強化檔案整理工作促進檔案信息服務(wù)，為進一步加強檔案管理工作，有效保護檔案資源，杜絕在檔案管理中存在檔案丟失、整理不規(guī)范、不及時等問題，四川檔案整理服務(wù)公司嚴格落實“三合一”制度工作重點，認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，多措并舉，扎實有效的開展檔案整理工作。

　　紙質(zhì)文件整理流程之排列，排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。歸檔文件排列應(yīng)遵循“時間結(jié)合事由”的原則，強調(diào)“時間”在排列中的主導(dǎo)作用，是符合辦公自動化條件下歸檔文件整理的一般規(guī)律。

　　事由則是一個比較寬泛的概念，可指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。界定事由，目的是為了使密切相關(guān)的歸檔文件相對集中，保持有機聯(lián)系，方便檢索利用。在具體劃分上，可根據(jù)辦理時間長短、形成文件數(shù)量多少、文書處理程序異同等，本著便于整理和利用的原則靈活掌握，沒有統(tǒng)一的規(guī)定。

　　增強培訓(xùn)抓能力，四川檔案整理服務(wù)公司組織安排鄉(xiāng)專職檔案工作人員參加縣檔案館有關(guān)檔案整理的專項培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識和技能，并依據(jù)實質(zhì)短缺的業(yè)務(wù)知識、亟需提高的工作能力，仔細討教檔案指導(dǎo)員，切實提升自身業(yè)務(wù)能力，提高全鄉(xiāng)檔案管理規(guī)范化、精細化水平。

　　明確分工抓進度，四川檔案整理服務(wù)公司高度重視檔案工作，明確分工任務(wù)，安排專人專時將一年來的文件資料整理歸檔，要求在整理過程中，把所有應(yīng)歸檔文件科學(xué)合理地分類、排列、編號，齊全、完整、準確地納入規(guī)范化管理程序，認真、高效完成精準扶貧、疫情防控、文書、婚姻、財務(wù)、最低生活保障等相關(guān)檔案的整理歸檔工作。

　　健全制度抓長效，結(jié)合實際，進一步完善檔案管理責(zé)任追查制度建設(shè)，成立健全檔案資料的采集、歸檔、查閱等長效機制，形成檔案歸檔制度化、檔案工作規(guī)范化的工作態(tài)勢，保證檔案資料保存齊全、資料完好，并建立了相應(yīng)的電子檔案備份。

　　目前，大多數(shù)單位實行“雙套制”的保管模式，對歸檔文件整理仍以手工整理為主，信息化管理尚處于檔案輔助管理階段。為確保歸檔文件利用時的查全率和查準率，在對歸檔文件進行組件、分類后，排序時須充分考慮歸檔文件的形成時間（辦結(jié)時間）、事由重要程度、事由共同屬性等再進行先后次序的確認。

　　對此，在分類方案的最低一級類目內(nèi)進行歸檔文件排列時，

　　一般按以下三點操作：

　　1、同一事由的歸檔文件，按文件形成時間先后順序，集中排列在一起；

　　2、不同事由的歸檔文件，按事由辦結(jié)時間先后順序排列（該排列方法比較適合實施檔案信息化管理的立檔單位）；

　　3、同一保管期限下的會議文件、統(tǒng)計報表、內(nèi)部刊物等成套性文件，或系統(tǒng)性較強，或形式特殊，利用需要相互參照、查證，往往成套利用，宜集中排列。

　　除此之外，在實際工作中，由于種種原因，往往會有一些文件沒有按規(guī)定時間移交檔案部門，對于這些零散文件，應(yīng)認真鑒定其形成時間，視不同情況，或排在相應(yīng)類別的最后，或與相關(guān)歸檔文件裝訂為一件等。但這些都是補救措施，應(yīng)盡量避免此類情況的發(fā)生。

　　什么是“檔號”？

　　中華人民共和國檔案行業(yè)標準《檔號編制規(guī)則》(DA/T 13-1994)中對檔號的定義為：檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。

　　檔號編制原則：

　?。?）唯一性原則

　　檔案館（室）內(nèi)檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。

　?。?）合理性原則

　　檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

　?。?）穩(wěn)定性原則

　　檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

　?。?）擴充性原則

　　檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴充檔案的需要。

　?。?）簡單性原則

　　檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

　　檔號結(jié)構(gòu)分類

　　檔號結(jié)構(gòu)分為三種：

　　第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號。

　　第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號。

　　第三種結(jié)構(gòu)為：類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號。

　　國家檔案局在新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）中，增加了歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求，標準規(guī)定：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

　　檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“?”隔開。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。、

　　檔號結(jié)構(gòu)和檔案排列編號（參考）

　　文書檔案

　　1、排列編號方法：

　　按照同一年度，同一保管期限進行排列編制件號；

　　2、檔號：

　　由全宗號-年度-保管期限-機構(gòu)號-件號組成；

　　聲像檔案

　　1、編號排列方法：

　　按照載體不同設(shè)置二級類目；照片檔案在同一保管期限內(nèi)、同一盒內(nèi)進行排列，編制件號，件號在盒內(nèi)流水，其它載體類檔案按照文件類型（01-錄音文件、02-錄像文件、03數(shù)據(jù)文件、圖片文件、04-其它）再設(shè)置二級類目，在盤號內(nèi)對文件進行編號。

　　1.1照片檔案檔號：

　　全宗號—分類號—保管期限—盒號—件號。

　　1.2聲像檔案檔號：

　　全宗號—分類號—二級分類號—件號。

　　審計檔案

　　1、排列編號方法：

　　在一級類目下，按審計項目設(shè)置編號；

　　2、檔號：

　　全宗號—分類號—項目號—案卷號—件號

　　會計檔案

　　1、排列編號方法：

　　在一級類目下，按照二級類目編制目錄號和案卷號；

　　2、檔號：

　　全宗號—目錄號（一級類目代字+二級類目代字+年度號）—案卷號；

　　二級類目為：憑證1、賬簿2、報表3、其他4。

　　其中根據(jù)公司實際運作情況，可將財務(wù)檔案按“類別—機構(gòu)—年度”的分類方法，按不同機構(gòu)進行立卷歸檔，分別給予目錄號，只有一個機構(gòu)的，可不做機構(gòu)號區(qū)分。如SH1.1表示上海公司第一本會計憑證目錄號，其中，第一個“1”表示會計憑證，第二個“1”表示年度號。SH2.1表示上海公司第一本會計賬薄目錄號，以此類推。

　　設(shè)備儀器檔案

　　1、排列編號方法：

　　在一級類目下，按設(shè)備種類或型號設(shè)置；

　　2、檔號：

　　全宗號—分類號（SB）—設(shè)備種類（型號）—案卷號

　　實物檔案

　　1、排列編號方法：

　　按照實物載體不同設(shè)置二級類目，在同一年度內(nèi)，編制件號；

　　2、檔號：

　　全宗號—一級分類號（實物）—保管期限—件號