臨汾檔案整理服務公司支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數據流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網絡查詢功能。

　　隨著信息化的不斷發(fā)展和管理的細致化，各單位需要管理的檔案信息量越來越大，如仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過紙質存儲方式為介質，這種情況顯然存在諸多風險及安全隱患，同時這種檔案管理方法效率十分低下?，F如今，傳統(tǒng)檔案管理方式需要與時俱進進行改革。臨汾檔案整理服務公司現提出一種基于RFID技術實現檔案管理智能化的系統(tǒng)方案，該系統(tǒng)可提高文檔的使用效率，為文檔執(zhí)行相關使用提供強有力的技術支持。

　　系統(tǒng)功能

　　當技術與每件對象（文檔、借閱人、電腦、通訊器材等）簡歷綁定關系后，可實現以下功能：

　　1、新文檔等級

　　2、自動盤點及定位

　　3、自動引導

　　4、自動識別

　　5、自動追蹤

　　6、快速巡查及報警

　　7、流程管理

　　8、統(tǒng)計文檔功能

　　方案實施效益

　　1、在查找、盤點、交接時可以極大縮短時間和減少工作量，提高效率

　　2、可以明顯提高文件管理的準確性，輕松跟蹤定位實體文件

　　3、文檔的行為全生命周期管理，使得文檔管理數字化、智能化、及時化、可視化、可追溯性等

　　4、文檔信息流、實物流同步，使得文檔管理效率及安全保護得到有效平衡

　　5、通過柔rfid技術及攝像、軟件系統(tǒng)等有效結合，有效避免文件丟失

　　6、人、柜、文件的等級管理使得文檔的密級管理有了落實的基礎

　　博緯智能團隊在超高頻RFID技術領域擁有近10年的技術經驗，針對智慧檔案管理領域，特別設計了一系列RFID智能裝備產品，主要包含RFID館員工作站、RFID智能盤點車、RFID移動手持機、RFID智能文件柜、RFID玻璃檔案柜、RFID智能密集架系統(tǒng)，形成了一套閉環(huán)的管理系統(tǒng)。此次云南檔案館的改造項目，這些智能裝備能夠實現可實現對檔案的無序存放，有序管理。在無需人工進行任何操作的情況下，實現檔案可視化、系統(tǒng)化、智能化管理，保障檔案信息完整性、可追溯性、全生命周期流程管理。

　　所謂檔案數字化加工外包服務就是用人員、專門設備，到用戶駐地進行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印并刻成光盤等全過程工作。檔案數字化加工為切實保證各類檔案在數字化過程中的信息和實體安全。

　　依據檔案局印發(fā)了《關于在檔案數字化加工中加強保密管理工作的通知》?！锻ㄖ穼Ω骷壐黝悊挝辉陂_展檔案數字化過程中的生產加工環(huán)節(jié)、生產加工設備以及生產加工場所的保密安全管理工作提出了明確具體的要求。保障各單位檔案在數字化加工過程中的信息泄露和實體流失問題安全性。

　　為了實現檔案數字化加工工作的規(guī)范化，搞好檔案建設，便于檔案的保管和利用，根據《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關規(guī)定，訂本細則。單位或企業(yè)想要做檔案數字化，不確定要多久能做完，針對這個問題，具體要考慮以下3個因素：紙質檔案數量、投入做數字化的人數以及數字化設備的專業(yè)程度。

　　一、紙質檔案數量

　　首先，需要預估下本單位需要進行檔案數字化的范圍、數量以及檔案類型，明確哪些需要數字化哪些不需要數字化，可根據歸檔范圍進行梳理；數量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進行初步估算，如不便于分類可根據紙質檔案存儲方式進行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每個單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁等；估算數量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請專業(yè)的檔案中介服務機構幫助單位進行數量的估算。

　　二、投入做數字化的人數

　　其一，單位有充足的人員和精力，可以考慮組織自己單位人員進行數字化加工的簡單流程，如掃描、圖片處理等，但也存在如下問題，如數字化格式批量轉換、數據掛接，單子數據系統(tǒng)上傳等流程，專業(yè)程度較高，一般的單位剛開始接觸多少有些困難。

　　其二，有條件的單位，可有計劃地進行外包，選擇專業(yè)的檔案中介服務機構（檔案備案類型需要包含檔案數字化）來進行集中統(tǒng)一作業(yè)。

　　下面簡單對數字化方式的選擇進行簡單分析——數字化外包的優(yōu)勢分析，減少單位在財力、人力上的投入，增加資本運作的回報率；

　　對單位的檔案可做到統(tǒng)一數字化加工，統(tǒng)一移交并接收；極大地減單位檔案的工作難度，保質保量地完成數字化工作；

　　選擇專業(yè)項目團隊，管理有序，分工明確，責任到人；減少勞動爭議所帶來的麻煩避免項目實施導致的運轉不靈的結果；具有時效性，可設置時間范圍和服務質量。

　　三、數字化設備的專業(yè)程度

　　數字化設備的選擇，具體要根據紙質檔案紙張情況、紙張規(guī)格進行選擇。

　　紙張情況來說，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠，特別是稿紙或已經泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設備。

　　紙張規(guī)格來說，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀，如工程藍圖，一般選用圖紙掃描儀。

　　檔案數字化的常見風險有哪些？

　　1.設備性能風險。

　　因為數字化設備的性能會影響檔案的數字化質量，所以明確合作伙伴的硬件配置和掃描質量是非常重要的，以確保硬件設備和掃描質量達到最佳狀態(tài)。

　　2.服務器容量風險。

　　由于檔案數字化后產生大量的電子數據，企業(yè)在進行掃描時，需要評價現有的文件管理信息系統(tǒng)，在服務器配置方面需要數據存儲可行性，充分考慮存儲容量。

　　3.數據庫安全風險。

　　檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案數字化處理需要掛接條目、頻繁讀取數據庫，這對服務器造成了一定的安全隱患，需要建立數據備份系統(tǒng)，對數據庫進行實時備份。

　　4.設備存儲介質安全風險。

　　一些數字處理設備有它們自己的儲存功能。在數字化過程中和數字化后，存儲介質應移交檔案部門統(tǒng)一存放，避免因工作人員離開辦公場所而造成企業(yè)機密泄露。

　　5.檔案保密風險。

　　因為所儲存的檔案涉及企業(yè)的商業(yè)秘密和敏感信息，有可能使外包單位工作人員泄露企業(yè)的商業(yè)秘密，也有可能使檔案數字化密文件被誤傳到互聯網。

　　因此，我們依據日常工作經驗分析了檔案數字化的風險，所以選擇好的檔案數字化公司尤為重要，通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務平臺。