云南省檔案管理公司：為了加強和規(guī)范公司內部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密性，準確地反映公司各項工作，根據《檔案法》、《檔案管理條例》，結合公司實際，特制定本辦法。

　　云南省檔案管理公司

　　一、檔案管理

　　1、主要內容

　　1.1檔案是公司在施工生產及各項管理活動中形成的全部檔案的總和。包括保密制度、行政、經營、生產技術管理檔案、會計檔案、基本建設、產品、設備檔案和人事檔案等，其構成以建設項目、設備和會計、經營檔案為主體。

　　1.2公司檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分，是維護公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。

　　1.3公司檔案管理工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。

　　2、文件的收集與歸檔

　　2.1各部門形成的文件材料，由各部門專職或兼職檔案管理人員負責收集管理，并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。

　　2.2一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室備案。會議文件由辦公室收集。

　　2.3檔案室在接收移交的檔案后，應對移交檔案進行檢查、匯總、并編制檔案總目錄。

　　2.4檔案室對檔案應區(qū)分全宗、區(qū)分年度、區(qū)分類別分別存放、排列，存放檔案必須有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學，以便查找。

　　2.5定期進行對庫房檔案的清理核對工作，做到賬務相符，對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

　　2.6收進的檔案要及時入庫，借閱檔案歸還后，及時放回原處。

　　3、公司文件材料歸檔的基本要求

　　3.1歸檔的文件材料必須完整。

　　3.2歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

　　3.3歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　4、公司文件材料的歸檔范圍

　　4.1保密辦公室：保密相關法規(guī)、制度；重要的會議紀要；學習培訓資料；工作計劃、總結等。

　　4.2行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結匯報；政府機關頒發(fā)的重要文件。

　　4.3人力資源類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、薪酬福利、培訓登記表等。

　　4.4會計統(tǒng)計類：年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表。

　　4.5經營銷售方面：有公司經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息和用戶服務工作中形成的文件材料等。

　　4.6工程建設方面，涉及到的有關工程資料、項目合同、工程圖紙等。

　　4.7生產計劃方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和生產管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

　　4.8物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

　　4.9其他方面。

　　5、檔案級別的劃分：

　　5.1檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

　　5.1.1一級為絕密文件

　　5.1.1.1保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等級劃分為一級。

　　5.1.1.2公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等，其等級劃分為一級。

　　5.1.1.3本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

　　5.1.1.4本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。

　　5.1.2二級為機密文件

　　5.1.2.1本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。此類型文書屬機密文件，劃分等級為二級。

　　5.1.3三級為秘密文件

　　5.1.3.1本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為秘密文件，劃分等級為三級。

　　5.1.3.2本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級為三級。

　　5.1.4四級為普通文件

　　5.1.4.1重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。

　　6、歸檔時間

　　6.1基建工程或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案管理部歸檔。

　　6.2各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　7、檔案的鑒定和銷毀

　　7.1編制檔案的保管期限表，保管期限可分永久、長期（10-30年）、短期（10年以下）三種。

　　7.1.2檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領導小組組織進行，鑒定領導小組由主管檔案工作的副總經理任組長，組員由技術部門和業(yè)務部門的負責人等組成。

　　7.1.3鑒定工作根據各類檔案的保管期限進行。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表上注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。

　　7.1.4檔案通過鑒定確認為永久保存的檔案，如發(fā)現檔案不完整、不準確，應責成有關部門和人員進行補充和修改。

　　7.1.5對經鑒定確認無保存價值的檔案，要登記造冊，提出銷毀報告，經主管經理審批，并報送上級檔案管理部門備案。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。

　　二、檔案管理實施細則

　　1、檔案管理歸檔要求：

　　1.1檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　1.2歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　1.3在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件（原件）與附件（復印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

　　1.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　1.5檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統(tǒng)的排列。

　　1.6案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　2、各部門保管文件的檔案范圍及相關規(guī)定

　　2.1各部門的檔案管理必須按規(guī)定的等級分級、分類存檔，其一級、二級存檔的文件均為復印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。

　　2.2各部門的檔案管理由各部門指派相關人員進行管理，不設置專職崗位。

　　2.3部門存檔文件的范圍：

　　2.3.1保密辦公室保密資料、涉密文件。

　　2.2.2部門例會紀要、業(yè)務函件、往來文件。

　　2.3.3客戶業(yè)務信息、資料、銷售報表。

　　2.3.4公司及各部門的規(guī)章管理細則。

　　2.3.5原始財務資料、會計憑證、賬冊、財務報表、月度年度財務報表、薪酬發(fā)放、不動產所有權及其它債權憑證等涉及公司財務方面的文件檔案由財務部保管。

　　2.3.6生產資料、采購信息、工序交接記錄等生產資料由生產部門保管。

　　3、文件檔案分類整理保存

　　3.1辦公室負責文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索（清單）、保存、調閱使用。

　　3.1.1根據國家和有關部門檔案分類編號的規(guī)定，編制公司文件檔案分類編號方法。

　　3.1.2分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3.1.3常用的分類方法有：

　　3.1.3.1按工程項目分類；

　　3.1.3.2按專業(yè)性質分類；

　　3.1.3.3按組織機構分類；

　　3.1.3.4按時間分類?？砂次臅男再|分類，可分為櫥窗大類別，再從大類別下分到小類別，再從小類別細分種類、年份等。

　　3.4文件檔案要根據內容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級別?！凹用堋边€分為絕密、機密和秘密三類。不能隨便以個人名義或是部門名義查閱及調閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時自行確認。

　　4、檔案編目：

　　4.1編制卷內文件頁號應符合下列規(guī)定

　　4.1.1卷內文件有書寫內容的頁，按流水號編頁碼，頁碼從“1”開始。

　　4.1.2頁碼編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁碼編寫在標題欄外右下角。

　　4.1.3成套圖紙和印刷成冊的文件不必重新編寫頁碼。

　　4.1.4案卷封面、卷內目錄、卷內備考表、空白頁不編寫頁碼。

　　4.2、卷內目錄的編寫

　　4.2.1序號：應用阿拉伯數字從“1”依次標注，按照卷內文件的順序，一份文件一個號。

　　4.2.2文件編號：應填寫卷內文件的文號，圖樣的圖號，或設備、項目的代號。

　　4.2.3責任者：應填寫卷內文件的直接形成單位或主要責任者，有多個責任者時，選擇兩個主要責任者填寫。

　　4.2.4文件題名：填寫卷內文件標題的全稱。

　　4.2.5日期：應填寫卷內文件形成的日期，如：20120512。

　　4.2.6頁數：應填寫每份文件的實際頁數，要求在最后一份文件的備注欄里填寫總頁碼。

　　4.2.7卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。

　　4.3卷內備考表的編制：

　　4.3.1卷內備考表的編制應符合規(guī)范要求。

　　4.3.2卷內備考表主要標明卷內文件的件數、頁數，不同載體文件的數量（見示例），說明組卷情況，如立卷人（檔案員），檢查人（檔案負責人）、立卷時間等。示例：本卷內文件材料20件，100頁。其中：文字材料80頁，附圖10張，照片10張。

　　4.3.3卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。

　　4.4案卷封面和背脊的編制：案卷封面采用案卷外封面和案卷內封面兩種形式，主要內容如下：

　　4.4.1.1案卷題名：應簡明、準確揭示卷內文件的內容。案卷題名主要包括項目名稱，代字、代號及結構、部件，階段代號和名稱等；項目名稱應與批準的原立項、設計（包括代號）相符；歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文。

　　4.4.2立卷單位：應填寫文件組卷部門或項目負責部門。

　　4.4.3起止日期：應填寫案卷內最早產生的那份文件的日期和最晚產生的那份文件的日期；應用阿拉伯數字填寫，例：2004.01.01-2004.06.29

　　4.4.4保管期限：應依據保管期限表填寫劃定的保管期限。

　　4.4.5密級：應依據保密規(guī)定填寫卷內文件的最高密級。

　　4.4.6檔號：應依據先后順序，檔案移交前檔號暫用鉛筆填寫，審查合格后改用藍黑墨水或碳素筆填寫。

　　4.4.7卷內封皮、卷內目錄、備考表的幅面統(tǒng)一采用A4幅面。

　　4.4.8檔案盒面、背脊的填寫要求：按項目法人統(tǒng)一格式要求用計算機打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上，做到字跡工整清晰，粘貼牢固。

　　4.4.9卷內封面、卷內目錄、備考表的填寫：電腦打印。打印時要求案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及卷內目錄題名按規(guī)定的字體和字號填寫。

　　4.5案卷的裝訂要求

　　4.5.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形成。

　　4.5.2文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷內不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的文件要先修復后在裝訂。幅面一般采用國際標準A4型（297mm×210mm）。圖樣折疊為手風琴式（統(tǒng)一幅面），圖樣折疊時標題欄露在右下角。

　　4.5.3不裝訂的案卷，應在每份文件的右上角加蓋檔號章。檔號章尺寸單位統(tǒng)一為mm，比例：1：1，檔號章式樣：

　　4.5.4案卷內不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面A4,有文字面向內折疊，為便于長期保存,案卷裝訂時必須去掉金屬物,用裝訂線一律在左，裝訂時左側、下邊對齊，采用三孔一線，裝訂線必用棉質或化纖線繩，(裝訂為3孔,每孔孔距為80mm，左邊距為15mm），裝訂線不得遮壓卷內文件的字跡，若裝訂線位置不夠時要進行適當粘貼。

　　4.5.5裝訂厚度:以文件資料的實際情況而定。

　　4.5.6橫向打印的文件資料裝訂時應將題頭（上面）對應縱向（左側）裝訂的一面裝訂。

　　4.5.7案卷內不應有金屬物。

　　4.5.8正本和副本、永久、長期和短期的印章由公司統(tǒng)一制作。

　　4.6聲像及電子檔案

　　4.6.1聲像及電子載體是紙質檔案的必要補充。檔案員負責各部門產生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內容。

　　5、檔案管理人員職責

　　5.1按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　5.2按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　5.3工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　6、檔案保管

　　6.1接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續(xù)。

　　6.2存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。

　　6.3要定期進行檔案室的清理核對工作，做到目錄、文檔相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時，要查明原因，保存依據。

　　6.4文件檔案保存期限：

　　6.4.1永久保存：

　　6.4.1.1公司章程；

　　6.4.1.2股東名冊；

　　6.4.1.3組織規(guī)程及辦事細則；

　　6.4.1.4董事會及股東會紀錄；

　　6.4.1.5財務報表；

　　6.4.1.6政府機關核準文件；

　　6.4.1.7不動產所有權及其它債權憑證；

　　6.4.1.8工程設計圖、建筑檔案、設計檔案、技術圖紙；

　　6.4.1.9其它經核定須永久保存的文書。

　　6.4.2長期保存：

　　6.4.2.1預算、決算書類；

　　6.4.2.2人事檔案、會計憑證；

　　6.4.2.3事業(yè)計劃資料；

　　6.4.2.4其它經核定須保存10年的文書。

　　6.4.3在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，相關規(guī)定另行規(guī)定

　　7、內部檔案分類及編號

　　7.1分類代碼的標識以各類第一、第二個字的漢語拼音組合而成。

　　7.1.1保密管理（BM）

　　7.1.2行政管理（XZ）

　　7.1.3人力資源管理（RL）

　　7.1.4財務統(tǒng)計管理（CW）

　　7.1.5經營銷售管理（JY）

　　7.1.6工程建設管理（GC）

　　7.1.7生產計劃管理（SC）

　　7.1.8物資供應管理（WZ）

　　7.1.9其他管理(QT)

　　7.2檔案分類代碼編號

　　8、文件檔案調閱管理

　　8.1公司檔案只有公司內部人員可以借閱。調閱文件檔案要履行調閱手續(xù)。填寫《檔案調閱單》，而后交給部門主管或是部門經理及總經辦領導批準簽字才能進行調閱。調閱之前要填寫《檔案調閱記錄》方可進入檔案室查閱或調閱資料。

　　8.1.1普通文件檔案：要辦理調閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負責人兩級簽字確認。

　　8.1.2調閱“加密”的文件檔案，要辦理調閱手續(xù)，并由行政部主管及部門經理、公司領導三級簽字確認。

　　8.1.3人事的檔案的調閱管理：

　　8.1.3.1查閱權限：公司領導、人力資源部負責人、人事業(yè)務負責人可查閱所有員工的人事檔案；各部門負責人在經過分管領導和人力資源部審批后可查閱其本部門內的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權利；

　　8.1.3.2原則上不得摘抄或者復印員工人事檔案。如由于工作原因確需摘抄或者復印的，經公司領導、部門經理和人力資源部負責人批準后，交由檔案管理人員復印。檔案管理人員應當對復印或者摘抄的情況如實做好登記；

　　8.1.3.3員工人事檔案不得借出查閱。如必須借出查閱時，應提交申請，由主管領導及人力資源部審批后方可執(zhí)行，并嚴格履行登記手續(xù)；

　　8.1.3.4借閱人事檔案必須嚴格遵守保密制度，并嚴禁涂改、抽取和撤換檔案。

　　8.1.3.5調閱自己的相關資料需要三級以上簽字確認方可調閱。

　　8.1.4調閱檔案的人員必須愛護檔案，保持整潔，要保護檔案的安全與保密，不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印檔案。

　　8.1.5一、二級類型的檔案的調閱只可在公司檔案管理部門調閱復印件及掃描件，且其它各部門不可復印及留存掃描件。

　　8.1.6必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時匯報，追求責任。

　　8.1.7用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)

　　8.2調閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告領導。

　　8.3調閱范圍：外部機構調閱文件檔案調閱只限在行政部查閱，不能帶出，必須帶出行政部查閱的，要經過公司負責人批準。

　　8.4調閱時間

　　8.4.1一般普通文件檔案最長不超過二周。

　　8.4.2“加密”文件檔案最長不超過一周。

　　9、檔案保密工作

　　9.1嚴格保守公司檔案機密，維護檔案的完整與安全，是每個檔案管理人員的職責。

　　9.2檔案室在接收、保管、提供利用時，應按有關規(guī)定認真核對、簽字，做到手續(xù)嚴格，賬目清楚。

　　9.3檔案管理員要嚴守機密，不得隨意摘抄、傳播密級檔案內容，不準私自進行復印。

　　9.4任何人未經批準，不得私自將檔案帶出檔案室，不得向外傳播檔案內容。

　　9.5檔案工作人員在工作中形成的有關廢紙，不準隨意扔掉，必須銷毀。

　　10、解釋權

　　10.1涉及到保密檔案的管理，由保密辦公室另行制定管理辦法。

　　10.2本管理辦法解釋權歸行政人事部，自頒布之日起生效。

　　檔案管理服務公司簡介

　　云南省檔案管理公司成立于2007年，是一家專業(yè)為大型企事業(yè)單位提供檔案管理的服務商，也是國內較早從事檔案管理及外包服務的公司之一。公司根植于成都總部，服務網絡覆蓋全國各地，并設有全國覆蓋項目組，公司員工超過500人，辦公面積超過2000平米。公司致力于為大中型行業(yè)用戶提供先進的檔案服務解決方案。率先提出先進的檔案服務規(guī)范標準，努力打造成為行業(yè)用戶優(yōu)選服務商。

　　檔案管理服務范圍

　　1、檔案整理服務工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。

　　2、由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；

　　3、檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

　　4、整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

　　5、它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。