鄭州中博奧數(shù)字化檔案系統(tǒng)的構(gòu)建涵蓋了檔案管理工作的七大核心內(nèi)容，全面完成了數(shù)字文件的整體、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)包括文件管理、預(yù)歸檔、檔案管理系統(tǒng)、檔案利用、個(gè)人中心、系統(tǒng)設(shè)置幾大模塊。為克服傳統(tǒng)的文件維護(hù)管理困境，促進(jìn)多部門(mén)分工協(xié)作，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域查詢(xún)共享，滿(mǎn)足安全靈活的授權(quán)分配。

　　一、優(yōu)勢(shì)

　　1.平臺(tái)化

　　集中統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案從收集到利用的全流程電子化管理

　　2.數(shù)字化

　　實(shí)現(xiàn)了電子借閱，全文檢索，鑒定登記，打破傳統(tǒng)檔案管理場(chǎng)景瓶頸，讓檔案管理更簡(jiǎn)單。

　　二、功能介紹

　　1.標(biāo)準(zhǔn)化檔案的統(tǒng)一管理

　　數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)為檔案的輸入，方便而有效；

　　2.高效、智能化的檔案歸集

　　數(shù)碼檔案管理軟件可以根據(jù)不同類(lèi)別的不同檔案類(lèi)別，根據(jù)客戶(hù)需求，進(jìn)行自動(dòng)的資料比對(duì)，并可實(shí)現(xiàn)檔案編號(hào)的自動(dòng)產(chǎn)生。

　　3.快速便捷的文件查詢(xún)

　　該軟件可實(shí)現(xiàn)跨類(lèi)別檢索、跨年度檢索和跨部門(mén)檢索，并提供了一個(gè)完整的檢索庫(kù)。

　　4.文件使用的安全性和可靠性

　　電子文件管理體系對(duì)涉及機(jī)密文件的查詢(xún)和使用權(quán)限進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，確保了數(shù)據(jù)的安全性；對(duì)文件的智能化、數(shù)據(jù)的利用、全程留跡可溯源、在線(xiàn)借閱與審批、優(yōu)化借閱利用管理流程。

　　5.清晰直觀(guān)的檔案統(tǒng)計(jì)

　　數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)以圖表形式顯示，結(jié)合圖表，生動(dòng)，直觀(guān)，全面，清晰。

　　6.嚴(yán)格可控的用戶(hù)授權(quán)

　　該系統(tǒng)對(duì)使用者的授權(quán)控制非常嚴(yán)密，可以設(shè)定到模塊化、按鍵化的程度。

　　7.動(dòng)態(tài)靈活的基礎(chǔ)設(shè)置

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義設(shè)置部門(mén)機(jī)構(gòu)；

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，可任意擴(kuò)充檔案類(lèi)別及類(lèi)別；

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義數(shù)據(jù)字典和數(shù)據(jù)項(xiàng)；

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義設(shè)置角色系統(tǒng)，并為不同用戶(hù)角色配置系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。

　　檔案數(shù)字化系統(tǒng)方案

　　檔案數(shù)字化系統(tǒng)方案：檔案數(shù)字化是指把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案然后保存到相應(yīng)的管理軟件中方便儲(chǔ)存，和后期的調(diào)用，那么正常的檔案數(shù)字化流程是什么樣的呢？簡(jiǎn)單的來(lái)說(shuō)是大致分為整理-掃描-編目-儲(chǔ)存。

　　一、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、數(shù)字化

　　用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化

　　采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。

　　3、數(shù)字圖像

　　表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的

　　連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。

　　4、黑白二值圖像

　　只有黑白兩級(jí)灰度的數(shù)字圖像。它對(duì)應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線(xiàn)條圖等。

　　5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像

　　以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

　　6、分辨率

　　單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英時(shí)點(diǎn)數(shù)（dpi)表示。

　　7、失真度

　　對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

　　8、可懂度

　　數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

　　9、圖像壓縮

　　單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英時(shí)點(diǎn)數(shù)（dpi)表示。

　　7、失真度

　　對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

　　8、可懂度

　　數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

　　9、圖像壓縮

　　清除圖像冗余或圖像近似的任一種過(guò)程，其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

　　1、基本原則

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

　　2、數(shù)字化對(duì)像的確定原則

　　應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

　　1）符合國(guó)家法律法規(guī)的原則

　　紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

　　2）價(jià)值性原則

　　屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　3、基本環(huán)節(jié)

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　檔案掃描

　　1、掃描方式

　　1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　2）紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　2、掃描色彩模式

　　1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2）頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　　3）頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　4）頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　3、掃描分辨率

　　1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

　　2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇≥200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　3）需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥300dpi。

　　圖像處理

　　1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　1)對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　　2）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　　3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　　4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　5）認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。

　　2、糾偏

　　對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　　3、去污

　　對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。

　　數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

　　以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，

　　將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一

　　份圖像文件。

　　將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，

　　要認(rèn)真核查每一份圖象文件的名稱(chēng)與檔案目

　　錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，

　　圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)

　　是否一致，

　　圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。（鄭州中博奧信息技術(shù)有限公司專(zhuān)業(yè)OCR識(shí)別）。