為了更好的規(guī)范文書檔案管理，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，監(jiān)利檔案整理服務公司扎實有效地開展了檔案整理工作。在整理過程中，工作人員對每一份材料進行認真分析，剔除重份、無保存價值的文件材料，把所有應歸檔文件科學合理地分類、排列、編號、裝訂，齊全、完整、準確、規(guī)范地納入檔案管理程序。

　　監(jiān)利檔案整理服務公司通過文書檔案整理工作，讓更多的人充分認識到檔案管理是單位管理工作中的重要部分，是提高單位工作效率和質量的重要條件，整理工作是記錄事實和還原歷史的重要工作。

　　社區(qū)居委會文書檔案的整理方法

　　一、歸檔目的

　　有利于規(guī)范社區(qū)檔案管理，提高社區(qū)工作效率，保證文件材料的齊全與完整，更好地保管和利用檔案。

　　二、歸檔原則

　　遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準確判定文件的保管期限，便于保管和利用。

　　三、歸檔要求

　　1、做好文件材料的收集，收集的范圍按照《社區(qū)居委會文書檔案歸檔范圍及保管期限表》的規(guī)定，凡應歸檔的文件都必須齊全完整。

　　2、凡是永久保存的文件有生銹的金屬物，歸檔時都必須去掉，并用對紙張無損害的粘合劑（乳膠）將文件重新粘合。長期、短期保存的文件保持文件的原貌歸檔。

　　3、歸檔文件統(tǒng)一采用A4紙規(guī)格，大于A4規(guī)格的要折疊或裁剪，小于A4規(guī)格及破損的要托裱。如果整本（冊）文件為16開規(guī)格的，不用托裱，但必須保持整齊劃一。

　　四、歸檔整理方法

　　1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應文件形成的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

　　2、“件"含義

　　①單份文件，一份文件為一件；

　?、谡c附件合為一件；

　　③來文與復文（請示與批復、函與復函）合為一件；

　　④會議記錄每次為一件；

　?、莞鞣N報表、名冊、圖冊等，一冊（本）為一件。

　　3、編制頁碼：原則上保留歸檔文件本身的頁碼，如文件本身沒編頁碼的應編制頁碼，或者文件有增加的，應補充頁碼，用打碼機或黑色的墨水筆填寫都可以。

　　4、分類

　　按年度——類別（黨務工作、行政工作等）——保管期限（永久、長期、短期）由各專職人員進行分類，整理歸檔，交社區(qū)居委會檔案室集中統(tǒng)一管理。

　　5、編號

　?、贇w檔文件應按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關欄目的內(nèi)容。

　　檔案章格式：

　　全宗名稱

　　年度

　　件號

　　類別

　　保管期限

　　機構

　?、跈n案章的項目及填寫內(nèi)容：

　　全宗名稱：填寫社區(qū)居委會名稱。

　　類別號：一個建檔單位不同門類檔案的代號。如：文書檔案：A。

　　機構或內(nèi)容：填寫類別名稱。如：黨務、行政。

　　件號：文件的順序號。按類別（黨務工作、行政工作）、保管期限（永久、長期、短期）編制1個流水號，每年斷號。

　　年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注。如：“2000”。

　　保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久”。

　　在每年歸檔工作結束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒及時歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

　　檔案章用黑色簽字筆填寫。

　　6、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表

　?、贇w檔文件編號后。按照年度、類別、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同類別的檔案不能裝入同一個盒中，并按要求在盒的脊背上填上各項內(nèi)容（用紅色的印章蓋印，機構一欄用色紅色簽字筆填寫）。盒號暫不要編。

　?、谔顚懞袃?nèi)備考表

　　盒內(nèi)情況說明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫；

　　整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名；

　　檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名；

　　日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　7、填寫歸檔文件目錄

　?、侔搭悇e（黨務、行政、民政工作）保管期限——年度編制的流水號；

　　②責任者：文件的署名者或發(fā)文機關；

　?、畚奶枺何募陌l(fā)文字號（沒有文號的不用填寫）

　　④題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應加擬標題，原文標題不能說明內(nèi)容的，應重擬標題。凡加擬的標題都外加“[]”號；

　　⑤日期：指文件形成的日期；

　　⑥頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁數(shù)；

　?、邆渥ⅲ河靡詷俗w檔文件的變化情況或參見標號；

　?、鄽w檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

　　8、編寫歸檔說明

　　歸檔說明的內(nèi)容包括：

　　①社區(qū)居委會的名稱；

　?、谏鐓^(qū)居委會主任人員名單及任免時間；

　?、郛斈甑闹饕ぷ髑闆r

　?、墚斈隀n案歸檔情況。

　　9、檔案目錄夾的整理

　　按歸檔說明——歸檔目錄——年度排列的順序用目錄夾（紅色檔案目錄夾）裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

　　文書檔案整理歸檔文件的裝訂

　　裝訂這步程序可以在平時整理這一“件”歸檔文件時或數(shù)字化掃描完這一“件”時立即進行，也可全部整理完畢或數(shù)字化完畢集中裝訂。歸檔文件應按“件”為單位進行裝訂，根據(jù)前述界定好的“件”，以及編制的件號進行“一件號”一裝訂。

　　1、歸檔文件的件內(nèi)順序排列要求

　　正本在前，定稿（底稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

　　2、裝訂的原則

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

　　應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。

　　3、裝訂材料的選擇

　　用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

　　永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。

　　永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照直角裝訂、三孔一線裝訂執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照執(zhí)行直角裝訂、三孔一線裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　4、裝訂的部位與對齊方式及注意事項

　　歸檔文件的裝訂要力求整齊、結實、美觀。一般來說采用左側裝訂的，裝訂時應以左、下邊對齊；采用左上角裝訂的，應以左、上邊對齊。裝訂時去掉金屬物，多使用縫紉機、線繩、固體膠等方式扎邊、粘貼或三孔一線法進行裝訂。

　　5、裝訂的一般要求

　?、贇w檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。歸檔文件已破損的，應按照DA/T 25—2000予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制。歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　②裝訂要求牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字。裝訂后文件平整。

　　③用于裝訂的材料，無論是其自身還是通過與其它材料及環(huán)境之間的接觸反應，均不能包含或產(chǎn)生任何可能損害歸檔文件的物質。

　　線裝法中的直角裝訂（T1）、縫紉機軋邊裝訂（T2）、三孔一線裝訂（T3）均應采用棉紗線，棉紗線規(guī)格、質量、檢測應按GB/T 398—2008的規(guī)定進行。

　　6、三孔一線裝訂標準

　?、偃滓痪€裝訂是用錐子或三孔一線打孔機在文件左側打孔后再穿線、打結的裝訂方式。

　　②三孔一線裝訂采取擠壓式打孔，以免對文件造成過多損害。打孔前先用夾子固定文件右側，確定孔距后用錐子或三孔一線打孔機打孔。三孔之間的距離，豎版文件以8 cm~10cm為宜，橫版文件以6 cm~8cm為宜。三孔與左側距離不低于1.5 cm。

　?、鄞┚€時，先將裝訂繩對折，將兩個繩頭并齊后從文件背面穿入中間孔，再將繩頭分別向下穿入兩邊的孔中，并從由裝訂繩形成的圈中交叉穿過。用力拉緊兩個繩頭，使裝訂繩緊縛文件，再將兩個繩頭在中件孔處打結。

　　④三孔一線裝訂在打結后應保留1.5 cm左右的繩頭，并在打結處用力壓實。