隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案中介服務(wù)公司隨之誕生，國家檔案局下發(fā)了《檔案中介服務(wù)機構(gòu)管理實施細(xì)則》，江門市檔案整理服務(wù)公司積極學(xué)習(xí)檔案知識，以提升檔案服務(wù)市場的規(guī)范性和保密性，促進檔案中介服務(wù)行業(yè)的健康發(fā)展，規(guī)范檔案服務(wù)行為，加強對檔案服務(wù)機構(gòu)的監(jiān)督和管理，以確保檔案中介服務(wù)機構(gòu)服務(wù)質(zhì)量。

　　江門市檔案整理服務(wù)公司檔案管理制度

　　檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)，必須按照檔案整理規(guī)范嚴(yán)格管理檔案，認(rèn)真做好檔案管理工作。

　　第一章檔案范圍

　　公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

　　其中，文件包括：規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會議紀(jì)要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

　　第二章檔案分類及編號

　　一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：

　　1、行政類

　　2、財務(wù)類

　　3、人事類

　　4、業(yè)務(wù)類

　　5、工程類

　　6、拓展類

　　二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三章第二條。

　　三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進行編號。

　　四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。

　　第三章機要檔案

　　一、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：

　　二、劃分標(biāo)準(zhǔn)：

　　絕密檔案包括：

　　公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在200萬元以上的重大合同。

　　機密檔案包括：

　　1、財務(wù)資料；

　　2、公司重要會議紀(jì)要；

　　3、公司經(jīng)營情況；

　　4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

　　5、技術(shù)資料；

　　6、金額在10萬-100萬元的合同。

　　秘密檔案包括：

　　1、重要項目資料；

　　2、項目合同協(xié)議。

　　第四章檔案裝訂

　　一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號。

　　二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

　　第五章保存期限

　　檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

　　一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要；4、公司證照；5、各級批文；6、印鑒；7、公司年度經(jīng)營計劃；8、公司年度經(jīng)營總結(jié)；9、年度財務(wù)報表；10、技術(shù)資料；11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；12、人事資料；13、大型活動圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書。

　　二、十五年保存：1、會計憑證；2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

　　三、五年保存：1、期滿或解除的合同協(xié)議；2、完結(jié)后的項目方案；3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

　　四、一年保存：1、部門工作計劃及工作總結(jié)；2、完結(jié)后的部門請求報告；3、完結(jié)后不長期保存必要文書。

　　五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

　　第六章保管部門

　　一、財務(wù)專項機要檔案由財務(wù)會計部負(fù)責(zé)保管。

　　二、人事專項機要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

　　三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。

　　四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。

　　第七章檔案移交

　　一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

　　二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

　　三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

　　四、財務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

　　五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。

　　六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》。

　　七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。

　　第八章檔案調(diào)閱

　　一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

　　二、行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。

　　三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

　　四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

　　五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

　　六、檔案借閱時間最長不超過8個小時。

　　七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。

　　第九章檔案銷毀

　　一、超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。

　　二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

　　三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

　　四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。

　　五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。

　　六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。

　　第十章其他

　　一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

　　二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

　　三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。

　　四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

　　五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

　　六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。