智慧電子檔案系統(tǒng)：智慧檔案館是智慧城市中的一個子系統(tǒng)，“是適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館，是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級形態(tài)”。筆者認為，智慧檔案館的目標是實現(xiàn)跨時空的檔案信息資源共享、跨平臺的服務(wù)集成，使用戶可以一站式獲取所需要的檔案信息資源。

　　一、智慧電子檔案系統(tǒng)簡介

　　智慧檔案建設(shè)方案基于某司多年來在大數(shù)據(jù)、人工智能領(lǐng)域的技術(shù)積淀與建設(shè)經(jīng)驗，深度融合OCR識別、人臉識別、NLP及區(qū)塊鏈等技術(shù)，支撐檔案“數(shù)字化、數(shù)據(jù)化、知識化、智慧化”的檔案“四化”建設(shè)，具有“自動高效、深度挖掘、智能利用、安全可控”的優(yōu)勢，集中表現(xiàn)為：

　?。ㄒ唬┨峁└叨戎悄芑?、自動化、低成本的檔案數(shù)字資源建設(shè)方案，推進館藏資源快速數(shù)字化；

　　（二）對于檔案數(shù)字資源實現(xiàn)智能自動分類、著錄、索引、關(guān)聯(lián)，提升檔案整理與管控效率；

　?。ㄈ┨峁┗诤Ａ繑?shù)據(jù)分布式存儲、冷熱分離、藍光存儲的檔案資源保存與基于區(qū)塊鏈的電子文件四性保證方案，解決海量數(shù)據(jù)下存儲成本激增與電子檔案“單軌制”應(yīng)用等問題；

　?。ㄋ模┗跈n案資源構(gòu)建檔案知識圖譜，實現(xiàn)對于檔案信息的語義檢索、智能檢索、圖譜檢索、多維分析、智能編研，改變傳統(tǒng)檢索查全、查準率低、海量資料查閱鑒別困難的現(xiàn)狀，降低檔案信息獲取成本，拓展信息獲取邊界，實現(xiàn)智能化檢索利用；

　?。ㄎ澹┲С帧皣a(chǎn)自主、安全可控”環(huán)境。同時為檔案信息安全提供基于人臉識別、認證/比對的強生物特征安全認證技術(shù)，提升檔案信息系統(tǒng)安全保護能力,有力保障國家安全、社會秩序穩(wěn)定與公民的合法權(quán)益。

　　二、智慧電子檔案系統(tǒng)技術(shù)全景圖

　　三、智慧檔案“四化”設(shè)計理念

　　四、四性校驗工具

　　基于《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T 18894-2016，可自定義檢測項目及標準，適用于歸檔、移交及長期保存過程中電子文件的四性校驗?！段臅愲娮訖n案檢測一般要求》(DA/T 70—2018)由國家檔案局正式發(fā)布。

　　五、文書檔案自動著錄

　　基于OCR+NLP技術(shù)，對于經(jīng)全文識別的檔案全文文本信息，聚合其文字及字坐標信息，通過命名實體識別及智能推理等方式，實現(xiàn)檔案關(guān)鍵要素的自動識別與提取?？舍槍Σ煌瑱n案類型，提供自定義模板，支持不同檔案類型的版式分析、識別提取要素設(shè)置與分析。

　　六、人臉識別技術(shù)——以圖搜圖

　　基于面部特征素材庫，掃描歷史已有照片、視頻檔案，進行匹配并關(guān)聯(lián)已有特征庫。對新入庫的照片、視頻，進行掃描匹配，并建立歷史數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，支持圖片與視頻的人像檢索、人名標識與快速關(guān)聯(lián)整理。

　　采集已知個體的多張不同環(huán)境和時期照片進行識別，包括視頻幀，對其進行著錄、索引，構(gòu)建面部特征素材庫。

　　基于歷史已有照片、視頻及錄像帶資料，對其進行模數(shù)轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字化照片、視頻庫。

　　七、結(jié)束語

　　系統(tǒng)滿足《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》相關(guān)要求，實現(xiàn)電子文件采集、整理、歸檔及電子檔案鑒定、保存、銷毀、統(tǒng)計、編研、檢索、利用、移交等全流程信息化管理。

　　傳統(tǒng)的檔案整理主要依靠檔案業(yè)務(wù)人員對于檔案進行基于經(jīng)驗的檔案分類與保管期限鑒定，主觀性較大；且由于檔案部門人員有限，受人員基本業(yè)務(wù)素質(zhì)與流動性影響，對于檔案分類的準確性、時效性均有較大影響，往往易造成檔案在集中歸檔時期大量積壓，無法分類、鑒定的結(jié)果也直接影響檔案形成數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化效率。

　　人工智能中的OCR識別、自然語言處理技術(shù)，通過深度學(xué)習(xí)的機器模型，可實現(xiàn)對于檔案影響的自動識別、分類，大大提高檔案分類整理效率。目前已用于文書檔案、不動產(chǎn)登記檔案、訴訟檔案等檔案的整理與數(shù)字化加工流程中。

　　智慧電子檔案系統(tǒng)怎么用

　　智慧檔案館是智慧城市的重要組成部分，智慧檔案管理指的是采用射頻識別技術(shù)，能對實體檔案進行存、查、借、還、防等流通環(huán)節(jié)進行全面數(shù)據(jù)可視化的查詢和管理。

　　據(jù)國家檔案局統(tǒng)計數(shù)據(jù)，截止2016年，全國各級綜合檔案館藏檔案65062.5萬卷，資料3968.2萬冊。除此之外，還有各類聲像檔案、以磁盤光盤為載體的電子檔案、照片檔案等。

　　每年全國各地的檔案庫房都要承擔(dān)大量檔案進館儲存任務(wù)，絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此，如何更加高效的利用有限資源，限度的開發(fā)已有檔案庫房的保管能力，就成為急需解決的問題。

　　RFID技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢

　　RFID技術(shù)即通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，無須人工干預(yù)，具有工作距離遠、精度高、信息收集處理自動快捷等一系列優(yōu)點，優(yōu)于傳統(tǒng)的手工錄入方式，大大提升效率。

　　智慧檔案管理特色功能

　　1.身份權(quán)限管理

　　對于工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的身份標識，用于身份辨識與查閱權(quán)限操作等。

　　2.精準的定位檢索

　　在先進的RFID技術(shù)基礎(chǔ)上，配合先進的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持對檔案的多種檢索，并實現(xiàn)快速精準的定位。從而實現(xiàn)高效的檔案檢索、存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

　　3.檔案的快速盤點

　　檔案管理系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。

　　4.一體化聯(lián)動

　　系統(tǒng)支持門禁、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控、LED公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動，從而使得這些獨立的系統(tǒng)互相配合工作，實現(xiàn)化的功能應(yīng)用。

　　應(yīng)用案例

　　最高人民檢察院

　　最高人民檢察院檔案館共三層，總面積3800平米，館藏量達90多萬卷、件。需求文書、訴訟、音像、檢查技術(shù)、實物檔案和文件資料等多種形式的檔案存放。項目需求數(shù)字化加工用房、實物檔案修復(fù)室、裱糊修復(fù)室、有害生物防治室、影像放大沖洗室、復(fù)印室、視頻閱覽室、電子閱覽室、電子文件采集室等16個功能用房和報告廳、服務(wù)廳、會議室、修史編志室、研討室等。

　　通過此項目的建設(shè)，可使人民檢察院檔案館成為集實體化與數(shù)字化、智能化有機統(tǒng)一的現(xiàn)代化、綜合性檔案館，能夠利用網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺發(fā)揮檔案的收集、管理、存儲和利用等功能，能為院領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)干警、檢查系統(tǒng)及其他有關(guān)單位提供更加便捷的服務(wù)。