黑龍江檔案整理服務(wù)公司高度重視相關(guān)檔案、主動(dòng)開展工作，充分認(rèn)識(shí)檔案在凸顯歷史文化、傳統(tǒng)文化、紅色元素、風(fēng)土人情和提升知名度方面的豐富內(nèi)涵和深遠(yuǎn)意義，加強(qiáng)與各有關(guān)方面的溝通聯(lián)系，積極配合，確保工作落到實(shí)處；要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、務(wù)實(shí)求效；要以檢促建、以檢促改，舉一反三，以專業(yè)的工作作風(fēng)，不漏環(huán)節(jié)、不留死角、不走過場(chǎng)，認(rèn)真對(duì)標(biāo)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)補(bǔ)救整改，確保體育場(chǎng)館建設(shè)項(xiàng)目檔案資料完整準(zhǔn)確、整理規(guī)范、保管安全、按時(shí)移交、有效利用。

　　黑龍江檔案整理服務(wù)公司工程檔案管理辦法分享

　　工程檔案管理包括了收集檔案、整理檔案、統(tǒng)一管理檔案，前期的檔案收集工作十分重要，影響到整個(gè)檔案管理過程。所以文本重點(diǎn)從檔案的收集和后期的檔案管控為主，分享一些管理方法。

　　一、檔案資料收集方法

　　1、追蹤收集：在工期較短的施工項(xiàng)目中，檔案管理人員可以主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)了解建設(shè)情況，及時(shí)掌握信息，與其他部門協(xié)調(diào)，有針對(duì)性地收集檔案資料，根據(jù)建設(shè)進(jìn)度來(lái)推動(dòng)檔案管理工作。

　　2、階段性收集：某些工程建設(shè)規(guī)模大，建設(shè)工期相對(duì)較長(zhǎng)，檔案管理人員難以實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)跟蹤，那么就可以采用階段性收集的辦法，加強(qiáng)與建設(shè)部門的聯(lián)系，做好每個(gè)階段的檔案收集工作，確保檔案的連續(xù)性和完整性。

　　二、檔案資料統(tǒng)一管理方法

　　實(shí)施工程項(xiàng)目管理軟件，應(yīng)用檔案管理功能。借助一個(gè)平臺(tái)就能實(shí)現(xiàn)工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，同步管理實(shí)體檔案和電子檔案，實(shí)現(xiàn)文檔資料的輕松查詢。通過分析檔案內(nèi)容，管理人員可以對(duì)進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)管，推動(dòng)了管理效率的提高。

　　通常，檔案管理模塊包含了施工日志、現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料、文件檔案等內(nèi)容，詳細(xì)記錄施工現(xiàn)場(chǎng)的工作情況，幫助管理人員了解現(xiàn)場(chǎng)具體情況。檔案內(nèi)容還涵蓋從工程立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收后的各種內(nèi)容，如合同工、設(shè)計(jì)圖、審批材料等，屬性明確，分類清晰。

　　為了避免建設(shè)過程中重要檔案的遺漏，檔案管理人員應(yīng)了解清楚建設(shè)流程與計(jì)劃，了解各個(gè)階段的主要工作，方便后期跟蹤收集檔案，確保檔案的完整性。利用檔案管理軟件系統(tǒng)可以輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案分類管理，方便不同人員的查詢，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

　　項(xiàng)目檔案資料、信息管理標(biāo)準(zhǔn)

　　1、目的

　　1.1為了適應(yīng)項(xiàng)目管理的需要，建立項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理信息化，提高管理水平。

　　1.2規(guī)范項(xiàng)目信息資料管理，做好項(xiàng)目各類信息的收集和整理工作，真實(shí)反映和記錄項(xiàng)目管理的全過程，達(dá)到信息共用、資源共享，并為項(xiàng)目管理提供真實(shí)詳細(xì)的現(xiàn)場(chǎng)施工資料。

　　2、工作要求

　　2.1經(jīng)理部應(yīng)根據(jù)公司或業(yè)主的要求，建立滿足項(xiàng)目施工管理需要的檔案資料室，配備專（兼）職信息管理員（檔案資料員），負(fù)責(zé)收集、整理、保管本項(xiàng)目各類信息資料和應(yīng)歸檔文件材料的立卷歸檔工作，并將信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完善地傳遞給有關(guān)部門和人員。

　　2.2項(xiàng)目信息管理必須貫穿于項(xiàng)目管理的全過程，信息、文件材料的收集應(yīng)隨工程的進(jìn)展進(jìn)行，保證真實(shí)、準(zhǔn)確，并按照項(xiàng)目信息管理的要求及時(shí)整理，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字。

　　3、信息管理職責(zé)

　　3.1經(jīng)理部由總工程師主管竣工資料的編制、移交工作。

　　3.2信息管理員（檔案資料員）職責(zé)

　　3.2.1根據(jù)業(yè)主和公司要求，提出建立檔案資料室的計(jì)劃，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批組建資料室。

　　3.2.2負(fù)責(zé)建立檔案信息資料計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。

　　3.2.3負(fù)責(zé)及時(shí)收集經(jīng)理部在管理過程形成的各類信息資料，并根據(jù)資料的性質(zhì)，進(jìn)行分類管理。

　　3.2.4按照檔案保密制度和借閱制度，建立項(xiàng)目檔案資料室借閱登記制度，及時(shí)向部門、業(yè)主、公司管理部門提供所需資料。

　　3.2.5按要求及時(shí)向業(yè)主和公司檔案部門移交竣工資料。

　　4、項(xiàng)目信息的內(nèi)容

　　4.1項(xiàng)目信息包括項(xiàng)目管理過程中形成的各類文字、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等。

　　4.2項(xiàng)目信息的內(nèi)容詳見附圖。

　　5.全面推廣應(yīng)用集團(tuán)公司項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)

　　5.1經(jīng)理部應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)作用，積極推廣應(yīng)用集團(tuán)公司統(tǒng)一的項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)，對(duì)信息的收集、整理、處理、儲(chǔ)存、傳遞與應(yīng)用進(jìn)行維護(hù)。

　　5.2項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)要達(dá)到如下幾項(xiàng)要求：

　　5.2.1可靠性：收集、輸出的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。

　　5.2.2及時(shí)性：能及時(shí)處理有關(guān)數(shù)據(jù)并及時(shí)提供給相關(guān)管理人員有關(guān)信息，以便進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。

　　5.2.3適用性：能滿足項(xiàng)目管理人員的不同需求，從系統(tǒng)得到的信息能被信息需求者所理解，并能為其決策提供幫助。

　　5.2.4擴(kuò)充性：應(yīng)滿足項(xiàng)目需求的變化及不同項(xiàng)目管理系統(tǒng)的要求，界面友好，操作方便。

　　5.2.5安全性：應(yīng)有權(quán)限設(shè)置，保證正常使用的安全性，保證不同使用人員根據(jù)不同權(quán)限對(duì)信息進(jìn)行相應(yīng)的處理。

　　6、工程技術(shù)檔案管理

　　6.1、工程部門負(fù)責(zé)技術(shù)資料的審查、收集、整理以及竣工資料編制工作，并按要求的移交時(shí)間、歸檔范圍向檔案部門及時(shí)移交應(yīng)歸檔的資料，檔案資料員對(duì)所移交的工程技術(shù)資料進(jìn)行編號(hào)及編纂索引。

　　6.2工程部門竣工文件的編制按業(yè)主、集團(tuán)公司或行業(yè)要求編制，并制定辦法。

　　7、信息交流

　　經(jīng)理部應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過公司網(wǎng)站、協(xié)同辦公平臺(tái)與公司進(jìn)行信息交流，使用信息傳遞渠道暢通，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理服務(wù)

　　①是明確立卷歸檔材料的重點(diǎn)。從立項(xiàng)前準(zhǔn)備到確定立項(xiàng)，從申報(bào)審批到建設(shè)實(shí)施，從竣工驗(yàn)收到移交管護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，都做到了注重真實(shí)性及時(shí)性，及時(shí)收集和整理第一手資料，以實(shí)際發(fā)生的事項(xiàng)為依據(jù)，實(shí)事求是地進(jìn)行描述和記載，且相關(guān)人員簽字蓋章，確保手續(xù)完備。

　　嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真進(jìn)行核查驗(yàn)證，剔除不真實(shí)不規(guī)范的材料，根據(jù)檔案建設(shè)的要求及時(shí)督促有關(guān)單位或人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)形成完整、規(guī)范的材料，杜絕后記、補(bǔ)記、偽造等現(xiàn)象的發(fā)生。

　?、谑菧?zhǔn)確把握立卷歸檔的時(shí)效性。按短期、長(zhǎng)期、永久三大保管期限及時(shí)做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔等方面的工作，在年度項(xiàng)目竣工、自查自驗(yàn)后，及時(shí)進(jìn)行材料的全面整理。

　　在市級(jí)驗(yàn)收后，針對(duì)存在的問題和不足，認(rèn)真整改，及時(shí)歸檔，做到了真實(shí)可靠，成績(jī)不夸大，問題不縮小。按相關(guān)要求，從項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、招標(biāo)施工、竣工決算、移交管護(hù)、檢查驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，所有能反映項(xiàng)目建設(shè)情況的圖、文、表、音像等資料都做到了完整統(tǒng)一、前后呼應(yīng)，做好迎接省級(jí)、國(guó)家級(jí)總檢查驗(yàn)收的準(zhǔn)備，并扎實(shí)做好歸檔、保管工作。

　?、凼菄?yán)格做到立卷歸檔規(guī)范化。從資料收集、分類歸檔到建卷保管等環(huán)節(jié)都嚴(yán)格要求，確保文件資料齊全完整，分類歸檔科學(xué)合理，案卷資料、卷內(nèi)資料排列有序，檔案裝訂整齊劃一，檔案日常管護(hù)井然有序，保持檔案的清潔完整。