檔案整理與排序怎么完成？檔案整理與排序是檔案管理的必要條件，檔案的整理指的是對(duì)檔案資料的收集，整理，分類，排列，編目和保管，就是將有內(nèi)在聯(lián)系的文件收集齊全整理歸檔，以便于為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供最真實(shí)的歷史記錄。而排序則指的是對(duì)文件或者是案卷進(jìn)行有序的排列，編目，方便查閱和利用。

　　紙質(zhì)檔案整理流程之排列

　　排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。歸檔文件排列應(yīng)遵循“時(shí)間結(jié)合事由”的原則，強(qiáng)調(diào)“時(shí)間”在排列中的主導(dǎo)作用，是符合辦公自動(dòng)化條件下歸檔文件整理的一般規(guī)律。

　　事由則是一個(gè)比較寬泛的概念，可指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。界定事由，目的是為了使密切相關(guān)的歸檔文件相對(duì)集中，保持有機(jī)聯(lián)系，方便檢索利用。在具體劃分上，可根據(jù)辦理時(shí)間長(zhǎng)短、形成文件數(shù)量多少、文書處理程序異同等，本著便于整理和利用的原則靈活掌握，沒有統(tǒng)一的規(guī)定。

　　目前，大多數(shù)單位實(shí)行“雙套制”的保管模式，對(duì)歸檔文件整理仍以手工整理為主，信息化管理尚處于檔案輔助管理階段。為確保歸檔文件利用時(shí)的查全率和查準(zhǔn)率，在對(duì)歸檔文件進(jìn)行組件、分類后，排序時(shí)須充分考慮歸檔文件的形成時(shí)間（辦結(jié)時(shí)間）、事由重要程度、事由共同屬性等再進(jìn)行先后次序的確認(rèn)。

　　檔案整理與排序怎么完成

　　1、將全部文件收集起來。文件歸檔工作是按一定周期進(jìn)行的，可能是一年，也可能是一個(gè)季度，因此進(jìn)行歸檔工作時(shí)，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進(jìn)行。

　　2、按照相關(guān)章程進(jìn)行篩選。一般來說，沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價(jià)值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除并進(jìn)行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機(jī)關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

　　3、劃分類別和級(jí)別。篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進(jìn)行橫向分類，再按照上下級(jí)的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列，無法劃分級(jí)別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

　　4、確定保管期限。凡是在本機(jī)關(guān)實(shí)體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價(jià)值的影響時(shí)長(zhǎng)及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限，不可過早銷毀。

　　排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。歸檔文件排列應(yīng)遵循“時(shí)間結(jié)合事由”的原則，強(qiáng)調(diào)“時(shí)間”在排列中的主導(dǎo)作用，是符合辦公自動(dòng)化條件下歸檔文件整理的一般規(guī)律。

　　事由則是一個(gè)比較寬泛的概念，可指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。界定事由，目的是為了使密切相關(guān)的歸檔文件相對(duì)集中，保持有機(jī)聯(lián)系，方便檢索利用。在具體劃分上，可根據(jù)辦理時(shí)間長(zhǎng)短、形成文件數(shù)量多少、文書處理程序異同等，本著便于整理和利用的原則靈活掌握，沒有統(tǒng)一的規(guī)定。

　　目前，大多數(shù)單位實(shí)行“雙套制”的保管模式，對(duì)歸檔文件整理仍以手工整理為主，信息化管理尚處于檔案輔助管理階段。為確保歸檔文件利用時(shí)的查全率和查準(zhǔn)率，在對(duì)歸檔文件進(jìn)行組件、分類后，排序時(shí)須充分考慮歸檔文件的形成時(shí)間（辦結(jié)時(shí)間）、事由重要程度、事由共同屬性等再進(jìn)行先后次序的確認(rèn)。

　　對(duì)此，在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)

　　進(jìn)行歸檔文件排列時(shí)，

　　一般按以下三點(diǎn)操作：

　　1、同一事由的歸檔文件，按文件形成時(shí)間先后順序，集中排列在一起；

　　2、不同事由的歸檔文件，按事由辦結(jié)時(shí)間先后順序排列（該排列方法比較適合實(shí)施檔案信息化管理的立檔單位）；

　　3、同一保管期限下的會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、內(nèi)部刊物等成套性文件，或系統(tǒng)性較強(qiáng)，或形式特殊，利用需要相互參照、查證，往往成套利用，宜集中排列。

　　除此之外，在實(shí)際工作中，由于種種原因，往往會(huì)有一些文件沒有按規(guī)定時(shí)間移交檔案部門，對(duì)于這些零散文件，應(yīng)認(rèn)真鑒定其形成時(shí)間，視不同情況，或排在相應(yīng)類別的最后，或與相關(guān)歸檔文件裝訂為一件等。但這些都是補(bǔ)救措施，應(yīng)盡量避免此類情況的發(fā)生。