文書檔案的整理是一項非常艱巨而重要的工作，柳州檔案整理服務(wù)公司要做好此項工作，還要求檔案人員要具備高度的責任心、單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作、建立健全完善的檔案管理制度、加強檔案的日常檢查等，這樣才可以切實提高文書檔案的利用效果，切實發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案的保存價值。

　　為了防止檔案資料的丟失，柳州檔案整理服務(wù)公司采取統(tǒng)一收集的形式，可在新一年的年初對所有日常檔案盒內(nèi)的檔案資料進行清理，同時對各部門的檔案資料進行收集，統(tǒng)一更新替換，確保檔案資料的齊全。

　　文書檔案是單位在行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理和黨群管理活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、方案、函、會議紀要、計劃和總結(jié)等。載體形式主要有紙質(zhì)文件、電子文件、信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。

　　一、文書檔案分類編號、文書檔案整理方法

　　01.分類

　　歸檔文件采用年度—分類號—保管期限進行分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

　　02.排列

　　歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。正本在前，定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前,來文在后。內(nèi)容緊密相關(guān)的，應(yīng)集中排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　03.數(shù)字化

　　根據(jù)歸檔范圍表，將需要數(shù)字化的紙質(zhì)文件掃描，或準備相應(yīng)的電子文件。

　　04.裝訂（三孔一線裝訂）

　　①歸檔文件應(yīng)按件裝訂。歸檔紙質(zhì)文件必須用文件歸檔專用不銹鋼釘或者棉線在左側(cè)裝訂。裝訂時，單份文件厚度超過1cm的，應(yīng)采用三孔一線裝訂法。

　　②歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。歸檔文件目錄按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）裝訂成冊。裝訂成冊的文件目錄，應(yīng)編制封面。

　　05.編號

　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機構(gòu)或問題（分類號）、保管期限、件號、頁數(shù)等必備項。

　?、偃谔枺築0030027。全宗號填寫必須保持完整性，不可省略。

　?、谀甓龋禾顚懳募罱K形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2020。

　　③分類號：填寫分類方案確定的分類號。

　　④保管期限：填寫Y、30、10，分別代表永久、30年、10年。

　?、菁枺禾顚懳募呐帕许樞蛱枴?/p>

　　件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“00001”開始標注。

　?、揄摂?shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有效圖文的頁面為一頁。

　　06.電腦著錄，著錄項目主要包括

　?、偌枺禾顚懳募呐帕许樞蛱枴?/p>

　?、谪熑握撸禾顚懼瓢l(fā)文件的單位或部門，即文件的發(fā)文單位或落款名稱。不得填寫經(jīng)辦人。

　?、畚募幪枺禾顚懳募詭У木幪枴?/p>

　?、芪募}名：文件標題。沒有標題、標題無法區(qū)分同名文件或標題沒有概括文件主要內(nèi)容的，應(yīng)自擬標題，外加“［］”號，附于原題名之后。

　?、萑掌冢何募男纬蓵r間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如：20200428。無法確定準確日期，可填寫年月或年，如：202004或2020。

　?、揄摂?shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。各類信息系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)、電子文件等不需填寫頁數(shù)。

　?、邆渥ⅲ簯?yīng)填寫注釋文件需說明的情況。信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)填寫數(shù)據(jù)來源。

　?、噍d體類型：分為電子文件、紙質(zhì)文件、電子文件和紙質(zhì)文件。

　?、崦芗墸悍譃閮?nèi)部公開、普通商密和核心商密。

　　2.在分類方案的最低一級類目內(nèi)，應(yīng)確保一個季度內(nèi)紙質(zhì)文件的件號相對集中、連續(xù)。如有多人整理，應(yīng)先編制臨時件號，再由公司檔案管理員匯總和重新編制件號，最后正式填寫件號。正式件號填寫完成，不得出現(xiàn)漏、斷號現(xiàn)象。

　　07.上傳電子文件

　　以歸檔文件檔號創(chuàng)建和命名文件夾，將相應(yīng)的電子文件復(fù)制到對應(yīng)文件夾中，批量掛接電子文件到檔案系統(tǒng)。也可逐條上傳電子文件。

　　OA自動歸檔的電子文件，應(yīng)參照紙質(zhì)文件的整理方式整理并編號后歸檔。

　　08.裝盒

　　檔案盒樣式

　　①將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、歸檔文件目錄、盒脊及備考表項目。不同全宗號、年度、保管期限、分類號的歸檔文件，應(yīng)分別裝盒。

　?、跈n案盒封面應(yīng)標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)。

　　③檔案盒脊背設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)問題（填寫分類號）、起止件號等必備項。其中,起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接。

　　09.備考表

　?、賯淇急碇糜诤袃?nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

　　②盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀、復(fù)制件等情況。

　?、壅砣耍禾顚懾撠熣須w檔文件的人員姓名。

　?、軝z查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

　?、萑掌冢禾顚憵w檔文件整理完畢的日期。

　　10.歸檔文件目錄

　　歸檔文件目錄填寫完整，序號、檔號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)為必填項，文號及備注有則填寫。表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。