檔案工作的基礎(chǔ)是具備豐富的檔案資源，檔案資源來源于各部門形成的文件材料，收集好這些文件材料并經(jīng)過規(guī)范化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎么整理檔案呢？

　　嚴格意義上來說，“整理檔案”的說法并不準確，檔案是具有保存價值的歷史記錄，真正整理的是文件材料，運轉(zhuǎn)完畢的文件材料經(jīng)過規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理，形成歸檔文件，移交入庫后才是檔案。

　　整理檔案永久和30年怎么區(qū)分

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。需要認真學(xué)習(xí)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。

　　機關(guān)文件材料歸檔范圍：

　　（1）反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　?。?）機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

　　（3）本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；

　　（4）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　?。?）上級機關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　?。?）本機關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性,臨時性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　?。?）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　?。?）下級機關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　文件材料的歸檔范圍如何掌握？檔案的收集工作如何做？

　　檔案整理|機關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍

　　2.將不同“年度”文件材料分開存放

　　文書檔案是按年度進行整理的,如果單位的檔案好幾年未進行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：

　?。?）一般以文件形成日期為準；

　?。?）計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　　（3）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

　　（4）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開存放

　?。?）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　　（2）應(yīng)根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）的要求,結(jié)合各自的工作實際,制訂出一個科學(xué)、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　一圖讀懂|文書檔案保管期限表檔案的價值怎么區(qū)分永久、30年、10年是什么意思

　　文書檔案整理|歸檔文件的分類和保管期限劃分

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　?。?）件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　?。?）歸檔文件的先后順序

　?、贇w檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　?、跉w檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。

　?、弁皇掠芍械奈募?，按文件形成先后順序排列。

　?、軙h文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　·文書檔案整理|歸檔文件如何進行排列？

　　·檔案整理|歸檔文件如何分類和排列

　　5.編寫頁碼

　?。?）紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

　　（2）頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　?。?）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫檔號項

　　歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、機構(gòu)（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必填項。

　　文書檔案整理|加蓋歸檔章、編號、編制檔號

　　“歸檔章”“檔號章”的選擇和使用

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　1、檔案工作的基本內(nèi)容包括哪些？

　　檔案的接收和征集、整理、價值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務(wù)、檔案統(tǒng)計。也簡稱收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計工作。

　　2、機關(guān)檔案的定義？

　　機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　3、機關(guān)檔案主要包括哪些？

　　根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)可劃分為——文書檔案、科技檔案、專門檔案，專門檔案包括會計檔案、人事檔案等。

　　根據(jù)載體形態(tài)可劃分為——紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案，非紙質(zhì)檔案包括音像檔案（照片檔案、音視頻檔案）、實物檔案（獎狀、證書、獎杯、獎牌、錦旗、紀念品等）和電子檔案等。

　　4、機關(guān)檔案管理有什么要求？

　　5、檔案的保管期限有哪些？

　　檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　6、文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需要具備哪些條件？

　　必須是辦理完畢的文件

　　必須是對日后具有一定查考和保存價值的文件

　　必須是按照一定規(guī)律整理完畢的文件。

　　7、辦理完畢的公文什么時間歸檔？

　　歸檔時間是辦理文件材料歸檔交接手續(xù)的時間。歸檔時間是歸檔制度的重要內(nèi)容之一。對于一般的公文通常是按年度接收歸檔，即在第二年的上半年，將上一年形成的文件經(jīng)整理后，辦理交接歸檔手續(xù)。

　　8、永久保管的文書檔案主要包括哪些？

　　1.本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。

　　2.本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。

　　3.本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。

　　4.本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等。

　　5.本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

　　6.本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

　　7.上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。

　　8.同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

　　9、歸檔文件的整理原則是什么？

　　1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間有的機聯(lián)系。文件的形成有其自身的規(guī)律和特點。不同的機關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項職能活動總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系既能反映出機關(guān)職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　2、區(qū)分不同價值。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國家有關(guān)規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，找定不同保管期限。

　　3、便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準?！氨阌诒９芎屠谩奔仁菤w檔文件整理的出發(fā)點，也是最終目的。

　　10、怎樣正確理解歸檔文件整理單位“件”的概念？

　　《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定：“件”即歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正本與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件。