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干部人事檔案怎么整理?干部人事檔案是記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、德才和專業(yè)能力的重要材料。人事檔案管理工作涵蓋人事檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和傳遞活動(dòng)。在新時(shí)代市場形勢(shì)下,由于社會(huì)治理和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)無法滿足社會(huì)的發(fā)展需求。
為有效提升機(jī)關(guān)單位干部人事檔案整理工作水平,需要在新的板塊中加以調(diào)整與革新,構(gòu)建符合時(shí)代需求的便捷、高效和安全兼顧的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。
干部人事檔案怎么整理
一、整理工作的定義
干部人事檔案的整理,是指根據(jù)一定的原則和方法,將收集起來的檔案材料,以個(gè)人為單位,進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等,使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門案卷,并在此基礎(chǔ)上,不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。
二、整理工作的作用
一是使干部人事材料成為規(guī)范的干部檔案;
二是有利于干部檔案材料的保管和保護(hù);
三是方便干部檔案的利用。
三、整理工作的類型
兩種常見的類型:
一是對(duì)新建干部檔案的整理。
二是因補(bǔ)充歸檔材料而對(duì)原有的檔案進(jìn)行局部整理。
四、整理工作的步驟和要求
整理的第一個(gè)環(huán)節(jié)是鑒別,也就是對(duì)準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查,甄別材料的真?zhèn)?,判定材料的保存價(jià)值,確定其是否屬于歸檔范圍,是否符合歸檔要求。
除鑒別之外,一般來講,整理工作包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個(gè)步驟:
第一步:分類
按照《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》的規(guī)定進(jìn)行分類,同時(shí)要注意以下材料的分類:
1.中央和地方各級(jí)黨委委員(候補(bǔ)委員)簡歷,人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。
2.一些以自傳為主的履歷或簡歷表歸入第二類。
3.學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸入第四類。
4.更改或認(rèn)定姓名的材料、檔案審核工作中形成的“三齡兩歷”認(rèn)定材料、干部考察工作中形成的《xx有限公司干部人事檔案任前審核登記表》《干部任免審批表(全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作專用)》歸入第五類。
5.一次性享受政府特殊津貼的材料,也應(yīng)作為獎(jiǎng)勵(lì)材料,歸入第七類。
6.干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料以及《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一歸入第九類。
7.因公出國(境)材料歸入第九類,因私出國(境)材料歸入第十類。
第二步:排序
排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序,并通過編寫類號(hào)、順序號(hào)和頁碼固定下來。
排序的方式有兩種:
按材料形成的時(shí)間排序和按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。
排序后,在每份材料首頁的右上角編上類號(hào)和順序號(hào),在其右下角逐頁編寫頁碼。
第三步:編目
每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。檔案材料目錄要認(rèn)真編寫。編目的具體要求是:
1.檔案材料應(yīng)按照排列順序,逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目,做到目錄清楚,填寫準(zhǔn)確。
2.每類目錄應(yīng)首先注明材料類號(hào)和類別名稱。
3.“序號(hào)”下再一次填寫排列順序號(hào)。
4.“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。
5.“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。
6.“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù),按照編號(hào)的頁數(shù)如實(shí)填寫。
7.“備注”填寫需要說明的情況。
8.書寫目錄時(shí),每類目錄之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。特別是第三、四、九類等,由于后續(xù)的材料較多,為了留出足夠的空格,不要在同一頁中再填寫其他類別材料的條目。
9.填寫《干部職務(wù)變動(dòng)登記表》時(shí)要與《干部任免審批(呈報(bào))表》的相應(yīng)項(xiàng)目一致,任職、免職分欄逐項(xiàng)填寫。
10.填寫《干部“三齡一歷”確認(rèn)表》已經(jīng)完成干部檔案專項(xiàng)審核的不需再做此表。
(1)此表需呈報(bào)各單位組織人事部門審核確認(rèn)。
(2)《干部“三齡一歷”審核確認(rèn)呈報(bào)表》審批確認(rèn)后,填寫《干部“三齡一歷”確認(rèn)表》。
(3)將填寫完畢的《干部“三齡一歷”確認(rèn)表》歸入第五類,按時(shí)間順序排序。
11.填寫(干部人事檔案審核整理責(zé)任卡),如實(shí)登記經(jīng)審核后的檔案中缺少的材料,登記審核時(shí)間,審核人,驗(yàn)收人簽字。責(zé)任卡放在檔案最后不編號(hào),不寫進(jìn)目錄。
第四步:技術(shù)加工
加工是指單份材料的加工。通過對(duì)一些紙張破損、卷角、折皺的材料進(jìn)行技術(shù)加工,從而使檔案材料便于裝訂、保管和利用,延長檔案的使用壽命。
1.對(duì)超出規(guī)定尺寸的檔案材料,酌情進(jìn)行裁剪、折疊。
2.對(duì)出現(xiàn)破損的檔案材料要進(jìn)行裱糊。
3.材料左邊應(yīng)留有25mm裝訂邊。
4.拆除檔案材料上的金屬物。
第五步:裝訂
每個(gè)干部的檔案材料,必須裝訂成卷。裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用。
具體要求如下:
1.目錄與材料一致。
2.各種表格排序正確,依次為:
(1)檔案目錄
(2)《干部職務(wù)變動(dòng)登記表》
(3)十類材料的依次排序
(4)《干部人事檔案審核整理責(zé)任卡》
3.全卷材料整齊。
4.驗(yàn)收入庫。審核整理并裝訂后的檔案,必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查,經(jīng)驗(yàn)收合格后,登記入庫。
五、整理檔案工作的注意事項(xiàng)
1.嚴(yán)禁吸煙,以確保檔案的安全。
2.不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
3.不得擅自處理或銷毀檔案材料。審核中按規(guī)定剔出的檔案材料,須進(jìn)行登記,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后區(qū)別情況予以處理。
4.加強(qiáng)對(duì)檔案的管理,防止丟失檔案材料和泄漏干部檔案內(nèi)容。
干部人事檔案材料的分類?
第一類履歷類材料。
第二類自傳和思想類材料。
第三類考核鑒定類材料。
第四類學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類材料。
第五類政審、審計(jì)和審核類材料。
第六類黨、團(tuán)類材料。
第七類表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料。
第八類違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料。
第九類工資、任免、出國和會(huì)議代表類材料。
第十類其他可供組織參考的材料。
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