為確保會計檔案規(guī)范化、標準化管理，切實防范源頭風險，淮安檔案整理服務公司按照“安全保管、存放有序、查閱方便、嚴防毀損和散失”的原則，就社保部門會計檔案管理工作展開集中梳理，確保會計資料“應歸盡歸”。

　　淮安檔案整理服務公司舊賬歸檔前要做什么準備工作

　　賬簿在更換新賬后除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理歸入會計檔案保管。歸檔前應做好以下幾項工作：

　?。?）賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后，按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

　?。?）活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號，由會計主管人員、裝訂人或經辦人簽章。

　?。?）賬簿裝訂后的其他要求。會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象；會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋印章；封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號要一年一編，編號順序是總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；舊賬裝訂完畢后，按規(guī)定要求進行保管。

　　聊一聊會計檔案管理

　　一、會計檔案是什么？

　　會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映企事業(yè)單位經濟業(yè)務發(fā)生情況的重要史料和證據。會計檔案屬于單位的重要經濟檔案，是檢查企事業(yè)單位過去經濟活動的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是聊一聊會計檔案管理各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，通過會計檔案，可以了解每項經濟業(yè)務的來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。

　　《會計法》規(guī)定，“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定?！币虼耍芍饕罁恰稌嫏n案管理辦法》，由國務院財政部門和國家檔案局會同制定。

　　二、會計檔案的歸檔

　　（一）歸檔范圍

　　1.會計憑證。會計憑證是記錄經濟業(yè)務，明確經濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調節(jié)表等內容。

　　2.會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

　　3.會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務狀況和經營成果的總結性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等。

　　4.其他會計核算資料。其他會計核算資料屬于經濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

　　5.電子會計檔案。單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

　?。ǘw檔責任人

　　單位的會計機構或會計人員所屬機構按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

　?。ㄈw檔時間

　　1.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。

　　2.單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

　　三、會計檔案的保管期限

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期（一般分為10年和30年）兩類，會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　會計檔案的內容和保管期限的具體規(guī)定如下圖所示：

　　四、會計檔案的移交和利用

　?。ㄒ唬┘堎|會計檔案的移交

　　紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。

　?。ǘ╇娮訒嫏n案的移交

　　電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其原數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

　　單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

　　單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。

　　（三）會計檔案的利用

　　單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。

　　單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。

　　會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內歸還。

　　五、會計檔案的鑒定和銷毀

　?。ㄒ唬嫏n案的鑒定

　　單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。

　?。ǘ嫏n案的銷毀

　　1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案機構會同會計機構共同提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。

　　2.機關、團體、事業(yè)單位和非國有企業(yè)會計檔案要銷毀時，報本單位領導批準后銷毀；國有企業(yè)經企業(yè)領導審查，報請上級主管單位批準后銷毀。

　　3.會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　4.銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派人員監(jiān)銷；各級主管部門銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派人員參加監(jiān)銷；財務部門銷毀會計檔案時，應由同級審計部門派人員監(jiān)銷；會計檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查

　?。ㄈ┎坏娩N毀的會計檔案

　　保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

　　單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　淮安檔案整理服務公司會計檔案整理工作主要堅持以下幾點：

　　強化思想認識。組織財務人員認真學習《會計檔案管理辦法》實施細則，建立健全《會計檔案歸檔程序》《會計檔案管理規(guī)范》《會計檔案查閱制度》等相關制度，從法律的高度增強人員管理意識，切實保證檔案管理制度化。

　　強化責任分工。要求會計人員明確崗位職責，根據各自分工做好會計憑證整理工作，按分管的社保險種嚴格依規(guī)依矩對會計憑證、會計賬簿、財務報表等會計資料收集裝訂，按順序整理歸檔，做到組卷科學、材料齊全、編號規(guī)范、切實提高社保會計檔案的使用效率。

　　強化軟硬設施。全面提高檔案保管機構建設標準，檔案室管理必須保持整潔衛(wèi)生，做好防火、防潮、防盜“三防”和無火患、無蟲蛀、無霉爛、無鼠咬、無失竊“五無”等防護設施；必須設立會計檔案管理登記簿，嚴把借閱關，確保各類會計檔案的完整性，切實實現會計檔案集中規(guī)范管理。

　　強化監(jiān)管力度。持續(xù)細化會計檔案的分類、編頁、裝訂、移交等操作規(guī)程，不斷加大檢查監(jiān)督手段，定期對會計檔案工作及檔案管理情況進行檢查，發(fā)現問題，及時整改；要求參與整理的工作人員嚴格遵守保密制度，切實推動會計檔案管理工作走上法制化管理軌道。