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檔案庫(kù)房是檔案的重要保管基地,需要采用各種手段保管、保護(hù)好檔案資源,《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)置做了明確規(guī)定,各單位可以結(jié)合自身實(shí)際進(jìn)行建設(shè)。
1.檔案庫(kù)房設(shè)置的依據(jù)
《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫(kù)房,并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類(lèi)型分別設(shè)置,不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類(lèi)型分區(qū)設(shè)置。
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2.檔案庫(kù)房面積的要求
檔案庫(kù)房面積應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要,使用面積按(檔案存量年增長(zhǎng)量×存放年限)×60m2/萬(wàn)卷(或10萬(wàn)件)測(cè)算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的,檔案庫(kù)房面積按15m2測(cè)算。
3.檔案庫(kù)房位置選址的要求
檔案庫(kù)房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層,地處濕潤(rùn)地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫(kù)房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車(chē)庫(kù)等可能危及檔案安全的用房。
檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施,不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn),其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫(kù)房。
4.檔案庫(kù)房裝具設(shè)備的要求
檔案庫(kù)房的裝具布置、門(mén)窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國(guó)家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤(pán)柜、底圖柜等檔案裝具,不得采用木質(zhì)柜、玻璃門(mén)柜等裝具。檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足工作需要。
檔案庫(kù)房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫(kù)房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫(kù)房采用密集架的,樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m2或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。
5.檔案庫(kù)房對(duì)溫濕度的要求
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng),安裝漏水報(bào)警設(shè)備。檔案庫(kù)房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。
保存重要檔案或具備條件的,應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備,必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。
檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)和記錄庫(kù)房溫濕度,根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié);定期檢查維護(hù)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備,確保正常運(yùn)轉(zhuǎn);定期清掃除塵,保持庫(kù)房清潔;定期采取措施,防治鼠蟲(chóng)霉等。
·溫濕度對(duì)檔案耐久性的影響高溫、低溫、潮濕、干燥對(duì)檔案紙質(zhì)的影響
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6.檔案庫(kù)房對(duì)消防系統(tǒng)的要求
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類(lèi)型的不同,可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝甲級(jí)防火門(mén),配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。
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7.檔案庫(kù)房對(duì)防護(hù)設(shè)施的要求
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門(mén)窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施,可以選擇設(shè)置智能門(mén)禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
8.現(xiàn)代化管理對(duì)檔案庫(kù)房的要求
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求,建設(shè)或配備能夠滿(mǎn)足庫(kù)房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫(kù)房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測(cè)、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。
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9.檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范
規(guī)范對(duì)檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)的基本要求:
檔案庫(kù)應(yīng)集中布置,自成一區(qū);
布局應(yīng)簡(jiǎn)單緊湊,盡量減少外墻面積;
庫(kù)區(qū)入口應(yīng)設(shè)緩沖間;
庫(kù)區(qū)比庫(kù)區(qū)外樓地面高出0.02米;
檔案庫(kù)應(yīng)分大、中、小庫(kù),并各自有獨(dú)立出入口,不宜串通;庫(kù)房?jī)舾卟粦?yīng)低于2.40米,局部?jī)舾卟坏陀?.20米;
檔案庫(kù)的圍護(hù)結(jié)構(gòu)應(yīng)根據(jù)室內(nèi)溫濕度要求,當(dāng)?shù)厥彝鈿庀髤?shù)和有無(wú)采暖、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備等情況,通過(guò)技術(shù)經(jīng)濟(jì)比較,合理確定其構(gòu)造;
屋頂應(yīng)達(dá)到保溫隔熱要求;
應(yīng)做保溫門(mén)、雙層窗,有密封措施;每開(kāi)間的窗洞面積與外墻比例不大于1:10;
母片庫(kù)不宜設(shè)窗,若有外窗,應(yīng)有遮光設(shè)施;
檔案裝具布置應(yīng)成行地垂直于有窗的墻面,采光窗應(yīng)與裝具間的通道對(duì)應(yīng),還規(guī)定了裝具排列各部分的尺寸,各類(lèi)裝具的檔案存儲(chǔ)定額的計(jì)算指標(biāo);
檔案庫(kù)樓面均布活荷載應(yīng)為500千克/平方米。
使用密集架應(yīng)不少于1200千克/平方米。規(guī)范強(qiáng)調(diào)了珍貴檔案應(yīng)專(zhuān)設(shè)珍藏庫(kù)。
檔案庫(kù)房設(shè)置要求標(biāo)準(zhǔn)
隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步,檔案資源的開(kāi)發(fā)力度越來(lái)越大,利用頻度越來(lái)越高,檔案館對(duì)檔案的保存與管理要求也越來(lái)越嚴(yán)格。檔案是一種不可再生資源,檔案保存的質(zhì)量、檔案的物理壽命、檔案的防蟲(chóng)防霉等都與檔案庫(kù)房的環(huán)境空氣質(zhì)量、溫濕度等環(huán)境參數(shù)息息相關(guān),如果【標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房】的環(huán)境參數(shù)調(diào)控不及時(shí),將會(huì)直接造成檔案損壞。
例如高溫高濕會(huì)使紙張水解并加快紙張老化速度,會(huì)使灰塵吸附能力增大等,及時(shí)有效的調(diào)控檔案庫(kù)房的溫濕度參數(shù),是保護(hù)并延長(zhǎng)檔案壽命的關(guān)鍵(國(guó)家檔案局關(guān)于檔案庫(kù)房溫濕度要求∶溫度14~24℃,夏季不大于24℃;相對(duì)濕度45%~60%,夏季不大于60%。在規(guī)定范圍內(nèi),溫、濕度每晝夜波動(dòng)幅度要求溫度±2℃,相對(duì)濕度±5%。),因此【標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房】具備環(huán)境控制的檔案管理需求。
檔案庫(kù)房設(shè)置要求標(biāo)準(zhǔn)
一、標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房建設(shè)需要滿(mǎn)足智能化檔案管理需求
檔案業(yè)務(wù)種類(lèi)與日俱增,檔案載體種類(lèi)和數(shù)量不斷增加,檔案工作者不但要管理實(shí)體檔案載體,同時(shí)要承擔(dān)檔案數(shù)字化加工等新的工作,對(duì)檔案的存取頻率和工作量大幅增加。智慧標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房應(yīng)提供智能化檔案管理手段,幫助檔案工作者更便捷的操作檔案密集架架體,更直觀(guān)迅速的找到檔案存放位置,創(chuàng)造更加綠色節(jié)能的檔案管理環(huán)境。
二、標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房建設(shè)需滿(mǎn)足智能檔案存放環(huán)境管理需求。
《GB/T27703-2011信息與文獻(xiàn)圖書(shū)館和智慧檔案室的文獻(xiàn)保存要求》、《JGJ25-2000智慧檔案室建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定了檔案保存的環(huán)境要求,對(duì)環(huán)境溫濕度、顆粒物、微生物、二氧化硫、二氧化氮、臭氧、醋酸等有害氣體提出了明確要求。(智慧)標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房建設(shè)應(yīng)提供智能檔案存放管理手段,確保檔案保存環(huán)境安全。
三、標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房建設(shè)滿(mǎn)足智能安防監(jiān)控需求。
檔案管理必須確保檔案的安全性,大部分標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房還單獨(dú)建有涉密檔案保管庫(kù)室,因此標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房需要建設(shè)門(mén)禁、視頻監(jiān)控、入侵報(bào)警等功能的智能安防監(jiān)控系統(tǒng)。根據(jù)國(guó)家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定,符合智慧檔案館房防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)的“八防”要求,提供了智能檔案存放管理手段,確保檔案保存環(huán)境安全。
四、標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房建設(shè)滿(mǎn)足RFID實(shí)體檔案管理需求。將無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案管理領(lǐng)域中,充分利用自動(dòng)化庫(kù)房的優(yōu)勢(shì)和無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)諸多優(yōu)點(diǎn),實(shí)現(xiàn)庫(kù)房信息管理自動(dòng)化和檔案入出庫(kù)作業(yè)的自動(dòng)化,為提高檔案的流通效率發(fā)揮重要的作用。
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