的總預(yù)算會(huì)計(jì),其優(yōu)點(diǎn)是能清楚反映會(huì)計(jì)檔案形成的部門,體現(xiàn)了一個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案的完整性。

  3.年度—會(huì)計(jì)類型—類別分類法

  先把一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案類型如稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)等分類,然后將同一會(huì)計(jì)類型的檔案分成報(bào)表、賬簿、憑證分別進(jìn)行排列。這種分類方法適用于稅收機(jī)關(guān),其優(yōu)點(diǎn)是能反映不同性質(zhì)會(huì)計(jì)活動(dòng)的內(nèi)在聯(lián)系,體現(xiàn)了全宗內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性。

  (二)會(huì)計(jì)材料的立卷及案卷格式

  各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。會(huì)計(jì)檔案的立卷,應(yīng)遵循會(huì)計(jì)檔案的形成規(guī)律,保持其內(nèi)在聯(lián)系,將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表分別組卷。

  1.會(huì)計(jì)憑證的立卷

  會(huì)計(jì)憑證種類多,數(shù)量大,當(dāng)會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)容被登記到會(huì)計(jì)賬簿上后,應(yīng)每月將記賬憑證連同所附的原始憑證,按其編號(hào)順序立卷,并根據(jù)數(shù)量多少裝訂一冊或若干冊。每冊會(huì)計(jì)憑證為一個(gè)保管單位。

  采用收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證的單位,可將其分別編號(hào)成冊。某些具有重要價(jià)值的原始憑證,如經(jīng)濟(jì)合同、涉外憑證等,可以單獨(dú)裝訂成冊,但應(yīng)在有關(guān)記賬憑證上注明,以便日后查考。

  2008年發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》(DA/T39-2008)規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案卷盒及其有關(guān)表格的項(xiàng)目設(shè)置、規(guī)格和質(zhì)量要求。會(huì)計(jì)憑證的封面項(xiàng)目包括:單位名稱、會(huì)計(jì)憑證名稱、時(shí)間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號(hào)、記賬憑證數(shù)、附件數(shù)、會(huì)計(jì)憑證總數(shù)、會(huì)計(jì)主管、裝訂人、裝訂時(shí)間、備注。各項(xiàng)目的具體位置、尺寸見圖。

  會(huì)計(jì)憑證封面格式

  2.會(huì)計(jì)賬簿的立卷

  會(huì)計(jì)賬簿通常在年終結(jié)賬或決算后立卷,整理時(shí)對(duì)訂本賬要保持原來面目,不拆去空白頁,只需填好賬簿啟用表,并在賬皮上貼上賬簿封面卡片即可。對(duì)于活頁賬和卡片賬,在整理時(shí)應(yīng)去

  掉空白頁,前面加賬簿封面,后面加備考表,編好頁碼,裝訂成冊。

  賬簿啟用及接交表的正面項(xiàng)目包括單位名稱、賬簿名稱及編號(hào)、賬簿頁數(shù)、賬簿起止日期、經(jīng)管人員、接交記錄、備注、檔號(hào)、貼印花稅。各項(xiàng)目具體位置、尺寸見圖。賬簿啟用及接交表背面項(xiàng)目包括科目名稱和頁次。

  賬簿啟用及接交表正面格式

  3.會(huì)計(jì)報(bào)表的立卷

  會(huì)計(jì)報(bào)表的立卷在年度決算之后,可按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別整理立卷。除此之外,還可按會(huì)計(jì)報(bào)表所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容分別立卷,例如,企業(yè)單位的會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)容可分為:

  (1)反映資金來源和運(yùn)用情況的會(huì)計(jì)報(bào)表,如資金平衡表、專用資金明細(xì)表、資金活動(dòng)情況表等。

  (2)反映經(jīng)營活動(dòng)過程中成本和費(fèi)用支出情況的會(huì)計(jì)報(bào)表,如產(chǎn)品成本計(jì)算表、經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)表、商品流通費(fèi)用表等。

  (3)反映經(jīng)營過程中的收入和財(cái)務(wù)成果的會(huì)計(jì)報(bào)表,如企業(yè)利潤表等。

  會(huì)計(jì)報(bào)表常會(huì)附隨一些對(duì)報(bào)表進(jìn)行分析和說明的文字材料,如財(cái)務(wù)情況說明書、上級(jí)主管部門審核批復(fù)意見等,這些文字材料是報(bào)表的重要組成部分,整理時(shí)應(yīng)一起組卷,以保持它們在內(nèi)容上的密切聯(lián)系。

  會(huì)計(jì)材料的立卷工作由財(cái)會(huì)部門的會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé),檔案部門接收時(shí)只需對(duì)立好的案卷進(jìn)行檢查,對(duì)案卷封面上的項(xiàng)目沒有填清添全的,要由會(huì)計(jì)部門的經(jīng)辦人補(bǔ)填,對(duì)于破損、缺頁、裝訂不牢的案卷,應(yīng)由財(cái)會(huì)部門有關(guān)人員負(fù)責(zé)修補(bǔ)和重新裝訂,對(duì)不符合要求的會(huì)計(jì)檔案不予接收。

  檔案部門對(duì)接收來的案卷,應(yīng)在原封面上加蓋檔號(hào)戳記,并按報(bào)表、賬簿、憑證依次排列。為了固定會(huì)計(jì)檔案立卷的結(jié)果,使之系統(tǒng)化,還需要進(jìn)行案卷的編目工作。主要包括擬制案卷題名、填寫卷內(nèi)目錄、案卷封面,填備考表。

  (三)會(huì)計(jì)檔案案卷的排列、編號(hào)與案卷目錄的編制

  1.會(huì)計(jì)檔案案卷的排列方法

  與會(huì)計(jì)檔案的分類體系一致,會(huì)計(jì)檔案案卷的排列方法主要有以下三種:

  (1)年度—類別—保管期限。

  (2)年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)—類別。

  (3)年度—會(huì)計(jì)類型—類別。

  2.會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)

  會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)是對(duì)會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過分類、立卷、排列之后的最終次序給出的號(hào)碼,具有標(biāo)識(shí)和固定會(huì)計(jì)檔案的物理順序和位置的重要功能,并為會(huì)計(jì)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和查找利用提供了便利。會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)方法因具體對(duì)象不同而分為如下三種。

  (1)會(huì)計(jì)檔案號(hào)=會(huì)計(jì)檔案代字(代號(hào)或代碼)+大類號(hào)和屬類號(hào)+案卷號(hào)。這種方法適用于不需要向檔案館移交會(huì)計(jì)檔案單位的會(huì)計(jì)檔案編號(hào)。

  如:會(huì)計(jì)憑證類案卷的編號(hào)為:KJ-3.1-13

  (2)財(cái)會(huì)檔案號(hào)=年度號(hào)+財(cái)會(huì)檔案分類號(hào)+案卷號(hào)。這種方法適用于高等院校財(cái)會(huì)檔案編號(hào)。

  如:1999CK1.1-7

  (3)會(huì)計(jì)檔案號(hào)=全宗號(hào)+目錄號(hào)或類別號(hào)+案卷號(hào)。這種方法適用于需要向檔案館移交會(huì)計(jì)檔案的立檔單位會(huì)計(jì)檔案號(hào)。

  如:A013-3-4

  3.會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制

  會(huì)計(jì)檔案案卷目錄記錄了會(huì)計(jì)檔案整理工作的成果,它既能夠反映會(huì)計(jì)檔案的物理位置,又能夠在一定程度上揭示會(huì)計(jì)檔案的信息內(nèi)容,還能夠?yàn)闀?huì)計(jì)檔案的統(tǒng)計(jì)工作提供基本依據(jù)。

  會(huì)計(jì)檔案案卷目錄是以案卷為單位進(jìn)行登記編制的,記錄和反映案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表,它是一種傳統(tǒng)的手工管理工具,又稱為“案卷名冊”?!稌?huì)計(jì)檔案案卷格式》所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的項(xiàng)目及編制方法如下:

  (1)案卷號(hào):根據(jù)整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)會(huì)計(jì)憑證盒或會(huì)計(jì)檔案盒上的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目填寫。

  (2)類別:填寫該卷會(huì)計(jì)檔案所屬的類別,如:“會(huì)計(jì)憑證類”、“會(huì)計(jì)賬簿類”、“財(cái)務(wù)報(bào)告類”等。

  (3)題名:題名即案卷題名,主要用于揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

  (4)起止時(shí)間:該卷檔案啟用和終止的年月。

  (5)保管期限:案卷的保管期限一般有永久和定期兩種。根據(jù)整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)確定的會(huì)計(jì)憑證盒或會(huì)計(jì)檔案盒上的保管期限填寫。

  (6)卷內(nèi)張數(shù):指會(huì)計(jì)憑證總數(shù)、賬頁總數(shù)或財(cái)務(wù)報(bào)告的總張數(shù),根據(jù)該卷會(huì)計(jì)檔案的具體張數(shù)填寫。

  (7)備注:填寫記賬憑證起止號(hào)或其他需要說明的事項(xiàng)。

  會(huì)計(jì)檔案案卷目錄各個(gè)項(xiàng)目的具體位置及尺寸見圖。

  會(huì)計(jì)檔案目錄格式

  會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄應(yīng)編制一式四份,其中一份由會(huì)計(jì)部門保管,其他三份案卷目錄在一年后連同會(huì)計(jì)檔案一同移交給本單位的檔案室。

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