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科技檔案整理規(guī)范(科技檔案整理的基本步驟)

時間:2022-09-20 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  企業(yè)、科技事業(yè)單位的檔案工作有很多內(nèi)容,基本上涉及檔案管理工作的各個方面(企業(yè)檔案工作的內(nèi)容和科技事業(yè)單位的檔案工作內(nèi)容)。

  企業(yè)、科技事業(yè)單位的檔案有很多類,企業(yè)檔案可以分為10大類,科技事業(yè)單位的就更多了,僅高校就分為11大類。限于本文的篇幅,不能對其一一做具體闡述,由于科技檔案是企業(yè)、科技事業(yè)單位最普遍的也是最主要的檔案,所以這里僅以對科技檔案整理的指導(dǎo)為例,做具體闡述,以便讀者舉一反三。

科技檔案整理規(guī)范

  雖然科技檔案是企業(yè)、科技事業(yè)單位最普遍的也是最主要的檔案,但是它們的科技檔案卻是千差萬別的,幾乎是一個單位一個樣,對其指導(dǎo)也就有相當(dāng)?shù)碾y度,也不便就其差異一一指出,這里就《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定,對科技檔案整理共性的指導(dǎo)做簡要的闡述。

  1.準(zhǔn)備工作

  (1)熟悉科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

  熟悉《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》《技術(shù)制圖——復(fù)制圖的折疊方法》等。

  (2)了解被指導(dǎo)單位的職能與內(nèi)部機構(gòu)組成

  了解被指導(dǎo)單位的職能與內(nèi)部機構(gòu)組成,以便于指導(dǎo)其對應(yīng)歸檔的科技文件材料收集齊全、科技檔案保管期限的劃定以及科技檔案整理的分類等。

  (3)了解被指導(dǎo)單位的有關(guān)科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

  如果被指導(dǎo)單位的系統(tǒng)有科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)該熟悉,如《中國地震局科技檔案管理辦法》《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等。

  還應(yīng)該了解被指導(dǎo)單位是否制定了本單位的科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn);如果有,應(yīng)該了解并按照其進(jìn)行指導(dǎo)。

  2.查看科技檔案整理重點容易出現(xiàn)的問題與整改建議

  查看科技檔案整理重點容易出現(xiàn)的問題可以通過查看科技檔案的《案卷目錄》《卷內(nèi)目錄》和檔案實體,很容易地找出來。

  (1)查看《案卷目錄》和《卷內(nèi)目錄》

 ?、倏萍紮n案收集的問題。通過查看《案卷目錄》《卷內(nèi)目錄》,可以很容易地看出都?xì)w檔了哪些科技檔案材料。

  科技檔案具有成套性的特點,一般某類科技檔案都有大致相同的組成部分,如科研類檔案由課題可行性研究立項,方案論證、研究實驗總結(jié)鑒定成果和知識產(chǎn)權(quán)申報推廣應(yīng)用等部分組成,產(chǎn)品類檔案由產(chǎn)品設(shè)計正藝工裝制造定型工作程序等部分組成,建設(shè)項目類檔案由項目前期、項目設(shè)計、項目施工、項目監(jiān)理,項目竣工驗收等部分組成;設(shè)備儀器類檔案由設(shè)備儀器立項審批、外購設(shè)備儀器開箱驗收、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備儀器運行、設(shè)備儀器維護(hù)等部分組成。

  注意查看的重點是看各類科技檔案有沒有缺組成部分,比較容易缺的部分是前面的部分。

  如科研類檔案中的可行性研究立項部分,由于種種原因立項拖的時間很長,造成這部分的檔案收集不全或收集不到。

  因此,要特別關(guān)注與科研項目關(guān)系密切的前期管理性文件,如申請立項的報告與批復(fù)、列入年度計劃的請示與批復(fù)等,原件原則上應(yīng)當(dāng)歸入科技檔案整理。原已放入文書檔案中整理的不再拆卷,但在科研檔案分類目錄中,要將這部分文件材料名稱注上,以便檢索。

  還有容易缺的部分是立檔單位自身不易控制的檔案部分,如建設(shè)項目類檔案中的項目施工、項目監(jiān)理部分,由于施工方、監(jiān)理方的原因,也容易造成這部分的檔案收集不全或收集不到。

  這些問題是很容易從目錄中看出來的。如果再細(xì)一點,還可以對照被指導(dǎo)單位制定的《科技檔案歸檔范圍和保管期限表》中的歸檔范圍來查看目錄,那樣可以更多地發(fā)現(xiàn)收集不齊全的問題。

  對于科技檔案收集的問題,一般給出的建議:

  一是對照被指導(dǎo)單位制定的《科技檔案歸檔范圍和保管期限表》中的歸檔范圍重新收集,尤其是對那些容易漏掉或不容易收集齊全的部分的收集;

  二是將重新收集來的科技檔案材料進(jìn)行歸檔整理。

 ?、诳萍紮n案分類的問題。

  對照被指導(dǎo)單位的科技檔案分類方案,從目錄上就可以看由有沒有分類的問題,科技將案分類原則:

  一是要符合科技檔案形成和形成單位科技活動的性質(zhì)和特點,對不同種類的科技檔案采取不同的分類方法;

  二是一個單位和一個專業(yè)系統(tǒng)同一科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;三是分類的層次要簡明,不宜過多過繁;四是分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

  對于科技檔案分類的問題,一般給出的建議:

  一是按照規(guī)范要求分類準(zhǔn)確并保持分類的相對穩(wěn)定;

  二是對錯誤的科技檔案分類進(jìn)行整改。

 ?、劭萍紮n案編目的問題。常見的編目問題有以下幾種情況:

  ◎責(zé)任者填寫過于簡單、不規(guī)范。盡管按照規(guī)定要求責(zé)任者可以填寫規(guī)范通用的簡稱,不能使用“本公司”、“本單位”等含義不明、難于判斷的簡稱,但是仍然有不少單位出現(xiàn)這樣的問題,使用這些不規(guī)范通用的簡稱。

  還有的責(zé)任者不是填寫不明確就是不全。對于責(zé)任者一般應(yīng)該填寫直接編制的單位名稱并且以印章為準(zhǔn):

  a.合同協(xié)議書等應(yīng)寫雙方或多方。

  b.設(shè)計圖責(zé)任者應(yīng)為設(shè)計單位。

  c.施工圖責(zé)任者一般應(yīng)為設(shè)計單位。

  d.竣工圖責(zé)任者一般應(yīng)為施工單位。

  e.質(zhì)量評定表的責(zé)任者應(yīng)為質(zhì)量監(jiān)督部門。

  f.領(lǐng)導(dǎo)講話、科研項目論文、講義等均可填寫個人。

  ◎文號省略或部分省略。文號一般由單位代字、年度、順序號三部分組成。

  盡管按照規(guī)定要求填寫文號要照實抄錄,不能省略,但是仍然有不少單位出現(xiàn)這樣的問題,有的是將文號三部分全部省略,有的省略代字,有的省略代字和年度。

  ◎題名部分省略。盡管按照規(guī)定要求題名應(yīng)填寫科技文件全稱照實抄錄,但是仍然有不少單位出現(xiàn)部分省略的現(xiàn)象,而以省略責(zé)任者的居多。

  對于科技檔案編目的問題,一般給出的建議:

  一是按照規(guī)范要求填寫責(zé)任者、文號和題名;

  二是改正錯誤的寫法。

  (2)查看檔案實體

  對于查看檔案實體,如果時間允許,最好的方法是一卷一卷地看,一頁一頁地看。如果時間不允許,也應(yīng)該采用等距抽樣查看。

 ?、倏萍紮n案裝訂的問題。常見的裝訂問題有以下情況:

  ◎漏除金屬物。去除金屬物是科技檔案裝訂的第一道工序,但還是有漏除金屬物的。

  ◎科技檔案裝訂的次序問題。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后。管理性文件一般應(yīng)印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;復(fù)文在前,來文在后。但還是有將其次序顛倒的。

  對于科技檔案裝訂的問題,給出的建議:對歸檔的科技文件材料全部檢查一遍,不能有遺漏,必須去除金屬物,將顛倒次序的改正過來。

 ?、诳萍紮n案缺頁缺項的問題。由于有些科技檔案是立檔單位自身不易控制的,如建設(shè)項目類檔案中的項目施工、項目監(jiān)理部分,由于施工方、監(jiān)理方的原因,很容易造成這部分的檔案缺項。有的雖然施工方、監(jiān)理方交了,但施工方、監(jiān)理方不認(rèn)真造成缺頁。

  對于歸檔科技檔案缺頁缺項的問題,給出的建議:對歸檔的科技檔案材料全部檢查一遍,并重新收集,將缺頁缺項的歸檔科技檔案補齊。

 ?、劬韮?nèi)備考表的填寫問題。卷內(nèi)備考表的主要問題是漏填或漏填項目。如有的只填寫立卷人,其他的內(nèi)容就都省略或漏填了。

  對于卷內(nèi)備考表的填寫問題,給出的建議:對科技檔案的卷內(nèi)備考表全部檢查一遍,不能有遺漏,將漏填項目補齊。

  科技檔案整理的基本步驟

  科技檔案整理工作按照程序進(jìn)行,可以獲得事半功倍的效果。整理工作的開展,須在本單位編制了科學(xué)的、切合本單位實際的“檔案分類大綱及編號方案”的前提下方可進(jìn)行。因此,在整理工作開始之前,必須完成本單位的"檔案分類大綱及編號方案”。整理工作的一般步驟如下。

  (一)編制“檔案分類大綱及編號方案”

  方案中明確本單位檔案的類別,包括大類(一級類目)、屬類(二、三級類目)及其相互之間的關(guān)系,繪出“檔案分類大綱”圖表。同時,大綱中應(yīng)包含了本單位所有檔案的類別,包括文書檔案、科技檔案的基本類別及會計檔案等各類檔案。

  (二)區(qū)分檔案的類別歸屬

  按照本單位檔案的歸檔范圍,首先將檔案分門別類歸入對應(yīng)的大類;再將一個大類內(nèi)的檔案,遵循成套性要求,按照項目(課題、基建項目、產(chǎn)品型號或種類、設(shè)備型號等)相對集中。

  (三)鑒別

  對收集、積累的每一類別的文件材料按照歸檔范圍進(jìn)行鑒別,剔除不屬于歸檔范圍的文件以及重份文件。

  (四)對需歸檔保存的文件材料進(jìn)行組卷

  組卷的內(nèi)容包括:將零散文件組成獨立案卷;卷內(nèi)文件材料排列;編寫頁碼;編制卷內(nèi)目錄;填寫案卷封面、封底。

  (五)編制科技檔案號

  根據(jù)分類大綱及編號方案的規(guī)定,編制科技檔案號,并填寫在封面的“檔號”空格處。

  (六)案卷裝訂

  按要求裝訂案卷,保護(hù)文件不受損壞和便于保管??萍紮n案案卷裝訂要求同文書檔案案卷。

  (七)編制科技檔案目錄

  科技檔案目錄是根據(jù)類別進(jìn)行編制的,每一類科技檔案編制一種目錄一一分類目錄。

  (八)裝盒

  組卷完畢后,需裝入符合國家標(biāo)準(zhǔn)的科技檔案盒。以一盒為一個案卷的(如圖紙卷),需在盒內(nèi)放入卷內(nèi)目錄,填寫檔案盒封面及背脊相關(guān)內(nèi)容;一個盒內(nèi)放入若干案卷的,檔案盒起包裝作用,可不填寫檔案盒封面,但需填寫背脊相關(guān)內(nèi)容。

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