進(jìn)一步扎實(shí)檔案基礎(chǔ)管理，提升檔案服務(wù)能力，充分發(fā)揮“檔案數(shù)據(jù)庫”的“即存即查”功能，內(nèi)蒙古檔案整理服務(wù)公司以工藝檔案管理為抓手，以數(shù)字化建設(shè)為依托，從檔案管理的規(guī)范化、制度化、信息化三點(diǎn)發(fā)力，著力打造實(shí)時(shí)存查、便捷高效的檔案管理平臺(tái)。

　　產(chǎn)品工藝檔案的規(guī)范化，是公司科研生產(chǎn)檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，也是相關(guān)檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。內(nèi)蒙古檔案整理服務(wù)公司著重在基礎(chǔ)檔案收集、整理和考核三方面嚴(yán)格設(shè)卡，確?；A(chǔ)管理的規(guī)范化。

　　在基礎(chǔ)材料收集方面設(shè)卡。信息化與檔案處嚴(yán)格按照集團(tuán)公司的各類規(guī)章制度及要求，積極對(duì)接各個(gè)職能部門及分廠中心，對(duì)所有型號(hào)產(chǎn)品的生產(chǎn)全過程材料進(jìn)行系統(tǒng)梳理、全面收集，確保材料完整齊全。

　　在科學(xué)歸檔整理方面設(shè)卡。建立健全各項(xiàng)歸檔工作管理細(xì)則和辦法，通過微信工作群等平臺(tái)加強(qiáng)專兼職檔案員的溝通與交流，及時(shí)解決歸檔過程中遇到的問題，并及時(shí)對(duì)各部門歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，逐層夯實(shí)歸檔管理工作。

　　在檔案規(guī)范化考核方面設(shè)卡。對(duì)各類型號(hào)檔案實(shí)施“全覆蓋、無死角”全面監(jiān)管，并以月為單位實(shí)施考核，對(duì)各部門應(yīng)歸檔、已歸檔、逾期歸檔、歸檔質(zhì)量列表統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行每月通報(bào)，逐步形成型號(hào)檔案“隨結(jié)隨歸”常態(tài)化管理。

　　一以貫之促進(jìn)檔案管理有序進(jìn)行

　　為推動(dòng)檔案管理工作穩(wěn)步推進(jìn)、有效落實(shí)，內(nèi)蒙古檔案整理服務(wù)公司認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作的各項(xiàng)制度和要求，并著重從三個(gè)方面抓好落實(shí)，使檔案管理制度化得到長遠(yuǎn)發(fā)展。

　　組織結(jié)構(gòu)方面，以信息化與檔案處為中心，明確檔案管理負(fù)責(zé)人和專職檔案員，負(fù)責(zé)牽頭抓總；以各部門為支撐，確定兼職檔案員，負(fù)責(zé)具體落實(shí)，通過雙方聯(lián)動(dòng)、相互配合的方式完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步統(tǒng)籌完成各項(xiàng)工作。

　　完善落實(shí)方面，隨著全流程無紙化試點(diǎn)工作的推進(jìn)，及時(shí)制定出臺(tái)相關(guān)暫行辦法、管理辦法、掃描及流轉(zhuǎn)工作規(guī)程等制度規(guī)定，完善歸檔及其他工作銜接要求，確保紙質(zhì)歸檔向電子歸檔有序平緩過渡。

　　長效管控方面，根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)化檔案內(nèi)部分工，建立問題反饋臺(tái)賬并實(shí)時(shí)更新，確保檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作規(guī)范、有序，進(jìn)一步使歸檔驗(yàn)收、閱檔審批、借檔催收等制度得到全面規(guī)范的落實(shí)。

　　數(shù)字賦能推進(jìn)檔案管理信息化

　　檔案信息化建設(shè)是提高檔案服務(wù)效能的重要手段，是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)的真實(shí)記錄。公司著眼信息化建設(shè)新形勢(shì)，依托信息化工作的推進(jìn)，使數(shù)字化賦能檔案管理。

　　目前，根據(jù)要求的室存數(shù)字化增量電子化要求，內(nèi)蒙古檔案整理服務(wù)公司室存定型的型號(hào)檔案已全部完成數(shù)字化；依托PDM系統(tǒng)，公司已實(shí)現(xiàn)所有在線型號(hào)檔案的電子數(shù)據(jù)下發(fā)，縱深推進(jìn)檔案工作數(shù)字化改革。

　　為方便廣大干部職工調(diào)閱部分檔案及合同，檔案室繼續(xù)推進(jìn)檔案及合同的電子化掃描及部分流程無紙化，實(shí)現(xiàn)電子歸檔“一鍵式”查詢，使借閱人以最快速度、最便捷方式查閱檔案或合同事宜，為人工查閱省下大量翻閱的時(shí)間，大大提高工作效率。

　　在紙質(zhì)檔案歸檔前，在“合同起草流程監(jiān)控”中增加了“檔案室確認(rèn)歸檔”環(huán)節(jié)，確保檔案及合同歸檔的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了其紙質(zhì)、電子雙歸檔。

　　后續(xù)，內(nèi)蒙古檔案整理服務(wù)公司將繼續(xù)在完善各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，深耕細(xì)作、積極創(chuàng)新，運(yùn)用數(shù)字化手段搭建起高效運(yùn)行模式，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、借閱等“流水線式”的有序管理，為公司科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理等做好全流程的服務(wù)保障。

　　檔案管理制度辦法

　　檔案保管工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理原則，維護(hù)檔案地完整與安全，做到勿使檔案遭到破損，最大限度地延長檔案的壽命，使檔案多而不亂，排列有序，便于查找利用，特作如下規(guī)定：

　　一、貫徹“以防為主，防治結(jié)合，加強(qiáng)重點(diǎn)，兼顧一般”的方針，要把保管工作貫徹到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，注意避免單純“為保管而保管”。

　　二、建立定期或不定期的對(duì)所有的檔案的保管情況進(jìn)行了認(rèn)真的檢查制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理，防患未然。一般一周一小查，一月一大查，如遇特殊情況或意外事故應(yīng)及時(shí)查。發(fā)生意外時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取有效的措施補(bǔ)救。

　　三、檔案庫必須堅(jiān)固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全設(shè)施，保持適當(dāng)?shù)臏囟龋?624℃為宜，日波幅±2℃）和適當(dāng)?shù)倪m度（相對(duì)濕度4560％為宜，日波幅±5％）。

　　四、保持庫房整齊清潔，搞好經(jīng)常性衛(wèi)生。在搬動(dòng)檔案時(shí)要盡量減少檔案的磨損和污染。

　　五、檔案庫房嚴(yán)禁吸煙和存放易燃品。非檔案工作人員，未經(jīng)同意，不得擅自進(jìn)入庫房。

　　六、檔案工作人員要加強(qiáng)責(zé)任心，下班前檢查庫房、文件柜、門窗是否上鎖關(guān)好，方可離去。