科技檔案管理方法：科技檔案主要保存的是在科學研究和生產過程中的形成的具有一定價值的材料以及聲像資料等，記錄了科學項目的研究步驟、研究重點以及最終所取得的研究成果。科技檔案具有專業(yè)技術性、成套性、多樣性等特點，它既不同于文書檔案、專門檔案，也不同于科技文件和科技資料，因此需要有不同于普通檔案管理的專門工作方法。

　　總的來說，科技檔案管理也是一門技術活，對工作人員有著很高的專業(yè)技能要求，它要求遵循各類科技檔案的形成規(guī)律和特點，按照一定的原則、方法和科學的程序，完整、準確、系統(tǒng)地保管好科技檔案，及時、充分地開發(fā)利用科技檔案信息。

　　而檔案數(shù)字化則是通過利用現(xiàn)代化科學技術對檔案資料進行數(shù)字化，是提升檔案管理工作質量的重要手段。在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出的問題愈發(fā)突顯，主要表現(xiàn)為人才儲備不足、基礎條件不完善、管理制度不健全，檔案資源低數(shù)字化、低信息化、低智能化現(xiàn)象已跟不上信息化時代發(fā)展的步伐。

　　推進檔案數(shù)字化，使檔案信息在短時間內高效、準確被獲取，是提高檔案管理效率、推進檔案工作轉型的關鍵環(huán)節(jié)，這也是順應檔案信息化發(fā)展趨勢的必然舉措。

　　科技檔案管理的基本原則和要求

　　集中統(tǒng)一為科技檔案管理的基本原則。通過科學地管理科技檔案，不僅有利于確?？萍紮n案信息資料的完整性，而且有利于充分地發(fā)揮出科技檔案的價值。

　　“四同步”乃是科技檔案管理工作的要求，具體內容包括：

　　下達計劃任務與提出科研文件材料要求同步；

　　檢查計劃進度與檢查科研文件材料的累積情況同步；

　　驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定相關科技檔案材料同步；

　　申報、登記和評審、獎勵科技成果等與檔案部門出示的信息資料同步。

　　此外，還可參照國家相關部委或單位出臺的多種檔案標準和條文，例如《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）、《中國科學院基本建設項目檔案建檔規(guī)范》（科發(fā)辦字〔2015〕176號）等等。

　　推進檔案數(shù)字化管理的思路

　　1、加強檔案人員的專業(yè)素質

　　檔案管理工作人員的整體素質對于檔案管理質量具有重要的影響。然而，當前科技檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)并不高，不能夠較為有效地完成檔案管理工作。

　　主要原因如下，一是檔案管理人員多為年齡較大的老員工，其應用信息技術開展檔案管理的工作能力偏低；

　　二是科技檔案部門也有一些年輕的檔案管理人員，但是他們多不是檔案管理專業(yè)的，專業(yè)工作水平較低。

　　三是部分檔案管理工作由兼職人員進行，這些兼職人員的工作能力不太高。加上，兼職人員流動性較大，不能夠保證檔案管理工作的連續(xù)性。

　　因此，有必要通過開展培訓的方法，增長科技檔案管理人員在檔案管理工作方面的知識。在科技技術快速發(fā)展的背景之下，需要對他們進行關于計算機技術方面的培訓工作，保證他們充分地利于現(xiàn)代化管理手段開展的檔案管理工作。

　　2、改善檔案數(shù)字化基礎條件

　　檔案數(shù)字化基礎設施的完善程度關系著檔案管理工作與時代接軌的步伐。首先，檔案主管部門應高度重視檔案數(shù)字化經費申報工作，保障必要經費投入，包括可存儲電子設備、服務器、報警監(jiān)控設施、消毒系統(tǒng)等，提升檔案資料的防火防潮能力，保證檔案的完整性。

　　其次，多措并舉增強檔案數(shù)字化工作對人才的吸引力度，針對非科班出身檔案從業(yè)人員對檔案數(shù)字化技能欠缺現(xiàn)象，可新開辟人才引進思路，如公開競聘、公開招標、外包等形式吸引復合型人才加入檔案數(shù)字化工作隊伍中，指導、督促、推動檔案數(shù)字化進程。

　　3、健全、完善科技檔案數(shù)字化管理制度

　　檔案數(shù)字化管理工作離不開制度支撐，制度化和規(guī)范化管理制度是檔案工作得以順利開展的重要保障，檔案部門應從檔案數(shù)字化管理的需求出發(fā)，結合組織結構、工作需求制定配套的檔案管理制度，做到明確檔案數(shù)字化管理內容、明確各級管理人員責權、明確獎懲措施，并實時結合工作實際不斷完善管理制度，優(yōu)化工作流程，增強管理人員責任意識，以便提升檔案數(shù)字化管理工作實效，順應數(shù)字化發(fā)展大趨勢。

　　科技類檔案管理細則（僅供參考）

　　1、總則

　　1.1為了健全公司科學技術檔案工作（以下簡稱科技檔案），完整地保存和科學地管理、利用科技檔案，以適應公司生產、科學技術研究和基本建設工作的需要，充分發(fā)揮科技檔案的作用。依據(jù)國家、行業(yè)關于科技檔案管理的有關規(guī)定要求，結合公司的具體情況制定本制度。

　　1.2科技檔案是指在科學技術研究、生產技術、基本建設（以下簡稱科研、生產、基建）等活動中形成的，具有保存價值，并按照一定的歸檔制度，作為真實的歷史記錄集中保存起來的圖紙、文字材料、計算材料、照片、影片、錄音、錄像帶、磁盤、光盤等科技文件材料。

　　1.3科技檔案是國家全部檔案的組成部分，是國家的寶貴財富。公司的科技檔案是公司的技術儲備和豐富的信息資源，是公司科研、生產、基建工作的重要依據(jù)。

　　1.4科技檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。

　　1.5科技檔案工作是生產管理、技術管理的重要組成部分，各部門應把科技檔案的收集、積累、整理、歸檔納入本部門、個人的職責范圍，并與經濟責任制度掛鉤。

　　2、科技檔案管理的基本任務

　　2.1堅決貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和有關檔案管理規(guī)定。

　　2.2科技檔案管理的基本任務是：按照國家規(guī)定的原則和公司的有關要求，科學地管理科技檔案，做到“三納入”、“四參加”，并充分發(fā)揮其作用，通過收集、整理、保管、檢索、編研、鑒定、統(tǒng)計和利用八項基本工作，做到完整、準確、系統(tǒng)、安全地保管和有效地提供利用，為我公司的生產、科研、基建工作服務。

　　2.3負責收集全公司生產、科研、基建工作中形成的科技文件資料，并登記、造冊、入庫。

　　2.4負責全公司所需標準、規(guī)程規(guī)范、科技圖書的訂購和發(fā)放工作。

　　2.5按照《檔案庫房技術管理暫行規(guī)定》〔國檔發(fā)（1987）19號〕和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2003）中的保管期限的規(guī)定，保管和保護好科技檔案，確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的壽命。

　　2.6做好向上級檔案館（室）移交有關科技檔案的工作。

　　3、科技文件材料的歸檔

　　3.1歸檔范圍：按照《火電企業(yè)檔案分類表》修訂細則中所列項目的圖紙、圖表、文字材料、照片、錄音和錄像帶、磁盤、光盤等科技文件材料均應向檔案室移交歸檔、集中管理，任何人不得據(jù)為己有。

　　3.2認真執(zhí)行國家、行業(yè)有關檔案管理的規(guī)定，確保歸檔率達到100%、完整率達到100%、準確率達到100%。

　　3.3歸檔時間：

　　3.3.1基建項目檔案在驗收達標、（專項驗收）后1個月內向檔案室移交歸檔。

　　3.3.2小型基建工程或零星工程竣工后，及時整理、組卷，提交給有關責任部門驗收、簽字后，由施工單位在1個月內向檔案室移交歸檔。

　　3.3.3生產技術管理性文件材料在每年第一季度內向檔案室移交歸檔。

　　3.3.4生產管理性文件材料在每年1月31日、7月31日前分兩次向檔案室移交歸檔。

　　3.3.5設備技術管理、檢修管理、九大監(jiān)督（金屬、化學、絕緣、熱工、電測、環(huán)保、繼電保護、節(jié)能、電能質量）、三項費用工程計劃、總結、報告、批復、燃料管理、施工管理、安全環(huán)保管理和污染治理、壓力容器管理、粉煤灰綜合利用、科技管理、質量管理、標準計量性文件材料在每年第一季度向檔案室移交歸檔。

　　3.3.6檢修總結在檢修工作完成后1個月內向檔案室移交歸檔。

　　3.3.7信息工作管理性文件在每年第一季度向檔案室移交歸檔。

　　3.3.8運行系統(tǒng)圖冊、值長記錄、運行日志、運行技術材料、運行監(jiān)督記錄、全廠性試驗等電力生產性文件材料在每年第一季度向檔案移交歸檔。

　　3.4歸檔份數(shù)：

　　3.4.1在工程建設階段，工程招、投標文件，合同、協(xié)議等文本文件；施工組織設計、工程總結、專業(yè)總結等文本文件；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、專題報告、監(jiān)理工作總結等文本文件；調試大綱、調試措施、調試報告、調試總結等文本文件；工程設計文件（圖紙、說明書）、設備文件（圖紙、說明書）、其它工程技術文件均以紙質形成，并按一正一副歸檔。

　　3.4.2工程建設在工程竣工后，應向公司提交本單位責任范圍內的工程竣工文件電子版一套。

　　3.4.3在生產階段，公司各部門應將本部門需歸檔的技術文件、管理文件在規(guī)定時間內以紙質原件和電子文件形式歸檔各一份。

　　3.4.4圍繞工程建設所產生的錄像帶、錄音帶、磁盤、光盤、照片、底片……等聲像材料也應由各參建單位按規(guī)定立卷歸檔。

　　3.5歸檔要求：

　　3.5.1歸檔的生產技術文件材料、圖紙必須準確反映基建、生產、科研等活動的真實內容。

　　3.5.2科技文件材料字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

　　3.5.3所有歸檔的文件材料必須是原件或正本，不得用復印件歸檔。

　　3.5.4科技文件材料應采用不褪色的藍黑墨水、黑色碳素墨水和黑色簽字筆書寫，不得用紅色、純藍墨水、復寫紙、圓珠筆和鉛筆書寫、繪制。

　　3.5.5科技文件材料用紙為70克A4或A3幅度白紙，紙張大小小于A4幅度、重量低于70克的要粘貼在70克A4大小的白紙上，使用漿糊，嚴禁使用膠水。

　　3.5.6計算機打印原件應加蓋簽發(fā)單位公章或簽字人親筆簽字即可。

　　3.5.7文件材料上簽名處的簽名必須齊全，不得有漏簽的現(xiàn)象。

　　3.5.8主送和抄送本單位的文件材料應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。

　　3.5.9科技檔案案卷的分類、組卷、編目、卷皮規(guī)格及其制作材料的質量應符合科技技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)及《火電企業(yè)檔案分類表》修訂細則中的規(guī)定。

　　3.5.10如歸檔的科技文件材料不完整、不齊全或不符合案卷質量標準的，歸檔人必須補齊、整理合格后方可歸檔；歸檔驗收合格后交接雙方應履行交接手續(xù)。

　　3.5.11施工單位向檔案室移交檔案時，必須持有簽名齊全的驗收責任表和工程檔案交接書，并經檔案室驗收合格、簽字后，方可在財務部辦理工程決算。

　　3.5.12聲像文件材料的歸檔辦法按《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）執(zhí)行。

　　4、科技檔案的管理

　　4.1按照國家對檔案必須實行集中統(tǒng)一管理的原則，檔案室負責統(tǒng)一管理全公司的科技檔案。

　　4.2案卷的分類按照《火電企業(yè)檔案分類表》修訂細則進行分類管理。

　　4.3案卷的排列應按國家標準規(guī)范和公司的要求進行排列。

　　4.4庫房內不準堆放其它雜物，并保持清潔、整齊，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防陽光直射。

　　4.5檔案庫所存正本只能在檔案室查閱，如確因工作需要借出，應由公司領導或有關部門主管批準方可借出，并限期歸還。

　　4.6外單位人員、來我公司實習人員到檔案室查閱、復印技術資料文件，必須持有介紹信并經公司主管領導或有關部門主管簽字同意后，方能在檔案室查閱、復印技術資料。任何職工不得私自帶領或幫助外單位人員到檔案室查閱、摘抄、復印技術資料。

　　4.7對破損圖紙應按照檔案修復技術的要求進行修補。

　　4.8職工調離本公司、退休，在離職前應將所借科技檔案、資料完整無誤地歸還后方能離職。

　　5、科技檔案的利用和統(tǒng)計

　　5.1科技檔案管理人員應通過各種形式了解公司生產、科研、基建等活動，積極收集科技文件材料，主動提供檔案利用。

　　5.2利用保密科技檔案需經過審批手續(xù)才能借閱。

　　5.3為迅速、準確地提供利用，檔案管理人員應編制方便、實用的檢索工具。

　　5.4檔案室應有計劃的開展編研工作，充分開發(fā)檔案信息資源。

　　5.5為了解家底、揭示庫藏，檔案管理人員應認真做好統(tǒng)計工作。

　　6、科技檔案的鑒定銷毀

　　6.1超過保管期限及失去使用價值的檔案由檔案室整理出清單，報主管領導及公司保密委員會批準，交有關部門鑒定、審查后進行備案，公司領導簽字認可。

　　6.2檔案室編制銷毀清冊，清冊應有批準人、檔案主管、鑒定人、監(jiān)銷人簽字。

　　6.3指定專人監(jiān)督銷毀。

　　7、其它

　　7.1本制度未予說明部分，按相關標準和規(guī)定執(zhí)行。

　　7.2本制度自發(fā)布之日起實施。