電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.tpiin.com
郵 箱:zboao@qq.com
檔案電子化掃描方案:1、將掃描儀的掃描件設(shè)置保存為PDF格式,確定。2、將檔案掃描原件平鋪掃描儀玻璃板,點(diǎn)擊掃描。3、將經(jīng)過掃描的檔案掃描件進(jìn)行處理(如放正、加實(shí)等),然后保存。4、打開檔案掃描件,預(yù)覽pdf,確認(rèn)保存。
如何進(jìn)行檔案電子化掃描?
01、掃描方式
掃描方式要根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀和專業(yè)掃描儀(如工程掃描可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可以采用大幅面數(shù)碼平臺,或者用縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。如果紙張較長但幅面不超過A3,可采用掃描儀長紙掃描功能,根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適的掃描幅長即可。
紙張較差的情況,或者過于薄、過軟、超厚的檔案,可采用平板掃描方式。紙張狀況較好的檔案可采用高速掃描的方式進(jìn)行掃描,以提高工作效率。
紙張比較薄的檔案(如信紙、便箋紙)容易破損且透光,應(yīng)采用中、低檔進(jìn)行掃描。
紙張如有破損,可將破損紙張夾人透明塑料薄膜內(nèi),調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低檔進(jìn)行掃描,如破損嚴(yán)重且不平整,采用平板掃描儀來完成。下面以圖檔易掃通掃描軟件為例,作以詳細(xì)介紹。掃描作業(yè)平臺。
(1)掃描色彩模式
掃描色彩模式一般分為黑白二值、灰度、彩色等,通常采用黑白二值。頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或者帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
頁面中帶有紅頭、印章或者插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。
底灰較深的紙張(如草漿紙、油印紙),如采用黑白二值應(yīng)將掃描對比度及亮度適當(dāng)調(diào)低,調(diào)節(jié)效果不理想則采用灰度掃描。
字跡較淺(如鉛筆字)的紙張:如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)臨界值,拉大字跡與原稿的反差,效果不理想則采用灰度掃描。掃描色彩模式。
(2)掃描分辨率
掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上是以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。為了方便以后OCR識別,掃描分辨率建議選擇大于等于300dpi。一般情況下,分辨率越高識別率也就會越高。但這也不是絕對的,對于一些過大過粗的字體,設(shè)置過高的分辨率,識別率可能會降低,而且設(shè)置高分辨率后,掃描速度會大大降低。掃描分辨率選擇。
(3)亮度和對比度
在掃描過程中,適當(dāng)?shù)卣{(diào)整好掃描儀的亮度和對比度值,對識別率的高低影響比較大,在進(jìn)行掃描亮度和對比度的設(shè)定時(shí),以掃描后的圖像中文字的筆畫較細(xì)、均勻,且沒有明顯斷點(diǎn)為準(zhǔn)。如果掃描后的文字圖像存在有黑點(diǎn)、黑斑或者文字線條很粗很黑,分不清楚筆畫的情況下,說明亮度值太小,應(yīng)該增加亮度值再重新掃描。如果文字線條凹凸不平,有斷線甚至圖像中漢字輪廓?dú)埲睍r(shí),說明亮度太大,應(yīng)減小亮度后再重新掃描。
(4)掃描登記
認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案電子化掃描過程中交接登記表單,登記掃描的頁數(shù),核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)和檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。
2、檔案電子化掃描工序
掃描工序是整理工序之后的第二道工序,主要功能就是將整理和分檢好的紙質(zhì)檔案通過專用掃描儀生成高質(zhì)量的圖像文件,并進(jìn)行圖像壓縮存儲處理,為下一道工序提供基礎(chǔ)的圖像數(shù)據(jù)。
掃描工序的功能職責(zé)主要包括資料掃描、特殊資料重復(fù)掃描、頁數(shù)核對等。下面將逐一進(jìn)行介紹。
(1)紙質(zhì)檔案順序掃描
工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按順序放入掃描儀的入口,進(jìn)行掃描處理,生成連續(xù)的圖像文件。程序?qū)呙枭傻膱D像數(shù)據(jù)會自動進(jìn)行壓縮存儲。
(2)在掃描過程中工作人員應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
?、賿呙桧樞?/p>
掃描時(shí),工作人員必須按照整理好的順序進(jìn)行掃描,不能顛倒檔案的掃描順序。
?、诳刂祈樞驋呙璧募垙垟?shù)量
在掃描時(shí),一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜大多,最好不要超過10張,以避免由于在掃描過程中發(fā)生錯(cuò)誤后,而導(dǎo)致大量文件重新描的現(xiàn)象發(fā)生,并且可以避免由于掃描儀一次進(jìn)多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。
?、郾WC掃描圖像質(zhì)量
掃描工序必須嚴(yán)格把好圖像質(zhì)量的第一關(guān)。要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無傾斜,特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴(yán)重模糊不清等嚴(yán)重錯(cuò)誤。
?、芎藢呙桧摂?shù)
一卷檔案掃描完成后,必須對紙張檔案頁數(shù)和掃描生成的圖像頁數(shù)進(jìn)行核對,如系統(tǒng)掃描后計(jì)算的頁數(shù)與人工計(jì)算的頁數(shù)不一致,則需視情況予以補(bǔ)掃描或重新掃描處理。
?、輽n案排序
排序工序位于掃描之后,是掃描加工流程中四級質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序,主要功能是對掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查、核對紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項(xiàng)。
在排序工序中,掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項(xiàng),即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責(zé)主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。
檔案電子化掃描公司
檔案電子化掃描公司將紙質(zhì)卷宗轉(zhuǎn)化為電子卷宗是法院信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。目前檔案電子化采取同步掃描的方式,能夠從案卷材料的上傳過程中大致展現(xiàn)案件運(yùn)行流程,是案件辦理的動態(tài)展現(xiàn)。同步掃描關(guān)鍵在時(shí)效,核心在適時(shí),其價(jià)值功能主要體現(xiàn)在實(shí)時(shí)監(jiān)控、隨時(shí)分享、按時(shí)簽署、及時(shí)公開四個(gè)方面。
一、能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)控
實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)控,能夠更好讓上級法院對案件進(jìn)行有效的監(jiān)督管理。循道而進(jìn)方能嚴(yán)規(guī)守矩,案件監(jiān)督不僅要事后有據(jù)可依,而且要事中依矩而行,其重心更加傾向于防患未然,促進(jìn)程序正當(dāng)。
違法違規(guī)操作大都在案件辦理過程中,案中監(jiān)督的重要性不言而喻。同步掃描是案件流程的客觀真實(shí)記載,缺失同步掃描就不能實(shí)時(shí)監(jiān)控,如果只能案后查閱那就無法全程監(jiān)督。同步掃描是紙面上的“程序法”,其案件辦理流程能夠被及時(shí)觀察,使得案中監(jiān)督成為可能。
在審判管理中,從管理更加強(qiáng)調(diào)服務(wù)來看,同步掃描能夠讓管理者通過查看時(shí)間節(jié)點(diǎn)、查詢階段材料,發(fā)現(xiàn)辦案瑕疵,提醒承辦人增強(qiáng)辦案責(zé)任,進(jìn)一步提高案件質(zhì)量。同步掃描的時(shí)間流動性還能夠?yàn)榭陀^分析審判運(yùn)行態(tài)勢提供幫助,建立起更加符合司法規(guī)律的案件質(zhì)量評估體系和評價(jià)機(jī)制。
另外大數(shù)據(jù)時(shí)代要求管理者具有系統(tǒng)性、全局性思維,案件辦理過程中的大數(shù)據(jù)能夠?yàn)楣芾碚邚亩嗑S度提供多重價(jià)值。隨著信息化3.0的技術(shù)升級,同步掃描中的某些功能意義還有待開發(fā),比如訴訟時(shí)限、辦理效率等重要信息被管理者提取、分析,能更好地研判案件走勢,分析案情模式,精細(xì)化發(fā)現(xiàn)問題,精準(zhǔn)化解決問題。
二、能夠?qū)崿F(xiàn)卷宗隨時(shí)共享
實(shí)現(xiàn)卷宗隨時(shí)共享,能夠更好地讓合議庭、審判委員會對案件進(jìn)行充分的研究論證。特別是司法責(zé)任制的深入推進(jìn)對審判工作提出了更高的要求。對審判委員會而言,從總體看,統(tǒng)一裁判標(biāo)準(zhǔn)、總結(jié)審判經(jīng)驗(yàn)、討論決定審判工作重大事項(xiàng)等職能都要求審判委員會委員對本院案件、案情有充分了解和全面把握,這就要求審判委員會不僅要有結(jié)果運(yùn)用,還需有過程關(guān)注,從案件辦理進(jìn)度中找準(zhǔn)癥結(jié)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、升華理論。
從個(gè)案看,審判委員會討論的每一個(gè)案件均關(guān)涉重大,需慎之又慎,對案情的了然于心是基本要求。在同步掃描之前,承辦人報(bào)告案情的“供給”與審判委員會聽取案情的“需求”之間可能存在裂隙,一定程度上影響了案件討論的質(zhì)量與效率。
同步掃描能夠讓審判委員會委員隨時(shí)查詢,對案情提前把握,結(jié)合自身需要梳理問題,理清思路,對審判委員會高質(zhì)量、高效率地討論案件意義顯著。對合議庭成員而言,《最高人民法院關(guān)于完善人民法院司法責(zé)任制的若干意見》明確要求合議庭其他法官應(yīng)當(dāng)共同參與閱卷、庭審、評議等審判活動,獨(dú)立發(fā)表意見。
這就要求合議庭成員對案件要有實(shí)質(zhì)性了解,從而提出自己的真實(shí)意見,真正意義上解決合議庭“合而不議”的問題。在同步掃描之前,合議庭其他法官書面材料較為匱乏,通常是在庭審中的聽,在同步掃描之后,則兼顧了書面上的看,顯然更加利于合議庭討論案件。
三、能夠?qū)崿F(xiàn)案件按時(shí)簽署
無論對審判委員會、合議庭會議還是專業(yè)法官會議而言,在會議之外,能夠結(jié)合自身情況選擇時(shí)間、地點(diǎn)閱看案件,突破了時(shí)間與空間局限,從案件簽署的角度看,提高了效率,便捷了方式。
以往通過同步掃描力求解決的“審批”效率低的問題,同樣適用于改革后達(dá)到“簽署”的效率性。比如審判權(quán)運(yùn)行機(jī)制改革要求審判組織的法官依次簽署完畢后,裁判文書即可印發(fā)。在審判組織內(nèi)部,依然要有序地簽署案件。
一般來說,一個(gè)審判組織內(nèi)部能較好調(diào)節(jié)空間與時(shí)間的分離,但是,當(dāng)沒有進(jìn)行同步掃描前,卷宗材料流動性較小,各審判組織人員未能獨(dú)立自主地查閱案件,容易導(dǎo)致簽署成為點(diǎn)頭同意,流于形式。
從推行院庭長辦案來看,有的審判組織的審判長是院長、副院長,由于他們同時(shí)擔(dān)任了諸多管理性事務(wù),同步掃描對提高審判效率更為必要。另一方面,同步掃描便于庭長從宏觀上指導(dǎo)本庭審判工作。庭長監(jiān)督管理職能是在對審判過程的理性分析、客觀判斷的基礎(chǔ)上形成的,沒有同步掃描的內(nèi)容載體,庭長就缺少了一種有效的分析研究工具,降低了宏觀指導(dǎo)的科學(xué)性與說服力。
四、能夠?qū)崿F(xiàn)審判及時(shí)公開
一方面,同步掃描有助于增強(qiáng)當(dāng)事人對司法的信任。導(dǎo)致不信任的重要原因在于不明白,提高司法公信就要最大程度破除司法的神秘感,讓當(dāng)事人能夠從案件信息系統(tǒng)中查詢到案件真實(shí)信息、辦理進(jìn)度,讓陽光司法“無死角”。
同時(shí),從司法親近感上來講,當(dāng)事人參加訴訟活動的行為與同步掃描所反映的記錄保持一致,能夠增加當(dāng)事人的司法認(rèn)同。另一方面,從社會公眾角度看,同步掃描能夠增進(jìn)司法公信。裁判文書上網(wǎng)是結(jié)果公開的成功典型,同步掃描是過程公開的主要方式。
目前,審判流程公開不如裁判文書上網(wǎng)公開的影響力大,其公開的方式、方法還未固化定型,公開范圍較為有限,隨著法院信息化建設(shè)的跨越式提升,審判流程公開將大有可為,特別是司法責(zé)任制改革后,對司法責(zé)任的追究就必然涉及審判流程中所能反映出的具體問題。
同步掃描是審判流程公開的基礎(chǔ)性工程,如果只以簡略式的案件流程信息、時(shí)間節(jié)點(diǎn)羅列來描述審判流程,缺乏客觀真實(shí)性,因此同步掃描是審判流程公開的第一手資料,推動審判流程公開必然要以同步掃描為基礎(chǔ),繼而運(yùn)用科技手段走向深遠(yuǎn)。