新手怎么整理基建檔案

　　(一)、基建檔案概念

　　基建檔案：全稱是“基本建設檔案”指在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程規(guī)劃、勘察、設計、施工、監(jiān)理、使用、維修活動中直接形成并整理歸檔的科學技術文件材料。

　　(二)、基建檔案歸檔范圍

　　基建項目類：每一個單項基建工程基本上都可以分成前期準備、設計、施工(監(jiān)理)、竣工驗收和使用維護五個階段形成的文件材料。其歸檔范圍是：

　　1、前期準備階段：

　　包括每一個工程項目建議書、批復、設計任務書、選址、投資計劃、上級下達的基建計劃、追加投資的請示、批復、征地、報建、工程合同、協(xié)議等

　　2、設計階段文件

　　包括工程勘察報告、總體規(guī)劃設計文件、初步設計文件、技術設計文件、施工圖設計文件等。

　　3、施工(監(jiān)理)階段文件

　　包括施工組織設計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標準、原材料及預制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術總結等。同時包括監(jiān)理工作專項報告、驗證材料及監(jiān)理工作中形成的文件材料等。

　　4、竣工驗收階段文件

　　包括竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、總結等

　　5、使用維護階段文件

　　包括在使用、維修、管理、維護、改造、擴建中形成的文件。

　　基建檔案整理與編目

　　基本建設檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物，構筑物，地上地下管線等基本建設工程的規(guī)劃，設計，施工和使用，維修活動中形成的科技檔案。

　　基建檔案的整理

　　基本建設項目檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對基本建設項目檔案進行系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫形成說明書的工作。

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　　基建檔案主要按工程項目或建設項目分類。按照工程項目進行分類，就是將一個工程項目的全部科技檔案集中在一起，再按專業(yè)或其他特征劃分不同層次的類目，反映出工程項目的全貌，便于不同項目基建工程檔案的提供利用。

　　（二）組卷

　　基建工程項目檔案保管單位的組織，應當在科技檔案整理工作的基本原則下進行，必須符合以下要求：

　?。?）組卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)基建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　?。?）裝具內(nèi)的基建檔案材料應有一個數(shù)量界限，將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應為該裝具厚度的四分之三。

　?。?）裝具內(nèi)的基建檔案材料的保存價值應該基本相同。保管單位的組織，要在保持有機聯(lián)系的前提下，根據(jù)檔案材料的不同價值和密級程度，適當?shù)胤謩e組成保管單位。

　　（4）基建檔案裝具的形式，主要有卷、冊、袋、盒四種。應該根據(jù)基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具，力求整齊美觀，牢固耐用。

　?。ㄈ┌妇韮?nèi)文件材料的排列

　　（1）基建檔案文字材料的排列，按基建工程項目自然形成過程進行排列。

　　（2）基建檔案圖樣材料的排列：總體布置圖→系統(tǒng)圖與平面圖（或立面圖、解剖圖）→大樣圖。

　?。?）基建檔案文字和圖樣交錯材料的排列：如果文字材料是對整個工程項目作基本的全面說明或指示的，放在圖樣的前面。如果文字材料只是對圖樣材料的補充或一般說明，圖樣材料應排在前面，文字材料排在后面。

　　（四）裝訂

　　基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產(chǎn)品檔案”的裝訂。

　　（五）案卷的排列

　　基建檔案案卷的排列以一個工程項目為單位，按依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程竣工驗收等順序排列。

　　基建檔案的編目

　　基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統(tǒng)整理的成果，揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征的一種工作。具體內(nèi)容參見“產(chǎn)品檔案整理方法”。

　　（1）編頁號。

　　（2）編制卷內(nèi)目錄。

　　（3）編制備考表。

　?。?）編制案卷封面。

　?。?）編制案卷背簽。

　?。?）檔號的編制。

　　基建檔案檔號結構為：類別號—項目號—件、頁（張）號。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。檔號結構必須與檔案的整理分類體系相適應。檔號一經(jīng)確定，一般不應隨意更改。