檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該借助盤州市檔案整理服務(wù)公司的力量，工作實(shí)踐表明，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，因此，要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。

　　盤州市檔案整理服務(wù)公司

　　一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。

　　檔案管理制度要以《檔案法》為指導(dǎo)原則，首先，要加強(qiáng)硬件的建設(shè)；其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度；最后，要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

　　二、嚴(yán)格公文的制發(fā)。

　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。

　　三、做好文書以及電子文件的處理工作。

　　電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時(shí)一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。

　　四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。

　　“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

　　在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

　　在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

　　五、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量。

　　案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

　　六、加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理和保護(hù)。

　　聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。

　　聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。要強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實(shí)際,，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮。

　　戶籍檔案整理完善立檔規(guī)范

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)戶籍業(yè)務(wù)資料的管理，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)群眾負(fù)責(zé)、對(duì)單位負(fù)責(zé)、對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)”的原則，以實(shí)現(xiàn)戶籍檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化為目標(biāo)，近期，戶政大廳開展了戶籍檔案集中整理規(guī)范工作。

　　戶政大廳為確保原始戶籍資料的準(zhǔn)確性，并及時(shí)掌握轄區(qū)內(nèi)遷入、遷出、變更等戶籍相關(guān)情況，從而提升戶籍檔案的利用性和查詢服務(wù)功能。在整理規(guī)范過程中，民輔警集中時(shí)間精力、分工負(fù)責(zé)，對(duì)歷年來戶籍工作檔案進(jìn)行了再次全面清理、再次分類歸檔，并對(duì)戶籍檔案中存在的問題及時(shí)進(jìn)行改正。

　　通過此次戶籍檔案整理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改戶籍管理中存在的突出問題，戶籍檔案資料更加齊全準(zhǔn)確，為群眾提供了更加方便快捷的服務(wù)，進(jìn)一步提高了便民利民服務(wù)質(zhì)量。

　　扶貧辦聯(lián)合市檔案局在對(duì)精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行規(guī)范整理，旨在認(rèn)真貫徹落實(shí)上級(jí)關(guān)于精準(zhǔn)扶貧檔案收集整理工作的部署和要求，進(jìn)一步規(guī)范我市精準(zhǔn)扶貧檔案工作，確保扶貧檔案資料能真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、全面地記錄和保存我市精準(zhǔn)扶貧工作的全過程，切實(shí)發(fā)揮檔案在推進(jìn)精準(zhǔn)扶貧工作中的不可替代作用。

　　根據(jù)《精準(zhǔn)扶貧檔案工作實(shí)施細(xì)則》文件通知，精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范整理分為綜合管理類、貧困縣類、貧困村類、貧困戶類、項(xiàng)目管理類、特殊載體類等6大類。成立由市扶貧辦及市檔案局主要負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)，各鎮(zhèn)及相關(guān)單位負(fù)責(zé)人為成員的檔案收集整理領(lǐng)導(dǎo)小組，同時(shí)組建市級(jí)扶貧檔案整理指導(dǎo)組，負(fù)責(zé)指導(dǎo)工作，各鎮(zhèn)及相關(guān)單位由專人負(fù)責(zé)，形成市、鎮(zhèn)、村三級(jí)一起抓，層層抓管理，級(jí)級(jí)促落實(shí)的局面。

　　當(dāng)天，扶貧檔案整理指導(dǎo)組17名業(yè)務(wù)人員深入開展精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范整理工作，“分類、組卷，編碼、裝訂、裝盒......”17名業(yè)務(wù)員嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化整理，按照“缺什么，補(bǔ)什么”的原則，從脫貧攻堅(jiān)宣傳到精準(zhǔn)識(shí)別，再到各項(xiàng)脫貧舉措推進(jìn)等材料，所有資料逐一核對(duì)，查漏補(bǔ)缺，整理歸檔，戶檔案標(biāo)識(shí)明確、內(nèi)容詳實(shí)，確保檔案齊全完整、分類科學(xué)、排列有序、安全保管。

　　“精準(zhǔn)扶貧檔案整理將以點(diǎn)帶面推進(jìn)精準(zhǔn)扶貧檔案管理工作規(guī)范化，并集中各個(gè)村委會(huì)的扶貧信息員，對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，確保其業(yè)務(wù)熟練，規(guī)范整理檔案?！?/p>

　　為做好防疫檔案收集整理工作，檔案局、檔案館組織編寫了一部《新冠肺炎疫情防控檔案工作指南》，讓工作開展更加規(guī)范有序高效。

　　新冠肺炎疫情防控檔案收集整理工作規(guī)范

　　第一類、文書檔案

　　整理方式：以件為單位整理

　　分類方法：文書檔案結(jié)合“機(jī)構(gòu)（問題）”下設(shè)綜合類、聯(lián)防聯(lián)控類、督查問效類、醫(yī)療救治類、醫(yī)療物資保障類、民生保障類、復(fù)工復(fù)產(chǎn)復(fù)學(xué)類、基層群防群治類、宣傳輿論引導(dǎo)類等

　　檔號(hào)編制：

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)推薦為：全宗號(hào)—門類代碼·年度—保管期限—專題代碼·類目代碼—件號(hào)

　　例如：J010—WS·2020—Y—XGFY·ZH—0001（即10號(hào)全宗—文書檔案·2020年—永久—新冠肺炎·綜合類—第1件）

　　著錄要求：著錄時(shí)必須在附注項(xiàng)中注明“新冠肺炎”

　　參考標(biāo)準(zhǔn)：

　　《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（GB/T18894-2016）

　　《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）

　　《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》（DA/T69-2018）

　　《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）

　　《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）

　　《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》

　　第二類、照片檔案

　　整理方式：以組為單位整理，可將一張或者一組照片作為一條記錄進(jìn)行歸檔

　　分類方法：建立“新冠肺炎疫情”專題類（專題代碼XGFY），可根據(jù)管理需求下設(shè)二級(jí)類目

　　檔號(hào)編制：

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)推薦為：全宗號(hào)—門類代碼·年度—保管期限—專題代碼—組號(hào)·張?zhí)?/p>

　　例如：J010—ZP·2020—Y—XGFY—0001·001（即10號(hào)全宗—照片檔案·2020年—永久—新冠肺炎—第1組·第1張）

　　著錄要求：應(yīng)詳細(xì)著錄照片的背景、時(shí)間、人物、地點(diǎn)、活動(dòng)（事件）等信息，并在照片組題名開頭中注明“新冠肺炎”

　　參考標(biāo)準(zhǔn)：

　　《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）

　　《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）

　　《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）

　　《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》

　　第三類、錄音錄像檔案

　　整理方式：以件為單位整理

　　分類方法：建立“新冠肺炎疫情”專題類（專題代碼XGFY），可根據(jù)管理需求下設(shè)二級(jí)類目

　　檔號(hào)編制：

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)推薦為：全宗號(hào)—門類代碼·年度—保管期限—專題代碼—件號(hào)

　　例如：J010—LY·2020—Y—XGFY—0001（即10號(hào)全宗—錄音檔案·2020年—永久—新冠肺炎—第1件）

　　著錄要求：應(yīng)詳細(xì)著錄錄音、錄像中的背景、時(shí)間、人物、地點(diǎn)、活動(dòng)（事件）、來源等信息，并在題名開頭中注明“新冠肺炎”

　　參考標(biāo)準(zhǔn)：

　　《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）

　　《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63-2017）

　　《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》

　　第四類、實(shí)物檔案

　　整理方式：以件為單位整理，每件實(shí)物必須拍攝照片，張數(shù)不限；照片端正、清晰，能展現(xiàn)實(shí)物全貌和重要細(xì)節(jié)

　　分類方法：建立“新冠肺炎疫情”專題類（專題代碼XGFY），可根據(jù)管理需求下設(shè)二級(jí)類目

　　檔號(hào)編制：

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)推薦為：全宗號(hào)—門類代碼·年度—保管期限—專題代碼—件號(hào)

　　例如：J010—SW·2020—Y—XGFY—0001（即10號(hào)全宗—實(shí)物檔案·2020年—永久—新冠肺炎—第1件）

　　著錄要求：著錄時(shí)在題名開頭中注明“新冠肺炎”