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怎么整理檔案資料?檔案工作的基礎(chǔ)是具備豐富的檔案資源,檔案資源來源于各部門形成的文件材料,收集好這些文件材料并經(jīng)過規(guī)范化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎么整理檔案呢?
嚴(yán)格意義上來說,“整理檔案”的說法并不準(zhǔn)確,檔案是具有保存價(jià)值的歷史記錄,真正整理的是文件材料,運(yùn)轉(zhuǎn)完畢的文件材料經(jīng)過規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理,形成歸檔文件,移交入庫后才是檔案。
怎么整理檔案資料
1.剔除不歸檔的文件材料
收集來的文件材料并不是每一份都需要?dú)w檔,要糾正兩種錯(cuò)誤認(rèn)識,一是有文必檔,二是紅頭文件(上級來文)都要?dú)w檔。需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(第8號國家檔案局令),按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要?dú)w檔的文件材料。
機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍:
?。?)反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;
?。?)機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;
?。?)本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料;下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;
?。?)其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料(行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料)。
以下幾種文件材料可以不歸檔:
?。?)上級機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料;任免,獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件;供工作參考的抄件;征求意見未定稿的文件等。
(2)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件;無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件;一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿;無特殊保存價(jià)值的信封;不需辦理的一般性人民來信,電話記錄;機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等;本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料;為參考目的從各方面搜集的文件材料。
?。?)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。
?。?)下級機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報(bào),情況反映,抄報(bào)或越級抄報(bào)的一般性的文件材料。
2.將不同“年度”文件材料分開存放
文書檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個(gè)年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點(diǎn):
?。?)一般以文件形成日期為準(zhǔn);
?。?)計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度;
?。?)跨年度形成的會議材料歸閉幕年;
?。?)幾份文件作為一件時(shí),“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。
3.鑒定保管期限,按期限分開存放
?。?)文書檔案分永久(Y)和定期(D)兩種。其中定期,分為30年(D30)和10年(D10)。
?。?)應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局8號令)的要求,結(jié)合各自的工作實(shí)際,制訂出一個(gè)科學(xué)、合理的符合本單位實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表,報(bào)本級檔案行政部門審批,并以此為依據(jù)對歸檔文件劃定正確的保管期限。
4.排列歸檔文件的先后順序
(1)件內(nèi)文件排序
歸檔文件排序時(shí),正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件在前,復(fù)制件在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前,收文在后;正本在前,發(fā)文稿紙和定稿在后。
?。?)歸檔文件的先后順序
?、贇w檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
?、跉w檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列。
③同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列。
?、軙h文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
5.編寫頁碼
(1)紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。
?。?)頁碼應(yīng)逐頁編制,宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
?。?)文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。
6.加蓋歸檔章,填寫檔號項(xiàng)
歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)(問題),其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必填項(xiàng)。
7.裝訂、裝盒
歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應(yīng)維持不變。
歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的,使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。
將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。