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檔案數(shù)字化,檔案數(shù)字化建設(shè)實施方案

時間:2022-09-14 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  檔案數(shù)字化是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢,目前已有部分企事業(yè)單位、公共服務人才機構(gòu)等檔案管理機構(gòu)已經(jīng)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化掃描并結(jié)合檔案管理系統(tǒng)進行上傳。

  檔案數(shù)字化如何把所有檔案變成現(xiàn)實有用的信息資源,迅速、快捷地為利用者提供服務,是當前檔案管理的一項重點工作,運用數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù),把檔案變成數(shù)字化信息資源進行共享發(fā)揮檔案真正的作用,是檔案數(shù)字化最根本的目的。

檔案數(shù)字化

  檔案數(shù)字化的定義

  檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影(錄音、錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,實現(xiàn)資源共享,是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。

  檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

 ?。保畽n案目錄信息的數(shù)字化,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫;

 ?。玻d體檔案的數(shù)字化,如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化,建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫;

 ?。常畽n案專題信息的采集與建庫。

  檔案數(shù)字化的作用

  為檔案信息化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)

  檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務,其核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務:一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化;二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

  利于長遠發(fā)展,保護檔案原件

 ?。保脭?shù)字化的檔案代替原件使用,可以保護檔案原件;

 ?。玻當?shù)字化副本異地保存,輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災害的情況下不會遭到毀滅性的破壞,有利于檔案的長遠發(fā)展;

  3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

  改善檔案的利用方式,提高利用率

 ?。保环菸募梢砸詳?shù)字化形式同時提供給多個利用者,實現(xiàn)資源共享;

  2.數(shù)字化文件可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸,能異地調(diào)閱利用,擴大了檔案的利用空間;

 ?。常畽n案數(shù)字化以后,將已開放的檔案上傳系統(tǒng),利用者可以隨時使用開放的檔案文件,實現(xiàn)檔案信息資源共享。

 ?。矗s短檢索時間,利用效率有很大的提高。

  節(jié)約成本,提高檔案人員工作效率

  數(shù)字化管理后,紙質(zhì)載體的檔案可以轉(zhuǎn)為機讀檔案,既節(jié)約了保管費用,也節(jié)省了占地空間,查閱方便迅速,避免了反復印制資料造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化管理后檔案能及時歸檔,并能盡快提供利用服務。

  數(shù)字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便,做到足不出戶可查所需,數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實。

  檔案數(shù)字化建設(shè)實施方案

  為切實提升干部人事檔案管理工作水平,全面推進干部人事檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化,康樂縣認真貫徹落實《干部人事檔案工作條例》精神,“四強化四提升”加快推進干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作。

  強化基礎(chǔ)建設(shè),提升設(shè)施設(shè)備。定期組織召開工作會議,多次研究部署,認真制訂《干部檔案數(shù)字化建設(shè)實施方案》。根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)需求,嚴格按照有關(guān)規(guī)定,加強場地建設(shè)和改造,著力做好經(jīng)費保障、作業(yè)場地配備、軟硬件設(shè)備購置等前期準備工作。

  改造配備了具備防火、防盜、防水、門禁監(jiān)控等功能的檔案室、工作室、查閱室。購置了全自動檔案密集架、電腦、掃描儀、打印機等專業(yè)設(shè)備,為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作建好平臺。

  強化保密管理,提升信息安全。根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作需求,通過統(tǒng)一公開招標、反復洽談、細化方案,選擇了資質(zhì)齊全、經(jīng)驗豐中博奧信息技術(shù)有限公司承接數(shù)字化建設(shè)項目,并簽訂了項目合同書和保密協(xié)議。

  認真制定檔案數(shù)字化處理期間的工作紀律和實施細則,制定檔案安全保密和質(zhì)量監(jiān)管制度。針對檔案審核、整理、數(shù)字化制作各階段,制定專門表格,及時填寫統(tǒng)一裝訂形成臺賬,確保所有工作全部記錄在案,明確數(shù)字化加工流程管理。工作場地安裝24小時監(jiān)控設(shè)備并指定專人負責,提高數(shù)字化工作的安全性。

  強化收集歸檔,提升材料完整。按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的相關(guān)要求,指導各單位按照檔案要求進行有效補充,及時向各單位反饋補充材料的內(nèi)容、要求送交時限,采取聯(lián)系協(xié)調(diào)有關(guān)單位與督促本人查找相結(jié)合的方法進行收集。

  對缺失的材料進行逐人登記、逐條補充,并安排專人負責催收,聯(lián)系單位查找移交檔案資料,重要認定材料多方查證補充,及時補充入檔材料,保證檔案材料更新的時效性和完整性,并對收集補充的材料認真鑒別,確保符合數(shù)字化要求,為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作奠定了基礎(chǔ)。

  強化審核標準,提升檔案質(zhì)量。數(shù)字化建設(shè)工作啟動以來,縣委組織部指定一名管檔人員,全面參與,全程監(jiān)督。采取“逐卷清理、逐頁核查、逐項校對”辦法,對干部人事檔案材料進行全面查漏補缺,實時跟進材料補充,逐份清理不規(guī)范材料,確保納入數(shù)字化檔案材料齊全、內(nèi)容規(guī)范、分類準確、編排有序、錄入準確;嚴格材料擺放位置、嚴把圖像旋轉(zhuǎn)、偏斜調(diào)整、剪裁去污等修正工作;嚴控數(shù)字化建設(shè)工作程序,對檔案分類整理、逐頁掃描、高清處理、技術(shù)裝訂等環(huán)節(jié)落實專人審核,確保原始檔案與電子檔案在目錄和內(nèi)容上一一對應。

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