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合同怎么歸檔整理

時間:2022-09-07 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  合同怎么歸檔整理?采購合同是商務性的契約文件,不同的采購項目簽訂的采購合同有所差異,因此“采購合同如何整理分類”成了許多企業(yè)關注的問題。下面本文將分享合同怎么歸檔整理的方法,供各位參考學習!

合同怎么歸檔整理

  合同怎么歸檔整理

  1、按照采購物資的性質,對簽訂的合同進行分類整理,分區(qū)存放。有電子檔案的,分建不同的文件夾。

  2、建立合同履行監(jiān)督卡監(jiān)督卡。按類別,每一類型建立一種監(jiān)督卡,有特殊事項的單獨建立。將每份合同所有的需要監(jiān)督的事項全部填寫完畢。留待合同正式履行時監(jiān)督供應商使用。

  3、建立付款臺帳付款臺帳。管理各合同付款明細情況,重點記錄:合同總價、每次付款金額、付款憑證編號、發(fā)票收到否、是否完成付款等情況。為嚴格規(guī)范部門合同的簽訂、整理、歸檔、保管工作,方便日常查閱。

  4、合同履行期限管理。將所有合同履行時間進行登記匯總,做好到期前的合同收尾工作,有電子檔案的,可以設置到期自動提醒。

  5、建立合同變更登記薄。記錄合同履行的變更情況和審批情況。如下:合同編號、變更時間、原合同內容、變更后內容、變更執(zhí)行時間、變更審批報告編號、批準人。

  6、用新的合同編號,如果合同進行變更或者補充則合同編號相應的增加“補”字。

  7、供貨商合同,必須留存其提供物品的報價單,必要時還要附上與其他供貨商提供的同等物品的價格對比單。

  8、所簽訂的合同必須留存對方材料,即個人的留存身份證復印件等,企業(yè)、單位的留存企業(yè)相關材料、授權書、被授權人的身份證復印件等。

  9、招投標的合同單獨保存。

  一、收集

  收集工作作為檔案管理的第一個步驟,由于涉及到最后檔案的歸檔的齊全完整和有效利用,目前將其劃分為兩個步驟:文件判斷和確定期限。

  1、文件判斷。文件判斷主要是對于現(xiàn)有文件的歸檔范圍進行確定,首先需要與各單位進行溝通和深入調研,根據(jù)實際情況劃定合理的歸檔范圍。

  2、期限期限。根據(jù)文件的使用頻率,重要程度等劃分對應的保管期限,根據(jù)不同的保管期限進行相應的管理,主要體現(xiàn)在年度鑒定和保管期限到期后的銷毀工作上。

  二、分類

  歸檔文件范圍和保管期限表上對于各類檔案進行了細致的劃分,應對照表格對于收集文件進行類別的劃分。

  三、編制頁碼

  注意編制頁碼的時候不漏頁、不重頁,案卷封面、卷內目錄、備考表不編頁碼,卷內文件在右上角開始標號,從“001”開始,遇有正反雙面在反頁左上角標出。

  四、裝訂

  用不銹鋼釘逐件裝訂或者組卷裝訂,避免生銹腐蝕文件。

  五、排序

  對于同一類別的文件按照時間的先后順序排列。

  六、檔號標識

  對于排列好的文件依次標出檔號,做到不重復,不斷號,保持檔案編號的自然連續(xù)性。

  七、著錄

  著錄是指對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程,著錄是為了滿足檢索查找提供利用的需要。

  八、裝盒

  即同“組卷”,將具有相同聯(lián)系的文件放置在同一盒子里,對于案卷(盒子)進行編號。

  案卷除包含排列好的文件外還應包括案卷封面和備考表,案卷封面反映文件內容,備考表則對于案卷組卷情況進行說明,包括案卷包內容,日常使用、變更情況,組卷時間,組卷人和審核人等。案卷封面置于文件前面,備考表置于文件之后,二者不進行頁碼的標識。

  九、打印目錄包括卷內文件目錄和案卷目錄,注意按照文件的保管期限進行區(qū)分匯總。

  十、編制檢索工具

  對于準備好的各類目錄進行整理,編制目錄匯總表,提供日常利用。

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