檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　更全面地說，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。麻城市檔案整理服務(wù)公司對檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。

　　檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。麻城市檔案整理服務(wù)公司通常所說的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：

　?。ㄒ唬n案館對接收與征集檔案的整理1、系統(tǒng)排列和編目在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　2、局部調(diào)整對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進(jìn)行整理。

　　3、全過程整理檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

　　檔案整理，摸不到頭腦？把握住檔案整理原則就好了，每次在談?wù)摍n案整理時(shí)，難點(diǎn)都在于，面對這么多的檔案材料，怎么才能把它們縷出一個(gè)頭緒？一說分類、排序，好多人就暈掉了。其實(shí)，檔案整理就是對零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行分類、組合、排列和編目，以達(dá)到系統(tǒng)化、有序化的過程。

　　那到底要怎么做檔案整理呢？接下了解一下麻城市檔案整理服務(wù)公司檔案整理的五大原則。

　　1、遵循檔案的形成規(guī)律

　　檔案整理工作的對象是文件材料，形式有文件、圖表、照片、磁帶等。文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時(shí)，必須了解文件材料的產(chǎn)生過程，認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律，并盡可能地遵循固有規(guī)律。

　　把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，為什么說分類的時(shí)候不能按照文種分？因?yàn)槲募?nèi)容是不盡相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　　（1）充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　?。?）在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　3、必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等幾個(gè)方面。在檔案整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。來源是指文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為單位，有機(jī)地形成的。時(shí)間是說每個(gè)文件形成者所開展的具體活動(dòng)，都具有一定的過程和階段性，從而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動(dòng)中，為了開展某項(xiàng)工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。

　　4、區(qū)分不同價(jià)值

　　整理檔案時(shí)，還要區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，組成不同的保管單位，就是對檔案材料劃定的存留年限，通常我們所說的永久、定期，定期又分30年和10年兩個(gè)年限段。

　　5、便于保管和利用

　　檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。而恰當(dāng)?shù)乇３治募g的聯(lián)系整理出的檔案，就能便于保管和利用，所以它們基本上是一致的。檔案材料不是孤立的存在的，不管是從時(shí)間上，內(nèi)容上，還是檔案的形成者來說，總是會(huì)有這樣或那樣的內(nèi)在聯(lián)系。

　　比如說，處理一個(gè)問題，開展一項(xiàng)工作，進(jìn)行一次調(diào)查，召開一次會(huì)議，辦理一起案件，必然會(huì)產(chǎn)生一系列內(nèi)容相關(guān)的文件，整理這些文件時(shí)就必須適當(dāng)?shù)乇３炙鼈冎g的聯(lián)系。

　　所以說檔案整理就是要從檔案反映的文件內(nèi)容中發(fā)現(xiàn)一些規(guī)律，把它們按照一定的邏輯排列，比如說想要查考某一方面的工作內(nèi)容，通過整理好的檔案可以快速而且準(zhǔn)確找出來，這就算做好來檔案整理工作。

　　一、檔案保管的內(nèi)容和要求

　?。ㄒ唬n案保管的內(nèi)容

　　檔案保管是維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)，指采取一定的管理方式和技術(shù)手段對檔案進(jìn)行科學(xué)管理與保護(hù)，以維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命的工作。其主要內(nèi)容包括三個(gè)方面：1.檔案庫房管理2.檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)3.保護(hù)檔案的專門措施。

　?。ǘn案保管的基本要求

　　1.以防為主，防治結(jié)合

　　2.加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般

　　二、檔案保管的基本條件

　　檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有：檔案庫房、檔案裝具、檔案保管設(shè)備和檔案的包裝材料。

　?。ㄒ唬n案館（室）建筑

　　1.檔案館建設(shè)規(guī)模和構(gòu)成

　　檔案館應(yīng)按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》設(shè)計(jì)建造。檔案館建筑由檔案庫房、對外服務(wù)用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、辦公室用房和附屬用房及建筑設(shè)備組成。

　　2.檔案館的選址

　　檔案館的選址應(yīng)符合下列要求：應(yīng)選擇工程地質(zhì)條件和水文地質(zhì)條件較好地區(qū)；應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場所，不應(yīng)設(shè)在有污染腐蝕性氣體源的下風(fēng)向；應(yīng)選擇交通便利，城市公用設(shè)施比較完備的地區(qū)；應(yīng)選擇地勢較高、排水通暢、空氣通暢和環(huán)境安靜的地段。

　　3.檔案館的建筑設(shè)計(jì)

　　4.檔案室用房

　　檔案室用房一般由檔案庫房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。

　?。ǘ┢渌９軛l件

　　1.檔案裝具

　　我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。其中，活動(dòng)式檔案密集架在有效利用庫房空間、方便管理和密閉等方面具有較好的性能。

　　2.檔案保管設(shè)備。

　　3.檔案包裝材料。

　　我國包裝檔案的材料主要有兩種：卷皮、卷盒等。

　　三、檔案庫房管理

　?。ㄒ唬n案裝具的排列編號(hào)

　　1.合理布局。2.避光通風(fēng)。3.整齊有序。

　?。ǘn案存放

　　1.檔案的排列存放

　　檔案館對館藏檔案的存放應(yīng)堅(jiān)持簡便、實(shí)用、便于管理的原則，以全宗為單位排列。

　　檔案室的檔案，一般根據(jù)檔案的種類實(shí)行分類排列，將同一類別的檔案集中存放在一起。

　　2.檔案存放位置索引

　　檔案存放位置索引是以表冊或卡片的形式記錄和反映檔案在庫房和裝具中存放次序的管理工具。檔案存放位置索引有兩體例：一是指明檔案存放位置的索引；另一種是指明庫房內(nèi)裝具所存放檔案的索引。

　?。ㄈn案管理的應(yīng)急處置

　　檔案管理的應(yīng)急處置，是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急措施加以處置的工作。

　　1.檔案管理的應(yīng)急處置預(yù)案

　　2.檔案管理的應(yīng)急處置措施

　　四、檔案保護(hù)

　?。ㄒ唬旆繙貪穸鹊目刂?/p>

　　《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》對于檔案庫房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)作出規(guī)定，溫度為14℃～24℃；相對濕度為45%～60%。庫房溫濕度的控制方法很多，主要是通過密閉、通風(fēng)，結(jié)合增溫、降溫、增濕、降濕等措施，使庫房溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。

　　1.密閉

　　密閉是庫房溫濕度的控制的基礎(chǔ)。。

　　2.通風(fēng)

　?。ǘ旆康摹鞍朔馈贝胧?/p>

　　庫房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實(shí)體安全的主要防護(hù)措施。

　　1.防火

　　檔案庫房裝具應(yīng)采用金屬柜架，庫房照明燈具及其他電器時(shí)，要保證材質(zhì)、性能上的安全性，安裝時(shí)必須按照規(guī)范操作，保證線路的安全。

　　2.防光

　　檔案庫房一般應(yīng)使用白熾燈為照明光源。

　　3.防霉

　　滅菌的方法可以分為兩類：一類是物理滅菌法，包括有冷凍真空干燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等方法；另一類是化學(xué)滅菌法，包括酒精滅菌、臭氧滅菌、甲醇滅菌、環(huán)氧乙烷滅菌等方法。

　　4.防蟲

　　殺滅害蟲的方法有物理方法和化學(xué)方法物理兩種，物理方法主要有低溫殺蟲、高溫殺蟲、射線輻照射殺蟲、氣調(diào)殺蟲等；化學(xué)方法主要是采用熏蒸殺蟲劑來殺滅害蟲，常用的熏蒸殺蟲劑有硫酸氟、磷化鋁、環(huán)氧乙烷等。

　　（三）檔案修復(fù)

　　檔案修復(fù)是指使受損或退變檔案恢復(fù)或接近原有特征，或?qū)ζ溥M(jìn)行加固的過程，是一項(xiàng)搶救性的保護(hù)措施。紙質(zhì)檔案修復(fù)技術(shù)主要包括去污技術(shù)、去酸技術(shù)、加固技術(shù)、修裱技術(shù)、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。

　　五、全宗卷

　　（一）全宗卷的編制原則和內(nèi)容

　　全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。

　　全宗卷的主要內(nèi)容包括：

　　1.檔案收集方面的材料；2.檔案整理方面的材料；3.檔案鑒定方面的材料；4.檔案保管方面的材料；5.檔案統(tǒng)計(jì)方面的材料；6.檔案利用方面的材料；7.檔案管理新技術(shù)應(yīng)用方面的材料。

　　（二）全宗卷的整理

　　全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時(shí)必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時(shí)，及時(shí)進(jìn)行整理組卷，數(shù)量較多的可設(shè)分卷。

　　（三）全宗卷的管理

　　檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號(hào)順序排列編制全宗卷目錄。檔案室和館藏全宗極少的檔案館，其形成的全宗卷，可置于每個(gè)全宗排列的卷首。全宗向檔案館或向有關(guān)單位移交時(shí)，其全宗卷亦隨同移交。