蘭臺(tái)檔案整理服務(wù)公司：為進(jìn)一步提高農(nóng)業(yè)開發(fā)公司檔案管理水平，做到檔案資料的安全保管、合理保存和有效利用，公司檔案室多措并舉，對(duì)華僑農(nóng)場(chǎng)和洮河農(nóng)場(chǎng)歷史遺留的會(huì)計(jì)賬本、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等相關(guān)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了歸檔整理工作。

　　這個(gè)公司檔案室相關(guān)人員自一月初開始了緊張有序的檔案整理工作。他們?cè)跈n案收集、分類、整理等環(huán)節(jié)堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，對(duì)憑證、賬簿逐一進(jìn)行認(rèn)真分析，按照歸檔文件的保存價(jià)值，確定保管期限，逐一進(jìn)行分類、排序、整理、裝盒并建立檔案索引，力求做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裱糊得體、裝訂整齊。在檔案整理的每一個(gè)環(huán)節(jié)中做到細(xì)中求快、快中求好，確保檔案整理工作按時(shí)按質(zhì)按量高效完成。

　　蘭臺(tái)檔案整理服務(wù)公司

　　一、檔案包括哪些種類？

　　根據(jù)檔案的不同屬性和科學(xué)管理的需要，可以將檔案劃分為不同的種類。

　　按來源可分為國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、企業(yè)檔案、名人檔案等；按內(nèi)容可分為行政檔案、訴訟檔案、科學(xué)技術(shù)檔案等；

　　按記錄方式可分為文字檔案、圖形檔案、音像檔案；按時(shí)間可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案；

　　按所有權(quán)可分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。

　　目前在我國(guó)，通常將檔案分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、專門檔案和聲像檔案。

　　二、檔案與資料有何區(qū)別？

　　檔案與資料都是重要的信息資源，但兩者的形成渠道和文獻(xiàn)價(jià)值有所不同。檔案是在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的真實(shí)記錄，具有法律憑證作用和歷史查考作用，而情報(bào)資料則是通過各種渠道從外部購(gòu)買、交流或直接收集得來的，只具有參考作用。

　　三、文件轉(zhuǎn)化為檔案需要具備哪些條件？

　　文件轉(zhuǎn)化為檔案需要具備以下條件：

　　1．文件必須辦理完畢（或收處理完畢），即完成了文書處理程序；

　　2．文件需對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值；

　　3．文件需按照一定的規(guī)律保存起來，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。

　　四、檔案整理的基本方法有哪些？

　　檔案整理的基本方法有兩種：

　　1．以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　2．以件為單位整理。以件為單位整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。

　　五、歸檔文件的整理原則是什么？

　　歸檔文件的整理原則是：

　　1．遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件的形成有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)。不同的機(jī)關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項(xiàng)職能活動(dòng)總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系既能反映出機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史面貌，同時(shí)也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　2．區(qū)分不同價(jià)值。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，劃定不同保管期限。

　　3．便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)?！氨阌诒９芎屠谩奔仁菤w檔文件整理的出發(fā)點(diǎn)，也是最終目的。

　　六、聲像檔案的整理與編目；保管要求和措施有哪些？

　　（一）什么是聲像檔案：

　　聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或者個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。

　　數(shù)碼照片：是指用數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲得的、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

　　數(shù)碼照片檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片、說明兩部分組成。

　?。ǘ┞曄癫牧蠚w檔范圍：

　　1．本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的聲像材料；

　　2．領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的聲像材料；

　　3．本單位組織或者參加的重要外事活動(dòng)的聲像材料；

　　4．本單位重要工程建設(shè)、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進(jìn)中形成的聲像材料；

　　5．本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料；

　　6．本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的聲像材料；

　　7．其他具有保存價(jià)值的聲像材料。

　　（三）聲像材料歸檔要求：

　　1．屬于歸檔范圍的聲像材料，形成部門和人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)向本單位檔案部門歸檔，不得私自保存或者據(jù)為已有；

　　2．歸檔的聲像材料必須是原版、原件，（底片與照片影像應(yīng)當(dāng)一致）；

　　3．歸檔的聲像材料必須圖像清晰，聲音清楚，不加修飾剪裁（底片不得磨損）。